Jedinstveni obrasci primarnih računovodstvenih isprava. Obrada primarne dokumentacije: zahtjevi, primjer. Primarna računovodstvena dokumentacija. Što učiniti ako je pogreška već napravljena

Kao osnova za izradu služi primarna dokumentacija računovodstvene evidencije u računovodstvene registre. Ovi obrasci su osmišljeni da zabilježe na papiru pouzdanost činjenice počinjenja poslovna transakcija, što podrazumijeva promjenu ekonomska situacija poduzeća. Dizajn primarne organizacije reguliran je zakonom. Svaki predložak mora biti u skladu sa zahtjevima Zakona od 06.12.2011. br. 402-FZ.

Obrasci i vrste primarne dokumentacije

Obrasci primarni dokumenti koje koriste poslovni subjekti mogu se objediniti i razviti od strane stranaka u transakciji samostalno. Popis standardnih obrazaca koji su obvezni za korištenje u određenim situacijama odobren je zakonom. U takvim uzorcima organizacije nemaju pravo samostalno mijenjati strukturu ili sadržaj. Neobjedinjene dokumente može izraditi tvrtka uzimajući u obzir specifičnosti svojih djelatnosti. Podliježu odobrenju lokalnim aktima društva.

Klasifikacija primarne dokumentacije podrazumijeva podjelu na obrasce za unutarnju i vanjsku uporabu. Interni dokumenti opisuju transakcije koje utječu na aktivnosti jedne institucije – tvrtke koja je sastavila ovaj certifikat. Vanjski su dizajnirani za popravljanje poslova i njihovih rezultata između dva ili više sudionika.

Interni oblici se obično dijele u sljedeće grupe:

1. Administrativni tip - služi za izdavanje uputa i uputa strukturnim jedinicama i osoblju.
2. Izvršni tip predložaka koristi se za prikaz transakcija koje su izvršene u tekućem razdoblju.
3. Dokumenti za računovodstvena registracija- njihova je svrha sistematizirati cijeli kompleks događaja i generalizirati primljene dokumentarne informacije (živopisan primjer su računovodstveni registri).

Računovodstveni registri uključuju knjige i časopise, računovodstvene kartice. Ova vrsta dokumentacije može se podijeliti na podvrste, koje se razlikuju po načinu popunjavanja i vođenja:

• kronološki - sve operacije u njima prikazane su u strogom skladu sa stvarnom kronologijom događaja;
• sustavno (na primjer, knjiga blagajne);
• kombinirano;
• analitički;
• sintetički, koji uključuje raščlambu iznosa po generaliziranim računovodstvenim računima.

Primarna dokumentacija može biti u obliku ugovora između izvođača, računa za plaćanje, fakture, akata prijema i predaje izvršenih poslova. Primarni dokumenti uključuju skup obrazaca za obračune s osobljem. Ova kategorija uključuje satnicu, obračun plaća.

BILJEŠKA! Kapitalizacija i otuđenje imovine poduzeća vrši se pomoću primarne organizacije. Ovu kategoriju dokumenata karakterizira prisutnost standardnih obrazaca. Ranije su bili obvezni za sve poslovne subjekte. Sada je na svakoj organizaciji da odluči hoće li koristiti preporučene memorandume ili razviti vlastite predloške.

Posebna pažnja u računovodstvenoj praksi poklanja se primarnoj blagajni. Jedinstveno je. Promjena skupa rekvizita ili strukture predloška može poništiti čak i potpisani oblik pravne snage. Ova skupina uključuje sve vrste dokumenata koji pokazuju primitak novca u blagajnu, njihovo raspolaganje. Oni uključuju i blagajna knjiga, koji sažima cijeli niz akcija s gotovinom.

Klasifikacija primarnih organizacija po fazama poduzetništva

Ovisno o tome u kojoj fazi u ovaj trenutak postoji posao, koristi se jedan ili drugi oblik primarne računovodstvene dokumentacije. Obično se transakcije, u smislu davanja dokumenata, mogu podijeliti u tri faze.

1. Određivanje uvjeta posla. Partneri pregovaraju, razvijajući konsenzus koji odgovara objema stranama. Novac i roba još nisu prešli iz ruke u ruku, usluge još nisu pružene, radovi nisu izvedeni, ali sve je već spremno za početak interakcije. Rezultat ove faze bit će sljedeće vrste primarna tijela:
   • dogovor (mogući su različiti oblici);
   • račun za plaćanje.
2. Naknada za transakciju. Plaćanje se može izvršiti u raznim oblicima. Ovaj važna točka fiksirao primarni izvor koji potvrđuje prijenos novca:
   • ako plaćanje nije izvršeno u gotovini, onda će to biti potvrđeno izvodom s tekućeg računa, čekom terminala za plaćanje itd.;
   • ako je novac prebačen "gotovinom", potvrda će biti blagajnički ček, obrazac stroge prijave ili potvrda o dolaznom nalogu za gotovinu.
3. Prijenos robe, pružanje usluga, obavljanje poslova... Platila je stranku, sad je vrijeme da druga strana ispuni svoje obveze. Da je to učinila u dobroj vjeri, a prva strana nema prigovora, svjedočit će sljedeći primarni dokumenti:
   • tovarni list (ako je roba prenesena);
   • račun o prodaji (može se izdati zajedno s blagajnom ili ići u jednom dokumentu);
   • čin pruženih usluga (ili obavljenog posla).

Ove dokumente potrebno je dostaviti poreznim tijelima, jer potvrđuju troškove prve strane, što izravno utječe na poreznu osnovicu.

Kontrola, pohrana i organizacija računovodstva primarnih dokumenata

Obračun primarne dokumentacije treba biti organiziran tako da svaki obrazac prolazi kroz sustav registracije unutar poduzeća. To je neophodno kako bi se smanjio rizik od gubitka potvrda i drugih obrazaca. Referent ili druga odgovorna osoba vodi evidenciju o upisu isprava. Svi pristigli obrasci se obrađuju kao dolazni. Odlazni obrasci su obrasci koji se kreiraju unutar poduzeća (bez obzira na to hoće li biti izdani vanjske organizacije ili ostati u poduzeću).

Ulazna dokumentacija mora proći kroz nekoliko faza računovodstva i registracije:

1. Prihvaćanje.
2. Početna obrada.
3. Distribucija po vrstama oblika i njihova namjena.
4. Upis u knjigovodstvene dnevnike uz stavljanje pečata na dokument i dodjelu ulaznog broja s datumom prijema.
5. Uočenje od strane uprave tvrtke (kada direktor pogleda pristiglu korespondenciju, na nju zapisuje odluke).
6. Izvršenje dokumenta.

Za organizaciju učinkovit sustav tijeka rada i kontrole sigurnosti obrazaca potrebno je izraditi i odobriti raspored rada s nomenklaturom predmeta. U rasporedu je potrebno otkriti faze izvršenja, registraciju dokumenata, postupak njihovog prijenosa u skladište s naznakom vremenskog okvira, navesti djelatnike odgovorne za svaki korak.

Primarnu dokumentaciju koja je izvršena i iskazana u računovodstvu potrebno je čuvati najmanje 5 godina. Naredba Ministarstva kulture od 25.08.2010. br. 558 daje klasifikaciju obrazaca s obzirom na vrijeme predaje u arhiv:

• administrativna dokumentacija mora biti dostupna 75 godina (ako nalozi i nalozi utječu na obavljanje glavne djelatnosti tvrtke) ili 5 godina, pod uvjetom da obrazac odražava rješenje administrativnih pitanja;
• obrasci koji prate provedbu poslovnih transakcija podliježu skladištenju 3-5 godina.

REFERENCA! Zakon br. 402-FZ u čl. 29 rok trajanja je ograničen na 5 godina. Porezno pravo propisuje osiguranje sigurnosti i dostupnosti knjigovodstvene dokumentacije najmanje 4 godine.

Za takve obrasce predviđeni su posebni uvjeti i rokovi skladištenja:

1. Dokumenti, uz pomoć kojih je iskazana kapitalizacija imovine koja podliježe amortizaciji, ne mogu se predati u arhiv 4 godine od dana otpisa ove imovine.
2. Ako je primarna dokumentacija sastavljena u razdoblju nastanka gubitka, koja služi za smanjenje iznosa poreza na dohodak, tada se mora čuvati do utjecaja na oporezivu osnovicu rezultate takvog gubitka.
3. Primarne karakterizirajuće operacije za nastanak potraživanja, treba čuvati 4 godine od dana priznavanja nenaplaćenog duga kao bezizlaznog (ako postoji takva činjenica).

Za elektronički obrasci rokovi skladištenja su identični papirnatim dokumentima. Postupak otpisa primarne imovine trebao bi se provesti uz sudjelovanje posebno stvorene komisije.

Odobrenje obrazaca primarne dokumentacije

Neobjedinjenu primarnu dokumentaciju poslovni subjekti mogu samostalno izraditi. Za takve oblike, glavni kriterij za usklađenost sa zakonom je usklađenost sa standardima Zakona br. 402-FZ u smislu obveznih pojedinosti:

• Naslov dokumenta;
• Datum registracije;
• podatke o poduzeću koji čine obrazac po kojem se tvrtka može identificirati;
• sadržaj prikazane poslovne transakcije s naznakom vrijednosti predmeta transakcije;
• donošenje prirodnih mjerača i kvantitativnih vrijednosti;
• prisutnost potpisa odgovornih službenika (s obveznim navođenjem njihove pozicije i punim imenom).

ZAPAMTITI! Za korištenje samostalno razvijenih predložaka kao primarne dokumentacije, morate ih odobriti lokalnim aktom poduzeća.

Gotovina i platni dokumenti spadaju u skupinu strogo reguliranih obrazaca. Poduzeća, svojim nalogom ili bilo kojim drugim nalogom, nisu ovlaštena uklanjati linije, ćelije iz njih ili mijenjati njihovu strukturu. Poduzeća mogu prilagođavati neobjedinjene predloške, dodavati i uklanjati informacijske blokove. Na vlastiti razvoj novi obrasci mogu se temeljiti na standardnim uzorcima.

Za odobrenje primarne organizacije možete iznijeti njezine primjere zasebna aplikacija Do računovodstvena politika... Druga opcija - za svaki obrazac upravitelj izdaje nalog za poduzeće. Tekst naloga sadrži podatke o uvođenju novih oblika dokumentacije u računovodstvo, koji se moraju izraditi prema jedinstvenom predlošku. Sami obrasci su uključeni u narudžbu kao zasebni prilozi.

Ako će se organizacija koristiti za odraz pojedinačne operacije standardne obrasce koje preporučuju nadležni odjeli, tada te obrasce nije potrebno odobravati internim aktima. Da bi se popravila takva odluka, dovoljno je u računovodstvenoj politici napraviti unos o korištenju standardiziranih predložaka.

Prilikom uvođenja novih oblika dokumenata u sustav upravljanja dokumentima preporučljivo ih je odobriti nalogom.

Ono što računovođa uvijek treba zapamtiti

Idealno stanje primarne dokumentacije nužan je uvjet za nepostojanje problema tijekom poreznih revizija i revizija, dokaza o nevinosti u sporu s drugom stranom i sl. važne nijanse, čega se knjigovođa uvijek treba sjećati pri radu s primarnim organizacijama.

1. Primarno je jedini dokaz. Bez primarne dokumentacije nemoguće je dokazati činjenice isporuke, troškova, ispunjenja ili neispunjavanja uvjeta transakcije. Ni sud neće postati pomoćnik - postoje presedani kada su tužitelji odbijeni ili su tuženici napustili zahtjeve zbog nedostatka dokaza o pojedinim fazama transakcije zbog nedostatka niza primarne dokumentacije.

   VAŽNO! Bez "primarne" u rijetkim slučajevima moguće je dokazati činjenicu pružanja usluga: sud može uzeti u obzir dodatna mišljenja stručnjaka i popratnu dokumentaciju. Ako je činjenica rada dostavljena, nepostojanje akta potpisanog od strane naručitelja ne oslobađa ga plaćanja.

2. Bolje bez grešaka, ali mali nedostaci nisu ispunjeni. Užasan san svakog računovođe je odbijanje povrata PDV-a zbog netočnih podataka u primarnim dokumentima. Ali ako su pogreške male, odbitak se ne smije poreći. Značajnost pogrešaka regulirana je dijelom 2. čl. devet Savezni zakon od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ "O računovodstvu". Porezna uprava je to potvrdila dopisom od 12. veljače 2015. broj GD-4-3/ [e-mail zaštićen]). Glavna stvar je da prikazani podaci točno ukazuju na činjenicu plaćanja i isporuke robe (pružanje usluga). Tako, na primjer, ako u tovarnom listu nema upućivanja na ugovor ili nije navedena težina tereta, to je nedostatak, ali ne i razlog za odbijanje PDV-a. Ali ako nema naslova i datuma pripreme dokumenta, Ukupni trošak robe i niz drugih obveznih podataka, sud može takvu transakciju smatrati nerealnom.
3. Pažljivo, lažni potpis! Ako su potpisi odgovornih osoba na dokumentima krivotvoreni, ili je dokument potpisan od strane osobe koja za to nema ovlasti, takav primarni organ neće biti priznat od strane nadležnih tijela. Osim toga, vrlo je važno da se potpis osigura vlastitom rukom - faksimili će biti nevažeći.
4. Primarna s greškom se ne zamjenjuje. Ako se npr. fakture, u kojima je pronađena pogreška, mogu prepisati izdavanjem novog, ispravljenog dokumenta s istim podacima, tada ovaj broj neće funkcionirati s primarnom dokumentacijom. Unatoč činjenici da ponekad sudovi priznaju ispravne isprave, grešku je bolje ispraviti prema pravilima čl. 7. "Zakona o računovodstvu" - upisati datum izmjene u dokument i ovjeriti ga potpisima ovlaštenih osoba.
5. Ne treba vam uvijek prijevod. Naravno, primarni tekst je sastavljen na državnom jeziku. Ali ponekad se prijevod pojedinih riječi sa stranog jezika pokaže neprikladnim, na primjer, ako je to naziv zaštitnog znaka ili proizvoda.
6. Elektronički primarni - samo s EDS... Danas se nije potrebno ograničiti na papirnati obrazac za obradu primarne dokumentacije, zakon dopušta i elektronički nosač... No, ona će biti izjednačena s papirom samo ako je ovjerena kvalificiranim digitalnim potpisom. Nekvalificirani digitalni potpis dopušten je samo u određenim, posebno određenim posebnim slučajevima, a primarni nije uključen u njih.

Računovodstvo financijske aktivnosti počinje donošenjem ispravno izvedenih primarnih dokumenata. To je zbog važeće zakonske regulative i nužno je za sam poslovni subjekt, njegove partnere i inspekcijska tijela. Činjenice gospodarskog života, potvrđene primarnim dokumentima, lako je dokazati. U konfliktnim situacijama takva pomoć kao što je dobro oblikovana računovodstvena dokumentacija pomoći će u rješavanju slučaja u korist tvrtke.

Što je primarna dokumentacija u računovodstvu

Poslovni subjekti izvješćuju državu o rezultatima financijskog poslovanja pomoću registara računovodstvo, koji odražavaju sve značajke organizacije.

Računovodstvo počinje prihvaćanjem i obradom primarnih dokumenata.

Primarni dokumenti (čekovi, računi, akti, fakture i sl.) predstavljaju nepobitni dokaz o nastanku događaja u financijskom životu koji utječu na ishod financijskih aktivnosti. Utvrđuju i potvrđuju odgovornost za obavljeno poslovanje.

Pravila za registraciju "primarnih organizacija"

Primarni dokumenti sadrže obvezne podatke (pojedinosti):

1. Naslov dokumenta;
2. datum pripreme dokumenta;
3. naziv gospodarskog subjekta koji je sastavio dokument;
4. sadržaj činjenice gospodarskog života;
5. vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja činjenice gospodarskog života, s naznakom mjernih jedinica;
6. naziv pozicije osobe (osoba) koja je izvršila (izvršila) transakciju, operaciju i osobe odgovorne (odgovorne) za njezinu registraciju ili naziv položaja osobe (osoba) odgovorne (odgovorne) za registracija događaja;
7. potpise osoba iz točke 6. ovog dijela, s navođenjem njihovih imena i inicijala.

Autentičnost podataka u tim dokumentima osiguravaju oni koji su ih potpisali.

Koji su zahtjevi za popunjavanje i obradu računovodstvenih dokumenata

Primarna knjigovodstvena isprava sastavlja se na papiru i (ili) u obliku potpisanog elektroničkog dokumenta Elektronički potpis.

stavak 5. članka 9

Primarne dokumente ispunite ručno - nalivperom i korištenjem tehnička sredstva omogućujući vam da sačuvate zapise tijekom dugotrajnog pohranjivanja u arhivu. Ne možete ispuniti "primarni" jednostavnom olovkom. Sve prazne pozicije su precrtane.

Voditelj, uz odobrenje glavnog računovođe, imenuje osobe koje svojim potpisom potvrđuju stvarnost i zakonitost ovih primarnih dokumenata.

Po prijemu u računovodstvo provjeravaju raspoloživost obavezne informacije, točnost izračuna i kvačice se postavljaju kako bi se spriječilo ponovno prihvaćanje.

Popis dokumenata za plaćanje

Svaka činjenica gospodarskog života podliježe registraciji primarnom knjigovodstvenom ispravom. Nije dopušteno prihvaćati za računovodstvo isprave koje formaliziraju činjenice iz gospodarskog života koji se nije dogodio, uključujući i one na kojima se temelje imaginarne i lažne transakcije.

Savezni zakon od 06.12.2011. br. 402-FZ (sa izmjenama i dopunama od 23.05.2016.) "O računovodstvu"

stavak članka 9

Svaki financijski događaj potvrđen je odgovarajućim vrstama primarnih dokumenata.

Primjerice, prihvat i otuđenje robe iskazuje se fakturama. Dolasci i odlasci Novac putem banke dokumentirani su nalozima za plaćanje. Kretanje novca kroz blagajnu potvrđuje se gotovinskim nalozima. Odlazak vozača na liniju popraćen je tovarnim listovima.

Oblici naloga za plaćanje i naloga za gotovinu odobreni su zakonom. Moraju biti u potpunosti u skladu s odobrenim uzorcima. Položaji ovih dokumenata sastavljeni su strogo prema uputama koje utvrđuju pravila za ispunjavanje. Nije dopušteno sastavljanje naloga za plaćanje i gotovinskih naloga slobodnom obliku te evidentiranje platnog prometa putem banke ili blagajne uz ostale dokumente.

U kojem obliku treba biti sastavljena "primarna organizacija"?

Uzorci pravnih oblika platnih dokumenata prikazani su na fotografijama ispod.

Nalozi za plaćanje ispunjavaju se uz sudjelovanje banke.

Primni novčani nalog potpisuju samo zaposlenici računovodstva. Osoba koja je uplatila novac dobiva potvrdu odsječena od određenog naloga. To potvrđuje činjenicu polaganja novca za ovu narudžbu.

Nalog za odljev gotovine, osim glavnog računovođe i blagajnika, potpisuju upravitelj i primatelj novca. Ako pojedinačni poduzetnik nema računovođu, on sam potpisuje dokumente. Time se potvrđuje namjeravana svrha izdanog iznosa.

Kako ispuniti prodajne dokumente

Prilikom dokumentiranja činjenice provedbe obično se koristi teretni list. Sadrži informacije o imenima, adresama, bankovni detalji stranke, dodijeljeni broj, datum transakcije, nazivi robe, njihova cijena, količina, vrijednost, mjerne jedinice, iznos obračunanog poreza, priloženi dokumenti. Potpisuju ga osobe ovlaštene od strane čelnika svake strane u transakciji. Potpisi moraju biti dešifrirani, naznačiti radna mjesta, prezimena i inicijale. Na fakture se nakon popunjavanja stavljaju obostrani pečati.

Obrazac računa je prikazan u nastavku.

U slučaju prijenosa robe putem prijevoznika obično se sastavlja teretni list - dokument koji potvrđuje trosmjernu transakciju između prodavatelja, kupca i prijevoznika. Prodavatelj predaje robu prijevozniku. Prijevoznik preuzima robu od prodavatelja, transportira je i predaje kupcu. Kupac prihvaća robu od prijevoznika. Na taj se način potvrđuje činjenica prijenosa vlasništva s kupca na prodavatelja.

Oporezivanje transakcija u zajedničkom sustavu

Osobe koje su obveznici poreza na dodanu vrijednost za svaku prodaju sastavljaju račun, koji nije primarna knjigovodstvena isprava. Ne potvrđuje činjenicu provedbe, budući da ga potpisuje samo jedna strana u transakciji. Porez koji prodavatelj naplaćuje na računu ne utječe financijski rezultati prodavatelja, jer prodavatelj ne plaća ovaj PDV. Kupac ne prihvaća račun na obračun, jer ga potpisuje osoba koja mu ne odgovara za točnost podataka – zastupnik prodavatelja.

Račun za plaćanje proizvoda koji je izdao prodavatelj ne priznaje se kao primarni dokument. Ne dokazuje nastanak događaja koji utječe na financijski rezultat, ne potvrđuje transakciju - potpis jedne strane ne potvrđuje plaćanje.

Odnosi li se ugovor na primarne dokumente?

Mnogi događaji u gospodarskom životu popraćeni su sporazumima koji, u pravilu, fiksiraju namjere sudionika i ne potvrđuju svaki financijska transakcija... Primjerice, ugovori o nabavi utvrđuju obveze jedne strane da određenu količinu proizvoda isporuči prije roka, a druge da prihvati i plati. Budući da ugovori određuju događaje koji se nisu dogodili, oni se ne prihvaćaju u računovodstvo.

Što bi računovođa trebao znati o oblicima "primarne"

Oblici primarnih računovodstvene isprave određuje čelnika gospodarskog subjekta na prijedlog službene osobe kojoj je povjereno vođenje računovodstvenih evidencija. Obrasci primarnih računovodstvenih isprava za organizacije Javni sektor osnovana u skladu s proračunskim zakonodavstvom Ruska Federacija.

Savezni zakon od 06.12.2011. br. 402-FZ (sa izmjenama i dopunama od 23.05.2016.) "O računovodstvu"

član 9. stav 4

Popis organizacija javnog sektora uključuje:

• državne (općinske) institucije;
• tijela državne uprave;
• tijela lokalne samouprave;
• upravljačke strukture državnih izvanproračunskih fondova;
• tijela upravljanja teritorijalnim državnim izvanproračunskim fondovima.

Za ova lica, forme primarno računovodstvo odobreno naredbom Ministarstva financija Rusije od 30. ožujka 2015. br. 52n (s izmjenama i dopunama od 16. studenog 2016.).

Među obrascima navedenim u ovom redoslijedu nema računa i ugovora. Stjecanje i otuđenje dokumentira se tovarnim listovima i aktima.

Primjer jedne od faktura koju su izdali svi vladine organizacije je dat u nastavku.

Kako izvršiti ispravke u računovodstvenim dokumentima

Ispravci su dopušteni u primarnoj računovodstvenoj ispravi, osim ako saveznim zakonima ili propisima nije drugačije određeno pravni akti organima državna regulacija računovodstvo. Ispravak u primarnom znanstvenom dokumentu mora sadržavati datum ispravka, kao i potpise osoba koje su sačinjavale ispravu u kojoj je ispravak učinjen s navođenjem prezimena i inicijala ili drugih podataka potrebnih za identifikaciju tih osoba.

Savezni zakon od 06.12.2011. br. 402-FZ (sa izmjenama i dopunama od 23.05.2016.) "O računovodstvu"

član 9. stav 7

Da biste ispravili pogrešku, prekrižite pogrešnu i napišite ispravnu.

Ispravak pogreške u primarnom dokumentu mora biti označen natpisom "ispravljeno", potvrđeno potpisom osoba koje su potpisale ispravu, a mora se navesti i datum ispravka.

Pravilnik o dokumentima i tijekovima rada u računovodstvu (odobren od strane Ministarstva financija SSSR-a 29. srpnja 1983. br. 105)

Svaki popravak potvrđuje:

• datum ispravka;
• potpise osoba koje su sačinjavale ispravu u kojoj je učinjen ispravak;
• navođenje prezimena i inicijala osoba koje su sastavile ispravu ili druge podatke potrebne za identifikaciju tih osoba.

Nedostatak bilo kojeg detalja s popisa čini ispravak nezakonitim.

Primjer ispravka na računu prikazan je na fotografiji.

Da bi ispravak imao neospornu pravnu snagu, sastavlja se na sljedeći način... Na slobodnim marginama dokumenta prave natpis: "Ispravljeno s" i zapisuju što se pokazalo netočnim. Nastavljaju: "uključeno" i zapisuju što misle da je ispravno. Zatim pišu: "vjerovati", naznačiti datum, staviti potpise odgovornih osoba, njihova imena i inicijale. Ovim dizajnom isključeni su ispravci i dopune koje nisu dogovorene s potpisnicima.

Izrada ispravaka na blagajni i bankovne isprave nije dozvoljeno.

Primarna dokumentacija u računovodstvu

Dobrodošli, dragi čitatelji, na moj blog!

Obično svaki dan provjeravam svoju radnu poštu, ali ovaj tjedan nije narasla, a skupilo se puno pisama. Danas sam odlučio rastaviti temu novi članak došao sam od sebe. Razgovarajmo o primarnoj dokumentaciji, jer je ona osnova registra i važan dio posla knjigovođe.

Tijekom studija ova tema nije bila najvažnija i teško ju je svladati u teoriji, ali sam ušao u posao morao sustići. Razredimo sve nijanse unaprijed kako bismo izbjegli poteškoće u budućnosti. U prethodnoj temi smo rastavili računovodstveni registri, znam, malo zeznuto, ali nakon današnjeg članka bit će malo lakše.

Za pouzdano kretanje u ravnini primarne dokumentacije razmotrit ćemo:

• Pojam i svrha primarne dokumentacije poduzeća.
• Dopušteni su obvezni detalji i izmjene primarnih dokumenata.
• Grupe, vrste, razine detalja i moguće izmjene dokumenata.
• Uvjeti valjanosti i čuvanja primarne dokumentacije.

Glavni cilj je naučiti razlikovati primarni dokument od ostatka mase jednako važnih radova, zapamtiti njihove pojedinosti i vrste. Obećajem da će biti zanimljivo, krenimo!

Kako pravilno raditi s primarnom knjigovodstvenom dokumentacijom

Za početnike, neiskusne računovođe i poduzetnike, želio bih objasniti principe rada s primarnom knjigovodstvenom dokumentacijom.

Dokumenti s kojima ćete raditi dijele se u dvije skupine:

• Primljeno od nekoga;
• Odlazno od vas.

Kako raditi s pristiglim dokumentima?

1. Utvrdite: je li ovaj dokument knjigovodstveni dokument?

Dokument prihvaćen za računovodstvo mora sadržavati podatke bitne za odraz u računovodstvu, odnosno sadržavati podatke o svakom savršenom gospodarskom događaju.

Na primjer, blagajnički ček "govori" o plaćanju nekome (potrošnja novca), račun - o kretanju robe i materijala (prihodi-rashodi) itd. Ali, na primjer, zahtjev zaposlenika sa zahtjevom za izdavanje akontacija bez menadžerske vize ne može se prihvatiti za posao...

Bilješke, nacrti, novinski isječci i tako dalje nisu računovodstveni dokumenti. Kao i dokumenti sastavljeni kršeći pravila utvrđena za njih.

2. Odredite: odnosi li se ovaj dokument na vašu organizaciju ili ne?

Drugim riječima, dokument mora biti vezan uz ovo poduzeće, odnosno mora sadržavati podatke o vašoj organizaciji ili ih morate ispisati vašem zaposleniku.

Događa se da vam se iz raznih razloga donose dokumenti koji nisu povezani s ovom organizacijom. Ovo je vjerojatno samo pogreška. Ili se može dogoditi da zaposlenik svjesno nastoji sebi otpisati obračunate iznose.

Također je moguće da su dokumenti za kupnju robe i materijala (radovi, usluge) namjerno ispisani na ovo poduzeće kako bi dobili dodatne iznose za odbitak poreza.

Ako je razlika između vaše vrste aktivnosti i suštine dokumenta upečatljiva, onda je bolje ne uzeti u obzir ovaj dokument.

Još jedna stvar - možda druga strana nema razloga pisati vam ovaj dokument, odnosno nemate s njima ugovorni odnos.

Na primjer, komunalna služba vam je naplatila ne shvaćajući da druga organizacija, kao što je stanodavac, plaća struju koju koristite.

3. Provjerite pojedinosti.

Za točnost svojih podataka sugovornik odgovara sam. Sada mnoga poduzeća koriste računalne programe i stoga, u pravilu, ne griješe u svojim detaljima, iako se to događa. Ali vaše podatke treba još jednom provjeriti - često mogu sadržavati pogreške.

Zasebno, treba reći o rukom pisanim dokumentima - osim što u njima postoje greške, događa se i da je dokument lažan, to jest, na primjer, napisan u ime nepostojećeg poduzeća.

Postoji li takvo poduzeće ili ne može se ponovno provjeriti putem registra poreznih obveznika na web stranici Poreznog odbora Republike Kazahstan.

Potpisi u dokumentu moraju biti vjerodostojni, odnosno točno onih osoba kojima pripadaju i te osobe moraju imati pravo potpisivanja takvih dokumenata. Faksimilni potpisi nisu dopušteni na dokumentima.

U jednoj organizaciji može biti nekoliko pečata. Provjerite ima li pečat na ovom dokumentu. Primjerice, na fakturi ne smije biti otisnut pečat "Ljudski potencijali".

Također se događa da je dokument greškom napisan za organizaciju sličnu po imenu. U svim takvim slučajevima morate kontaktirati ovu organizaciju i zahtijevati da se dokument ponovno izradi.

4. Je li događaj zabilježen u dokumentu stvarno počinjen?

Možda vam dobavljač nije opskrbio ovu robu i materijal ili vam nije pružio te usluge. Ili je možda druga strana izdala račun za veći od potrebnog volumena, cijene i, sukladno tome, iznosa.

Na primjer, roba navedena na računu nije isporučena u vaše skladište. Vaši stručnjaci moraju prihvatiti (potvrditi) ovaj dokument. U ovom primjeru to mora potvrditi voditelj skladišta, svojim potpisom pri primitku robe.

A cijena, obujam i uvjeti kupnje moraju se usporediti s uvjetima ugovora. Ili to mora potvrditi ekonomist – marketer ili dobavljač.

5. Odredite: kojem razdoblju dokument pripada.

Razdoblja mogu biti:

• trenutni mjesec,
• tekuće tromjesečje,
• ove godine,
• prošli mjesec,
• zadnja četvrtina,
• prošle godine.

Ovisi o tome je li potrebno uzeti u obzir ovaj dokument. Da, događa se i da npr. donesu fakturu za proteklo razdoblje - po vašem je nahođenju uzeti u obzir ili ne.

Općenito, naravno, dužni ste prihvatiti dokument za računovodstvo, ali ako ga prihvatite, to će uzrokovati potrebu ispravljanja izvješća, uključujući porezne izvještaje.

Međutim, ako izvješća o proteklom razdoblju Trenutna godina(zadnji kvartal, prošli mjesec) neće biti teško ispraviti, ali je vrlo teško ispraviti prošlogodišnja izvješća. Tvoj izbor;

Možda je ovaj dokument već bio (je) kod vas. Onda je to ili duplikat (kopija), ili vam je ovaj dokument uzet za nešto i sada vraćen. Pazite da isti dokument ne povučete dvaput. Time će se stvoriti dvostruki prometi, odnosno neopravdano će se povećati određeni iznosi.

6. Odredite: kojem računovodstvenom dijelu pripada dokument.

Računovodstvene sekcije:

1. Blagajna,
2. Banka,
3. materijali,
4. Roba,
5. dugotrajna imovina,
6. odgovorne osobe,
7. dobavljači,
8. Kupci itd.

Kako raditi s pristiglim dokumentima

Postoji propis dokumenata za računovodstvene odjele. To možete pročitati u bilo kojem udžbeniku računovodstva. Na primjer, bankovni izvod je dokument u odjeljku "Banka", isti je naziv registra u koji ćete staviti ovaj dokument.

Jednostavno je. No s dokumentima koji se odnose na dolazak robe i materijala situacija je složenija.

Odredite koji je ulazni inventar za vašu tvrtku: materijal, roba, dugotrajna imovina, nematerijalna imovina ili usluga/posao (i to se događa)?

Materijal- to je ono što se koristi u radu i istovremeno se troši, odnosno završava. Na primjer, ovo je papir, benzin, cement itd. Materijal mijenja svoj oblik: postojao je cement - postoji betonski proizvod.

Proizvod se, za razliku od materijala, ne koristi u radu, kupuje se za daljnju prodaju, odnosno prodaju. Ovo je njegova jedina razlika. U praksi, papir, benzin i cement mogu biti roba, ovisno o tome čime trgujemo.
Referentna knjiga robe u programu "1C" naziva se "Nomenklatura".

Glavna stvar- ovo je vrsta alata koji se koristi u radu, koji, za razliku od materijala, ne mijenja svoj fizički oblik. Odnosno, ne završava i ne konzumira se.

Na primjer, ovo je stol, računalo, auto itd. I nakon nekoliko godina rada ostat će stol, računalo i auto. Amortizacija (trošenje) OS se događa samo tijekom rada.

U programu 1C OS se nazivaju dugotrajna sredstva.

Također se događa da za određenu uslugu (rad) ispišu dokument, kao da su vam prodali robu. Recimo, servis vam je zamijenio ulje u motoru vašeg auta, a na računu umjesto “zamjena ulja” stoji “motorno ulje takva i takva, takva i takva količina, po toj i takvoj cijeni”.

Postavite si pitanje: jesmo li doista dobili ovaj proizvod pri ruci? Ne. Zatim - ovo je usluga (rad) i u skladu s tim trebate dobiti ovaj dokument.

7. U koji registar (časopis) ćete uklopiti ovaj dokument?

Utvrdite to odmah, a po mogućnosti, odmah nakon obrade, pohranite dokument na njegovo mjesto. Istina je da se dokument još ne može "ukloniti" - još uvijek zahtijeva reviziju ili pojašnjenje nekih okolnosti. Preporučljivo je imati zasebnu mapu za takve papire ili zasebnu ladicu.

Jedan od najgorih nedostataka koje računovođa može imati je lijenost. Dokument odgođen "za kasnije" može izazvati mnogo problema.

Stoga je bolje obraditi dokumente što je prije moguće nakon primitka. Dokumenti koji su odgođeni iz objektivnih razloga trebali bi biti dovršeni čim se pojavi takva mogućnost.

8. Odredite: hoće li biti daljnjih događaja vezanih uz ovaj dokument?

Neki dokumenti mogu imati posljedice u budućnosti. Na primjer, Obavijest Poreznog odbora može uzrokovati neugodne posljedice u budućnosti: uhićenje računa itd. Stoga se takvi dokumenti moraju odmah rješavati, odgađajući sve ostale stvari.

Postoje i dokumenti koji mogu imati neugodne posljedice nakon što potvrdite njihovu ispravnost. Na primjer, izvješće o usklađivanju koje navodi vaše obveze prema naplati- to može biti osnova za podnošenje tužbe protiv vaše tvrtke.

Stoga, ako niste sigurni, bolje je takve dokumente ostaviti po nahođenju upravitelja. Ostali dokumenti mogu zahtijevati pribavljanje drugih dokumenata.

Primjerice, fakture za dolazak robe bez računa. Možda je tako utvrđeno da će vam vaša druga ugovorna strana kasnije izdati opći račun za određeno razdoblje ili količinu robe.

U tom slučaju, ovi računi se moraju naplatiti i odmah nakon isteka roka ili primitka ugovorenog volumena podsjetiti dobavljača na račun.

Ovdje je potrebno spomenuti sljedeće: računovođa mora držati pod kontrolom pravovremeni zaprimanje potrebnih dokumenata.

Dokumente, o čijem očekivanom primitku znate, morate tražiti od druge ugovorne strane ili odgovornog zaposlenika u slučaju neprimanja u rokovi.

Izvor: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Primarni dokumenti u računovodstvu

Osnova za upise u računovodstvene registre su izvorni dokumenti.

Primarni dokumenti se prihvaćaju u računovodstvo ako su sastavljeni u obliku koji se nalazi u albumima unificirane forme primarni računovodstvene evidencije, u skladu s Pravilnikom o vođenju računovodstva i financijskog izvješćivanja u Ruskoj Federaciji, odobrenim Naredbom Ministarstva financija Rusije od 29. srpnja 1998. br. 34 n (s izmjenama i dopunama od 26. ožujka 2007. br. 26n)

Ako je potrebno, oblik modela mogu se uključiti dodatni redovi, stupci, ali se moraju zadržati svi podaci predviđeni odobrenim obrascem. Uvedene promjene moraju se formalizirati odgovarajućom naredbom (odredbom).

Samo obrasci knjigovodstvenih isprava nisu podložni promjenama gotovinske transakcije prema Postupku za primjenu jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije, odobrenom Rezolucijom Goskomstata Rusije od 24.03.1999. br. 20.

U obrascima koje je odobrio Goskomstat Rusije daju se zone kodiranja informacija koje se ispunjavaju u skladu sa sveruskim klasifikatorima.

Kodovi za koje nema upućivanja na sve-ruske klasifikatore (na primjer, stupci s nazivom "Vrsta operacije") namijenjeni su sažimanju i sistematizaciji informacija prilikom obrade podataka računalnom tehnologijom i zapisuju se prema sustavu kodiranja koji je usvojio organizacija.

Osim toga, za računovodstvo se prihvaćaju obrasci koje je samostalno izradilo malo poduzeće koji sadrže odgovarajuće obvezne podatke predviđene Saveznim zakonom "O računovodstvu".

Možete samostalno razvijati samo one dokumente koji nisu sadržani u albumima jedinstvenih obrazaca.

Pojedinosti o primarnim računovodstvenim dokumentima

Obvezni rekviziti primarnih računovodstvenih isprava uključuju:

• Naslov dokumenta;
• datum njegovog sastavljanja;
• naziv organizacije u ime koje je dokument sastavljen;
• sadržaj poslovne transakcije u fizičkom i vrijednosnom smislu;
• nazive radnih mjesta osoba odgovornih za obavljanje posla i ispravnost njegove registracije;
• osobni potpisi tih osoba.

Pravovremeno i kvalitetno izvršenje primarnih računovodstvenih isprava, njihov pravodoban prijenos u računovodstveni odjel radi odraza u računovodstvu, kao i pouzdanost podataka sadržanih u njima, osiguravaju osobe koje su sastavile i potpisale te dokumente. .

Popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava čelnik organizacije u dogovoru s glavnim računovođom.

Dokumente kojima se formalizira poslovanje s novčanim sredstvima potpisuju čelnik organizacije i glavni računovođa, a umjesto voditelja i glavnog računovođe u primarne dokumente mogu se potpisivati ​​drugi dužnosnici, ali njihov popis mora odobriti voditelj organizaciji i dogovoreno s glavnim računovođom.

Primarni dokument je pisani dokaz o poslovnoj transakciji (plaćanje robe, isplata gotovine po izvještaju i sl.) i mora se sastaviti u trenutku transakcije, a ako to nije moguće - odmah nakon njezina završetka.

Vrste dokumenata

Svi primarni dokumenti mogu se podijeliti u sljedeće grupe:

1. organizacijski i administrativni;
2. oslobađajući;
3. računovodstvene isprave.

Organizacijski i administrativni dokumenti su nalozi, upute, upute, punomoći i sl. Ovi dokumenti dopuštaju obavljanje određenih poslovnih transakcija.

Popratna dokumentacija uključuje fakture, zahtjeve, priznanice, potvrde o prihvaćanju i sl. Ovi dokumenti odražavaju činjenicu poslovne transakcije i podaci sadržani u njima upisuju se u računovodstvene registre.

Neki dokumenti su i dopušteni i oslobađajući. To uključuje, na primjer, trošak gotovinski nalog, izvod o uplati itd.

Raspored tijeka rada organizacije

Za ispravno vođenje primarnog računovodstva izrađuje se i odobrava raspored tijeka dokumenata koji određuje postupak i vrijeme kretanja primarnih dokumenata unutar poduzeća, njihov prijem u računovodstveni odjel.

Moraju se provjeriti primarni dokumenti koje prima računovodstvo (računovođa):

• prema obrascu (potpunost i ispravnost dokumenta, popunjavanje podataka);
• aritmetički (brojenje iznosa);
• po sadržaju (povezanost između pojedinih pokazatelja, odsutnost unutarnjih proturječnosti).

Računovodstveni registri

Nakon prihvaćanja, podaci iz primarnog dokumenta prenose se u računovodstvene registre, a na samom dokumentu se stavlja oznaka kako bi se isključila mogućnost njegove dvostruke upotrebe (npr. upisuje se datum upisa u računovodstveni registar ).

Računovodstveni registri su posebno prilagođeni listovi papira za registraciju i grupiranje vjerodajnica. Vode se u posebnim knjigama (časopisima), na posebnim listovima i karticama, u obliku strojeva dobivenih primjenom računalne tehnologije, kao i na magnetskim vrpcama, diskovima, disketama i drugim strojnim medijima.

Poslovne transakcije treba prikazati u računovodstvenim registrima kronološkim redom i grupirati prema odgovarajućim računovodstvenim računima.

Po vanjski izgled računovodstveni registri su:

1. knjige (gotovinske, glavne);
2. kartice (računovodstvo dugotrajne imovine, računovodstvo materijala);
3. časopisi (besplatni ili ocijenjeni listovi).

Prema vrsti zapisa koji se izrađuju, registri se dijele na:

1. kronološki (dnevnik);
2. sustavno (glavna knjiga računa);
3. kombinirano (časopisne narudžbe).

Prema stupnju detaljnosti informacija sadržanih u računovodstvenim registrima, oni su:

1. sintetički (glavna knjiga računa);
2. analitički (kartice);
3. kombinirano (naručite časopise).

Evidencija u primarnim dokumentima treba se vršiti tako da se osigura sigurnost tih zapisa za vrijeme određeno za njihovu pohranu u arhivu.

Primarne i objedinjene računovodstvene isprave mogu se sastaviti na papirnatim i računalnim medijima. U potonjem slučaju, organizacija je dužna napraviti kopije takvih dokumenata o svom trošku. papirni mediji za druge sudionike u poslovnim transakcijama, kao i na zahtjev tijela koja provode kontrolu u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, suda i tužiteljstva.

Za predaju u arhiv dokumenti se biraju kronološkim redom, sastavljaju, uvezuju i pohranjuju u fascikle. Predaja dokumenata u arhivu je popraćena potvrdom.

Prilikom pohrane računovodstvenih registara moraju biti zaštićeni od neovlaštenih ispravaka. Ispravak greške u knjigovodstvenom registru mora biti obrazložen i potvrđen potpisom osobe koja je izvršila ispravak s naznakom datuma ispravka.

Osobe koje su ostvarile pristup informacijama sadržanim u računovodstvenim registrima i internim računovodstvenim izvještajima dužne su čuvati poslovnu tajnu. Za njegovo otkrivanje snose odgovornost utvrđenu zakonodavstvom Ruske Federacije.

Ispravljanje pogrešaka u primarnim dokumentima i računovodstvenim registrima. Sukladno čl. 9. Federalnog zakona "O računovodstvu", nije dopušteno mijenjati gotovinu i bankovne dokumente.

Ostatak primarne knjigovodstvene isprave moguće je ispravljati samo uz dogovor sa sudionicima u poslovanju, što mora biti potvrđeno potpisima istih osoba koje su potpisale dokumente, uz naznaku datuma ispravka.

Rekvizit primarnog dokumenta koji podliježe ispravljanju precrtan je jasnom, ali tankom linijom, tako da je vidljivo izvorno značenje (sadržaj) ispravljanog atributa. Oznaka "Vjerujem da je ispravljeno" stavlja se rukom, a ispravak se ovjerava potpisom osobe koja je izvršila ispravak s naznakom prezimena i inicijala.

Razdoblja skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata

Sukladno čl. 17. Federalnog zakona "O računovodstvu", organizacije su dužne voditi primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre i računovodstveni izvještaji u rokovima utvrđenim u skladu s pravilima za uređenje državnog arhivskog posla, ali najmanje pet godina.

Povrat primarnih dokumenata

Računovodstveno zakonodavstvo ne sadrži jasno utvrđena pravila koja uređuju postupak vraćanja primarnih dokumenata u slučaju njihovog gubitka.

U nizu normativnih akata određuju se samo rokovi skladištenja primarnih knjigovodstvenih dokumenata. Zakonodavstvo ne utvrđuje što bi organizacija trebala učiniti u slučaju gubitka dokumenata iz razloga koji su izvan njezine kontrole. U pismu UMNS-a Rusije u Moskvi od 13.09.2002. br. 26-12 / 43411, voditelju organizacije preporučuje se u slučaju gubitka ili uništenja primarnih dokumenata:

• imenovati nalogom povjerenstvo za istraživanje razloga gubitka, uništenja primarnih dokumenata, za sudjelovanje u kojem se po potrebi pozivaju predstavnici istražnih tijela, sigurnosnog i državnog vatrogasnog nadzora;
• poduzeti mjere za obnavljanje onih primarnih dokumenata koji su podložni restauraciji i pohrani u roku utvrđenom zakonom. Primjerice, kopije izvješća o novčanim tokovima na bankovnim računima mogu se dobiti od banaka u kojima su računi organizacije otvoreni; mogu se zahtijevati ugovori, akti, fakture od ugovornih strana itd.

Ali nije uvijek moguće dobiti duplikate svih izgubljenih dokumenata, na primjer, ako postoji veliki broj suradnika, zbog nepostojanja dobavljača (kupaca) na prethodno poznatim adresama ili zbog nepostojanja takvih kontakata. Stoga, iz objektivnih razloga, organizacija neće moći vratiti sve izgubljene primarne dokumente.

Praktično pitanje: što učiniti u ovom slučaju? Treba li obavijestiti porezno tijelo?

Prema brojnim stručnjacima, nije potrebno obavijestiti poreznu inspekciju, pogotovo jer to neće pomoći da se izbjegne eventualna odgovornost, a nedostatak primarnih dokumenata može prijetiti novčanom kaznom u skladu s čl. 120 Poreznog zakona Ruske Federacije.

U tom slučaju porezni obveznik može izabrati tri opcije:

1. Ako je moguće, vratite izgubljene dokumente (barem djelomično).
2. Napravite korektivne unose za nepotvrđene troškove i ispravke odrazite u revidiranoj prijavi poreza na dobit za izvještajna godina, jer se nedokumentirani rashodi ne priznaju kao rashodi u poreznom računovodstvu.
3. Pružiti priliku predstavnicima porezne uprave u slučaju porezna revizija odrediti iznose koji se plaćaju u proračun obračunom na temelju podataka dostupnih poreznom obvezniku, kao i na temelju podataka o drugim sličnim poreznim obveznicima (podstav 7. stavka 1. članka 31. Poreznog zakona Ruske Federacije) .

Oduzimanje primarnih dokumenata

Mogu ga povući samo istražna tijela, pretistražna tijela i tužiteljstvo, sudovi, Porezna uprava i tijela unutarnjih poslova na temelju svojih odluka u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

Dopisom Ministarstva financija RSFSR-a od 26. srpnja 1991. br. Porezni ured dokumenti koji svjedoče o prikrivanju (podcjenjivanju) dobiti (dohotka) ili prikrivanju drugih predmeta od oporezivanja, od poduzeća, ustanova, organizacija i građana.

glavni računovođa ili drugi izvršni organizacije imaju pravo, uz dopuštenje i u nazočnosti predstavnika tijela koja provode oduzimanje dokumenata, napraviti njihove preslike s naznakom razloga i datuma oduzimanja.

U dosadašnjoj praksi pod primarnim računovodstvenim dokumentima podrazumijevaju se isprave koje odražavaju činjenice iz gospodarskog života (zaključivanje transakcija, kretanje robe i materijala itd.). Oni se sastavljaju u trenutku transakcija ili nakon njihovog završetka, kako bi se potvrdile činjenice koje su se dogodile. Na temelju njih, knjigovođa vrši unose u računovodstveni program poduzeća, prihvaća iznose za porezno računovodstvo.

U kojem je obliku "primarni"

Prema objašnjenjima Ministarstva financija, tvrtka ima pravo samostalno odrediti koje će oblike “primarne” koristiti. Odluka utvrđeno u računovodstvenoj politici organizacije. Praksa pokazuje da poslovni subjekti koriste jednu od tri opcije:

• Jedinstveni obrasci koje nudi Goskomstat.
• Uzorci koje je tvrtka razvila samostalno i sadržani u internim aktima.
• Kombinirane opcije: primarni dokumenti u jedinstvenom formatu, dopunjeni određenim poljima.

Pravo poslovnih subjekata da samostalno razvijaju obrasce "primarne" ne odnosi se na sljedeće vrste dokumenata:

• gotovinski dokumenti (osobito potrošni materijal i paketi);
• strogi obrasci izvješćivanja;
• putne listove.

Za njih Ministarstvo financija uvodi jedinstvene obrasce kao obvezne.

Ako tvrtka koja je sklopila transakciju nije u ugovoru odredila oblik "primarni", druga strana ima pravo dostaviti dokumente prema vlastitim uzorcima. Kako bi se izbjegla pitanja regulatornih struktura, tvrtka bi u svojoj računovodstvenoj politici trebala napisati da prihvaća papirnate obrasce koje su razvili njegovi dobavljači i kupci.

Važno! Prisutnost "primarnog subjekta" koji posreduje u određenoj operaciji obvezan je uvjet za njezin odraz u računovodstvenom i poreznom računovodstvu.

Obavezni podaci o "primarnoj organizaciji"

Prema čl. 9 402-FZ, primarni računovodstvene isprave mora sadržavati sljedeće potrebne podatke:

• naziv poslovnog papira, na primjer, "Akt o prihvaćenim radovima";
• broj prema internim pravilima numeriranja društva izdavatelja;
• datum pripreme dokumenta;
• puni naziv tvrtke koja izdaje "primarni";
• bit poslovne transakcije koja se dogodila (na primjer, otprema robe kupcu, uplata u blagajnu, prijam obavljenog posla itd.);
• mjerenje onoga što se dogodilo ekonomska činjenica u novcu ili u naravi;
• radno mjesto i puno ime i prezime djelatnika odgovornog za izvršenje ili izvršenje operacije;
• svojeručni potpis ovlaštene osobe.

Popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata utvrđuje čelnik organizacije. Utvrđuje se po njegovom nalogu.

Zasebni obrasci sadrže dodatni detalji u odnosu na standardni popis. Na primjer, u putne listove obavezno registrirajte podatke o automobilu, njegovom vlasniku i vozaču.

Trebam li na "primarni" staviti pečat organizacije? Nije obavezni rekvizit, bez njega se ne može samo ako je njegova prisutnost predviđena uzorkom sadržanim u računovodstvenoj politici tvrtke.

Vrste primarnih dokumenata

Trenutni zakon ne utvrđuje zatvoreni popis primarnih računovodstvenih dokumenata za 2018. godinu. Njihova raznolikost određena je djelokrugom poslovnog subjekta. Za jednu tvrtku bit će potreban tovarni list, za drugu - akt o otpisu literature iz knjižnice.

Najčešće vrste dokumentacije uključuju:

• tovarni list - posreduje u transakcijama za prijam i prijenos robe i materijala;
• potvrda o prihvaćanju - sastavlja se u situacijama kada jedna strana prihvaća rezultate rada koje je obavila druga;
• platni spisak - sastavlja se kada se osoblju isplaćuju plaće;
• OS-1 - odražava primitak ili gubitak stavke dugotrajne imovine (osim nekretnina);
• INV-1 - popravlja rezultate inventara;
• unaprijed izvješće - potvrđuje troškove zaposlenika koji je stigao sa službenog puta;
• gotovinski dokumenti (čekovi, PKO, blagajna i sl.);
• nalog za plaćanje;
• knjigovodstveni certifikat itd.

Gore navedeni popis primarnih računovodstvenih dokumenata nije potpun. Tvrtke iz različitih djelatnosti koriste potrebne obrasce kako bi prikazali svoje transakcije.

Ovisno o načinu provedbe, „primarni“ je papirnati i elektronički. Druga opcija se koristi u tvrtkama gdje elektroničko upravljanje dokumentima... Pomaže pojednostavniti i ubrzati obradu poslovni papiri, za otklanjanje pogrešaka u interakciji između izvođača.

Prema važećem zakonodavstvu, sve vrste "primarnih" čuvaju se u tvrtki pet godina. Odbrojavanje počinje od kraja izvještajne godine. Primjerice, papiri izdani 2018. moraju se čuvati do zaključno 2023. godine. Kršenje ovog pravila rezultirat će pravnim postupkom porezna služba, nametanje kazni organizaciji.

Primarna knjigovodstvena isprava - nositelj informacije o poslovnoj transakciji privrednog subjekta. Popis osoba koje su ekonomskih aktera, definiran čl. 2 FZ-402 "O računovodstvu". Istim zakonom definirani su zahtjevi za oblikovanje i popunjavanje računovodstvenih akata, kao i osnovna pravila za njihovo odražavanje u računovodstvu.

Moderno zakonodavstvo ne obvezuje subjekte privatnog prava (nastale na privatnim depozitima) da prilikom obrade transakcija koriste jedinstvene oblike primarnih računovodstvenih isprava. Ali ako je čitatelj subjekt javnog prava (s udjelom općinskog ili saveznog sudjelovanja) ili sklapa transakcije s takvim subjektima, tada se ne mogu izostaviti jedinstveni oblici.

Organizacija primarnog računovodstva

Da biste utvrdili što pripada primarnim dokumentima, a što ne, možete koristiti jednostavno pravilo: dokument odražava stvarnu operaciju promjene sastava imovine poduzeća - znači "primarni". Naravno, ovo je vrlo pojednostavljen pristup (i ima izuzetaka), ali gotovo uvijek daje točan rezultat.

Dakle, nemoguće je pozvati se na primarne akte: naredbe i naredbe uprave, računovodstvene potvrde, račune (vidi što), potvrde i sl. Na temelju ovih papira ne bi se smjeli popunjavati računovodstveni registri. Ali također je nemoguće omalovažiti njihov značaj, jer upravo oni predstavljaju preduvjete za provedbu poslovnih transakcija i stoga mogu poslužiti kao dokaz namjera strana u transakciji.

Članak 9. FZ-402 daje iscrpan popis zahtjeva za primarne dokumente. Na temelju "primarne", sastavljene u skladu s ovom normom, tvrtka može bez rizika prikazati podatke o svom poslovanju, bez brige da će biti prepoznati kao fiktivni.

Osnovna pravila kompilacije:

• stvarnost događaja (dokument se mora sastaviti na temelju činjenice radnje - prijenosa imovine, identifikacije nestašica, prihvaćanja robe itd.), ako je događaj samo planiran, onda se ne može formalizirati kao "primarni “, a još više ne može se unijeti u računovodstvene podatke;
• akt mora sadržavati podatke o stranama koje su sudjelovale u njegovoj izradi (tko prenosi, a tko prima), naznačeni su svi podaci koji identificiraju poslovni subjekt;
• stvarno vrijeme i mjesto operacije (ako je roba prebačena u grad N, tada se ni u kojem slučaju ne može naznačiti da je akt o prijenosu sastavljen u gradu P, budući da kontrolna tijela imaju pravo zahtijevati objašnjenje o tome kako je roba iz skladišta u gradu H završila u gradu R. A ako poduzetnik ne može dokazati tu okolnost, prijenos se može priznati kao fiktivan);
• sadržaj operacije (ako poduzetnik sumnja u naziv operacije u kojoj je on "primarni", trebate pregledati sporazum između strana i utvrditi što su druge strane dužne učiniti: obavljati posao, pružati usluge ili isporučiti robu);
• prirodni i novčane jedinice operacije;
• naziv radnog mjesta, inicijali, potpisi osoba koje su stranke ovlastile da potvrde činjenicu operacije (vidi).

Isprava koja ispunjava navedene uvjete gotovo uvijek podliježe uvrštavanju u računovodstvene registre od strane subjekata privatnog prava. Iznimka mogu biti oni slučajevi kada su se strane u ugovoru dogovorile o obliku sastavljanja primarnih akata, ali iz nekog razloga taj oblik nije slijedila jedna od strana. U tom slučaju, druga strana koja je primila pogrešan "primarni" može se žaliti na radnje krivca na sudu.

Korisno je znati kako ga pravilno rasporediti. Struktura dokumenta, postupak sastavljanja i potpisivanja.

Bilješke za sudionike pravna lica: i kako ga ispravno popuniti.

Tim web stranice World of Business svim čitateljima preporuča pohađanje Tečaja Lazy Investor na kojem ćete naučiti kako dovesti stvari u red osobne financije i naučiti primati pasivni prihod... Bez primamljivosti, samo visokokvalitetne informacije od prakticnog investitora (od nekretnina do kriptovalute). Prvi tjedan treninga je besplatan! Prijavite se za besplatni tjedan treninga

Vrste dokumenata

Klasifikacija primarnih dokumenata - isključivo teorijski aspektšto malo utječe na praktični rad računovođa. Konvencionalno se mogu razlikovati sljedeće vrste "primarnih":

• strogo izvješćivanje / ne strogo izvješćivanje;
• obostrano / jednostrano;
• jednokratno / konsolidirano;
• na papiru/elektronski.

Danas se u računovodstvu subjekata privatnog prava praktički ne koriste strogi obrasci izvješćivanja. punomoći, gotovinski nalozi, račune poduzetnici mogu formirati sami, u skladu sa Opći zahtjevi zakonodavstvo.

Što je bilateralni ili jednostrani primarni dokument određuje se brojem uključenih strana. Tako, nalog za plaćanje- jednostrani primarni dokument, jer ukazuje na radnju samo jedne strane - platitelja. Na primjer, tovarni list je dvostran, budući da prema ovom dokumentu dobavljač obavlja aktivnu radnju - šalje, a primatelj - prima.

Kako sastaviti primarne dokumente

Kompjuterizirano Računovodstvo osigurava gotovo automatski postupak za izdavanje primarnih akata. Svaki računovodstveni softver nudi oblike "primarnih", počevši od ugovora i završavajući pritužbama (vidi).

Obrasci iz ažurirani računalni programi u potpunosti zadovoljiti sve zahtjeve za odražavanje poslovnih transakcija u računovodstvu poduzeća. Ali ako ovi obrasci ne odražavaju u potpunosti sve radnje stranaka, tada morate samostalno sastaviti dokument koji će u potpunosti potvrditi stvarnost svih aspekata operacije.

Prilikom samostalnog sastavljanja obrazaca, možete se graditi na njihovim jedinstvenim obrascima, koji su odobreni Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije br. 7 od 21.01.2003. Zbog činjenice da ovi obrasci nisu obvezni za subjekte privatnog prava, svaki poduzetnik ih može modificirati prema svojim potrebama, ne zaboravljajući pritom poštivati obavezni zahtjevi(članak 9. FZ-402).

Važno! Obrasci primarnih dokumenata razvijeni posebno za uvjete rada specifično poduzeće, kaže nitko drugi nego čelnik ovog poduzeća svojom naredbom o organizaciji računovodstva. Ni za ovu narudžbu nema zahtjeva, ali je bolje sastaviti je svaki Nova godina uzimajući u obzir propise zakonodavstva koje se dinamički mijenja.

Ali čak i ako se iz bilo kojeg razloga u računovodstvu poduzeća koriste "primarni" obrasci koje uprava ne odobrava, već potpisuje, to znači da ti dokumenti imaju pravnu snagu.

Potrebno je ispuniti obrasce primarnih akata u skladu sa sljedećim pravilima:

• ne dopuštaju ispravke;
• unijeti pouzdane i razumljive informacije (bez nenormativnih kodiranja ili nerazumljivih kratica);
• svi prazni stupci moraju biti popunjeni crticom;
• ako je potrebno dopuniti obrazac, onda je to naznačeno ispred potpisa stranaka (korisno je znati).

Za svakog potpisnika izrađuje se original primarnog akta. Ako obrazac potpisuju dvije strane, onda se izrađuju dva originala, ako jedan, onda može biti samo jedan original.

Oštećeni obrazac treba precrtati i poslati na recikliranje.

Pohrana "primarnih" i pružanje informacija o poslovnim transakcijama

Izvornike primarnih isprava čuva svaki sudionik u poslovnom poslu. Rezolucija Goskomstata br. 7 utvrđuje da se "primarni" pohranjuje u datotekama kronološkim redom za svaki računovodstveni registar. Ovo je najprikladniji format za prikupljanje i obradu računovodstvenih informacija.

Veziva se pohranjuju u arhivu poduzeća. Rok i postupak pohrane svake vrste primarnih dokumenata i računovodstvenih registara utvrđeni su Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije br. 558 od 25.08.2010. (s izmjenama i dopunama). Obično je rok trajanja tri godine, ali postoji niz dokumenata koje je potrebno čuvati mnogo dulje.

U kasicu-prasicu poslodavca: kako sastaviti. Postupak prijavljivanja radnika na nepuno radno vrijeme i obračuna plaća za te zaposlenike.

Da li je moguće . Značajke imenovanja i produljenja ispita za zaposlenike tijekom radnog odnosa.