U poduzeću se svakodnevno obavljaju mnoge operacije. Računovođe ispostavljaju račune suradnicima i šalju im novac, obračunavaju plaće, penale, obračunavaju amortizaciju, pripremaju izvješća itd. Svakodnevno se sastavljaju deseci dokumenata različitih smjerova: upravnih, izvršnih, primarnih. Posljednja skupina je od velike važnosti za aktivnosti poduzeća.
Što su "primarni dokumenti"?
Svaki događaj u gospodarskom životu organizacije mora biti potvrđen papirom. Formira se u vrijeme operacije ili neposredno nakon njezina završetka. Priprema unosa, računovodstvo se provodi na temelju podataka navedenih u primarnim računovodstvenim dokumentima. Popis je velik. U ovom članku razmotrit ćemo glavne, najčešće korištene dokumente.
Zašto nam je potrebna osnovna?
Primarna dokumentacija je sastavni dio računovodstva. Kao što je gore spomenuto, formira se u trenutku provjere ili neposredno nakon završetka operacije i dokaz je stvarnosti ove ili one činjenice gospodarskog života poduzeća.
Popis primarnih računovodstvenih dokumenata za jednu transakciju može uključivati:
- Ugovor.
- Ček.
- Blagajnički ček ili drugi dokument za plaćanje.
- Tovarni list.
- Potvrda o završetku.
Obavezni detalji
Trenutno postoje jednoobrazne forme primarnih knjigovodstvenih dokumenata. Koriste se za prikaz informacija o različitim operacijama, odnosno popis stupaca u njima je drugačiji. U međuvremenu, svi primarni dokumenti sadrže jedinstvene obvezne podatke. Među njima:
- Naziv tvrtke.
- Naslov dokumenta (do
- Datum formiranja.
- Sadržaj radnje za koju je dokument sastavljen. Na primjer, prilikom ispunjavanja računa u odgovarajućem stupcu može biti navedeno "Prijenos materijala na obradu".
- Gotovina i prirodni pokazatelji... Prvi se koriste za odraz vrijednosti, drugi se koriste za količine, težine itd.
- Radna mjesta odgovornih djelatnika („glavni računovođa“, „skladištar“ itd.).
- Potpisi osoba koje sudjeluju u operaciji.
Važna točka
Primarni dokument koji sadrži sve potrebne podatke ima pravnu snagu.
Napominjemo da se pravilno oblikovani papiri mogu koristiti u pravnim postupcima kao dokaz valjanosti (ili neutemeljenosti) tvrdnji. Mnoge dokumente sastavljaju izvođači. Potrebno je pažljivo provjeriti ispravnost dizajna i ni u kojem slučaju ne stavljati potpise za dobavljače (izvođače i sl.), ako to nisu učinili.
Potrebno je pažljivo čuvati primarnu dokumentaciju.
Trebam li pečat na primarnom?
U praksi, mnoge druge ugovorne strane tvrde da ga nema na obrascu TTN i nekim drugim dokumentima. Podsjetimo, od 2015 većina organizacije su izuzete od obveze posjedovanja pečata. Takve tvrtke ga mogu koristiti prema vlastitom nahođenju. Ako jest, tada se moraju registrirati podaci o njegovoj prisutnosti računovodstvena politika.
U slučaju kada druga strana inzistira na korištenju pečata prilikom registracije primarnog, a društvo ga ima pravo ne staviti pravne osnove, druga strana mora poslati odgovarajuću pisanu obavijest s poveznicama na propise koji uređuju ovo pitanje.
Ugovor
Ako je druga ugovorna strana dugogodišnji partner, onda je sasvim moguće sklopiti ugovor za nekoliko transakcija. U ovom slučaju važno je jasno navesti rokove za ispunjenje obveza, redoslijed i postupak izračuna i druge nijanse. Ugovor se može sastaviti za prodaju robe, pružanje usluga ili proizvodnju rada. Vrijedi to reći građansko pravo omogućuje usmeno sklapanje sporazuma. Međutim, u poduzetničku djelatnost obično se koriste forme za pisanje ugovori.
Ček
U ovom dokumentu dobavljač naznačuje iznos koji treba prenijeti drugoj strani za proizvod, uslugu ili rad. Prilikom plaćanja, prema zadanim postavkama, pretpostavlja se da je subjekt suglasan s transakcijom.
Račun mora sadržavati:
- Naslov dokumenta.
- Naziv usluga (roba, radova) za koje se plaća.
- Cijena.
- Ukupan iznos.
- Pojedinosti o plaćanju.
Trenutno je cijeli popis računovodstvenih dokumenata sadržan u programu "1C", stoga se njihova registracija provodi u automatskom načinu.
Imajte na umu da je račun od male vrijednosti za regulatorna tijela. U njemu prodavatelj fiksira zadanu cijenu. S pozicije računovođe, račun je najvažniji primarni dokument na temelju kojeg knjigovodstveni zapisi.
Račun djeluje kao vrsta fakture. Ovaj rad sadrži posebnu liniju za označavanje iznosa PDV-a.
Dokumentacija o plaćanju
Činjenicu plaćanja možete potvrditi blagajničkim čekom ili drugim sličnim dokumentom. Plaćanje potvrđuje činjenicu plaćanja za isporuku proizvoda, usluga, rada. Konkretna vrsta dokumenta odabire se ovisno o načinu plaćanja: gotovinom ili bankovnim prijenosom.
Jedan od najpopularnijih dokumenata za namirenje je nalog za plaćanje. To je nalog vlasnika računa da banka prenese sredstva na navedeni račun. Dokument se može koristiti za plaćanje usluga, robe, za plaćanje predujma, otplatu kredita itd.
U slučaju odbitaka u proračun popunjava se polje 22 "Šifra". V nalog za plaćanje UIN (jedinstveni identifikator) je naveden u ovom stupcu. Zahvaljujući njemu, fiskalna vlast prepoznaje platitelja.
Polje "Šifra" u nalogu za plaćanje može se popuniti na različite načine. Ovisi o tome kako subjekt ispunjava svoju obvezu prema proračunu: dobrovoljno ili na zahtjev nadzornog tijela.
Tovarni list
TTN obrazac sastavlja pošiljatelj. je osnova za prijenos robe primatelju. Dokument se sastavlja u 4 primjerka. Prema TTN-u, prodavatelj uzima u obzir prodaju, a kupac prima isporuku robe.
Imajte na umu da se TTN sastavlja tijekom prijevoza robe vlastitim sredstvima poduzeća. Ako prijevoz obavlja treća tvrtka, izdaje se obrazac 1-T.
Još jedan važna točka: podaci u TTN-u moraju odgovarati podacima na računu.
Potvrda o završetku
Ovaj dokument sastavljaju kupac i dobavljač. Akt je potvrda izvršenja posla, pružanja usluga po ugovorenoj cijeni u roku utvrđenom ugovorom. Pojednostavljeno, ovo je izvješće izvođača kupcu.
Trenutno, jedinstveni oblik zakona nije odobren. Tvrtka ima pravo samostalno razviti obrazac i popraviti ga u računovodstvenoj politici.
Glavni detalji čina su:
- Broj i datum registracije u računovodstvene evidencije.
- Datum pripreme.
- Pojedinosti ugovora, u skladu s kojim je akt formiran.
- Termin, obujam, cijena rada.
- Podaci o računu za koji će se izvršiti uplata.
- Ime naručitelja i izvođača radova.
- Potpisi sudionika u transakciji.
Akt se uvijek sastavlja u dva primjerka.
Obrazac M-15
Ova se kratica koristi za označavanje sporedne fakture. Treba napomenuti da ovaj dokument nije obvezan, ali ga poduzeća često koriste.
Račun za ispuštanje materijala na van sastavlja se ako je potrebno prenijeti vrijednosti iz glavnog (glavnog) ureda u udaljene odjele ili druge tvrtke (ako postoji poseban dogovor).
Pravila registracije f. M-15
U prvom dijelu rada stavljen je broj u skladu s tijekom dokumenata poduzeća. Ovdje također treba navesti puni naziv tvrtke i OKPO.
Prva tablica odražava datum sastavljanja dokumenta, šifru operacije (ako se koristi odgovarajući sustav), naziv strukturna jedinica, djelokrug tvrtke koja izdaje račun.
Isto tako, navedeni su podaci o primatelju i osobi odgovornoj za dostavu. U nastavku se nalazi poveznica na dokument prema kojem se izdaje račun. To može biti ugovor, nalog itd.
U glavnoj tablici stupci 1. i 2. označavaju računovodstveni podračun i šifru analitičko računovodstvo svi materijali koje treba odbaciti.
- naziv materijala s naznakom pojedinačnih karakteristika, marke, veličine, razreda;
- broj popisa dionica (ako ga nema, ćelija se ne popunjava);
- šifra jedinice;
- naziv jedinice;
- iznos prenesene robe;
- podatke o stvarno puštenim predmetima iz skladišta (popunjava skladištar);
- Ukupni trošak materijali;
- Cijena bez PDV-a;
- iznos dodijeljenog PDV-a;
- ukupni trošak s PDV-om;
- inventarni broj materijali;
- broj putovnice (ako postoji);
- evidencijski broj u skladu s upisnom iskaznicom.
Račun potpisuju knjigovođa, djelatnik zadužen za ispuštanje dragocjenosti iz skladišta i primatelj.
Napredna izvješća u "1C"
Formiranje računovodstvenih dokumenata jedna je od najčešćih radnji računovođe. Mnoga plaćanja gotovinom obrađuju se unaprijed dokumentima. To uključuje putne troškove, kupnju za kućanstvo itd.
Često zaposlenici poduzeća primaju sredstva iz blagajne za poslovne troškove. Nakon stjecanja potrebnih vrijednosti (na primjer, tiskanice), zaposlenici prijavljuju i dostavljaju računovodstvu popratne dokumente.
Računovođa, pak, mora evidentirati sve troškove u računovodstvenom sustavu. Otvorena " Izvješća o troškovima"u" 1C "možete u odjeljku" Banka i blagajnik ", pododjeljak" Gotovina. "
Na vrhu obrasca naznačeno je:
- Naziv tvrtke.
- Skladište u koje će se kapitalizirati novoprimljene vrijednosti.
- Zaposlenik koji je odgovoran za sredstva primljena prema izvješću.
Dokument sadrži 5 oznaka. U odjeljku "Avansi" trebate odabrati dokument za koji su sredstva izdana:
- Novčani dokument.
- Novčani nalog za račun.
- Otpis računa.
Ako je roba kupljena izdanim sredstvima, ona se odražava na istoimenoj kartici. U odjeljku "Kontejneri" navedite podatke o povratnim spremnicima (na primjer, boce za vodu). U kartici "Plaćanje" prikazuju se podaci o gotovini plaćenoj dobavljačima za kupnju predmeta ili izdanoj uz nadolazeću isporuku.
U odjeljku "Ostalo" informacije o putni troškovi: dnevnice, troškovi goriva i maziva, ulaznice itd.
"Univerzalni" oblik
Na popisu primarnih računovodstvenih isprava nalazi se jedan papir koji se može koristiti u raznim situacijama. Koristi se u formiranju i računovodstva i porezno izvješćivanje... Ovo je otprilike računovodstveni izvještaj... Obrazac je potreban, ako je potrebno, za ispravljanje pogreške. Osim toga, dokument je potreban pri obavljanju transakcija koje zahtijevaju objašnjenja, odražavaju izračun, potvrđuju transakcije, ako nema drugih vrijednosnih papira.
Utančanost
Treba reći da poduzeće ima pravo potvrditi izvršenje transakcija koje ne zahtijevaju izvršavanje standardnih (standardnih, unificiranih) obrazaca, ne uz pomoć potvrde, već putem samostalno izrađenih primarnih računovodstvenih dokumenata. Njihov popis, međutim, trebao bi biti fiksiran u financijskoj politici tvrtke.
Pravila za sastavljanje potvrde
Ne postoji jedinstveni jedinstveni obrazac odobren za ovaj dokument. U skladu s tim, stručnjaci ga mogu sastaviti u slobodnom obliku ili koristiti predloške razvijene u poduzeću. Među obveznim podacima koje bi certifikat trebao sadržavati, treba napomenuti:
- Informacije o tvrtki.
- Datum i razlozi za sastavljanje.
- Primarni računovodstvene isprave i računovodstvene registre, uz koje se potvrda prilaže.
- Potpis odgovornog djelatnika.
Možete pisati na običnom A4 bijelom listu ili na zaglavlju tvrtke.
Prilikom sastavljanja morate biti vrlo oprezni da ne pogriješite. Što je pomoć detaljnija, recenzenti imaju manje dodatnih pitanja.
Dokument bi, naravno, trebao sadržavati samo pouzdane podatke. Ako se tijekom pisanja otkriju pogreške, bolje je ponovno sastaviti potvrdu.
Značajke pohrane
Sve što se odnosi na primarnu računovodstvenu dokumentaciju mora se čuvati u poduzeću najmanje 5 godina. Obračun ovog razdoblja počinje od datuma završetka izvještajnog razdoblja u kojem su papiri izdani.
Dodatno
Primarna organizacija može biti sastavljena na papiru ili u elektroničkom formatu... U posljednje vrijeme sve češće preferiraju poduzeća elektroničko upravljanje dokumentima... To je razumljivo: potrebno je mnogo manje vremena za obradu i slanje papira.
Elektronički dokumenti moraju biti ovjereni digitalnim potpisom (poboljšani ili konvencionalni - po dogovoru između ugovornih strana).
Odgovornost
Primarna dokumentacija je najvažniji element gospodarskog života poduzeća. U njegovom nedostatku, tvrtka će se suočiti s ozbiljnim sankcijama od strane regulatornih tijela. Novčane kazne bit će izrečene i u slučaju pogrešaka u primarnoj dokumentaciji, netočnih podataka.
Kršenje propisa podrazumijeva kaznu ne samo prema Poreznom zakonu, već i prema Zakonu o upravnim prekršajima. Ako postoje razlozi, počinitelji se mogu i procesuirati.
Zaključak
U radu poduzeća mogu se koristiti različiti dokumenti. U isto vrijeme, neki od njih mogu imati jedinstveni oblik, a neke ih tvrtka može samostalno razvijati. No, bez obzira na to, svi potrebni detalji moraju biti prisutni u dokumentima.
Neka poduzeća prakticiraju korištenje kombiniranih dokumenata. Riječ je o jedinstvenim oblicima, dopunjenim u skladu sa specifičnostima djelatnosti organizacije.
Odabrane vrste primarne dokumentacije važno je odražavati u računovodstvenoj politici poduzeća. Tijekom poslovanja tvrtke može se pojaviti potreba za novim dokumentima. Ako ih razvija poduzeće, onda ih treba spomenuti u računovodstvenoj politici.
Napominjemo da druga strana također može samostalno razviti određene oblike vrijednosnih papira. Financijska politika mora naznačiti da društvo prihvaća takve dokumente od drugih ugovornih strana.
Za bilježenje mnogih operacija, organizacije ne smiju koristiti objedinjene oblike primarne dokumentacije. Međutim, ako govorimo o gotovinskim transakcijama, onda se oni sastavljaju isključivo odobrenim nalozima i drugim platnim dokumentima.
Danas u računovodstvu važno mjesto preuzima ispravno izvođenje primarne dokumentacije. Stoga svaki računovođa mora znati ispravno sastaviti dati pogled dokumente. Ovaj će članak biti posvećen ovom pitanju.
Primarne isprave smatraju se osnovom za upis u računovodstvo i upis u registar. Ti dokumenti, koji se koriste u računovodstvu, smatraju se dijelom sustava upravljačke dokumentacije.
U računovodstvu se dokumenti mogu evidentirati u upisniku primarne dokumentacije samo kada su sastavljeni prema strukturi koja se nalazi u određenim albumima koji sadrže jedinstvene obrasce. Posebno su kreirani za primarnu dokumentaciju. U ovim obrascima možete pronaći uzorak dizajna potrebni dokumenti... Ovaj oblik je određen zakonom Ruska Federacija... Obrazac je u Rusiji potvrđen nalogom Ministarstva financija.
Klasificirani su prema Sveruskoj klasifikaciji upravljačke dokumentacije, skraćenici OKUD. Prema ovoj klasifikaciji, svakom primarnom dokumentu dodijeljena je OKUD šifra.
U računovodstvu, ako je potrebno, za registraciju takvih podataka postoji oblik modela... U njega je moguće uključiti dodatne i nove linije. Ovi novi detalji, koji su bili predviđeni prethodno legaliziranim obrascem, moraju u obvezno ostati netaknuta. Nove promjene koje su izvršene izrađuju se u skladu s postojećim redoslijedom (naredbom). Ove promjene u obrascima koji se odnose na računovodstvo, gotovinske transakcije ne brini.
Obrasci koje je odobrio Goskomstat Rusije sadrže određena područja s šifriranim informacijama. Ispunjavaju se u potpunosti u skladu s klasifikatorima usvojenim u Ruskoj Federaciji. Treba imati na umu da se kodovi koji nemaju veze u skladu s prihvaćenim klasifikatorom (ovo se odnosi na stupce s nazivom "Vrsta postupaka" i druge) koriste za generalizaciju i klasifikaciju informacija primljenih prilikom obrade podataka pomoću računala. Oni su pričvršćeni u strogom skladu s odabranim sustavom kodiranja, koji je legalizirala ova organizacija. 
Osim toga, računovodstveni dokumenti se prenose u računovodstvo, koje je poduzeće samostalno razvilo. To su posebni obrasci u računovodstvu koji imaju tražene podatke. Oni su osigurani rusko zakonodavstvo... Računovodstvo omogućuje održavanje vlastiti razvoj, već samo informacije koje ne sadrže standardizirane uzorke u albumima.
Danas se u računovodstvenom odjelu smatraju obveznim zahtjevima za obradu primarnih informacija:
- datum registracije dokumentacije;
- titula;
- Naziv organizacije. Navedena je organizacija u čije ime su te informacije sastavljene;
- naziv radnog mjesta osobe/osoba koje su bile odgovorne za provođenje poslovnih postupaka i ispravnost registracije;
- sadržaj poslovnog postupka izražen je u naznaku vrijednosti, kao i prirodnim izrazom;
- moraju postojati osobni potpisi svih osoba navedenih u dokumentu.
Visokokvalitetno, pravodobno izvršenje sve primarne dokumentacije (ne zaboravite na pouzdanost podataka navedenih u njima), kao i daljnji prijenos računovodstvenom odjelu treba provesti u rokovima strogo određenim zakonom. To se radi kako bi se datum prikazao u računovodstvu. Ove procedure sastavljaju osobe koje su sastavile i potpisale dokumente.
Morate znati da u računovodstvu popis tih ljudi koji imaju pravo potpisa na primarnom dokumentu može utvrditi samo voditelj ove organizacije (uz prethodni dogovor s glavnim računovođom). Samo ti ljudi mogu odrediti popis dužnosnika koji imaju pravo potpisa. Dokumentaciju, prema kojoj se vrši registracija raznih poslovnih postupaka vezanih uz novčana sredstva, mogu potpisati samo voditelj i glavni računovođa. Osim navedenih osoba, dopušteni su potpisi drugih osoba. Treba imati na umu da ih sve prvo moraju odobriti voditelj i glavni računovođa.
Slijedom toga, u računovodstvu su primarni dokumenti izravni dokazi o provedbi sljedećih vrsta poslovnih postupaka: podizanja gotovine, plaćanja robe i dr. Sastavljaju se neposredno u trenutku završetka postupka ili nakon njegovog završetka (ako je nemoguće sastaviti u vrijeme samog postupka). 
Prema postojećoj klasifikaciji, računovodstveni primarni dokumenti dijele se na sljedeće vrste:
- računovodstvena registracija;
- oslobađajući;
- organizacijske i administrativne.
Razmotrimo zadnje dvije skupine detaljnije:
Kako bi se ispravno držao popis primarne dokumentacije u računovodstvu, izrađen je i odobren određeni raspored tijeka rada. Određuje vrijeme kretanja, postupak prijenosa primarne dokumentacije unutar poduzeća i daljnji prijem u računovodstveni odjel.
Svi ovi dokumenti koje je primio računovođa moraju se provjeriti na sljedeće točke:
- aritmetička stavka. Znači provedbu obračuna iznosa;
- semantičkim sadržajem. Dokument treba pratiti odnos njegovih pojedinačnih pokazatelja. Ne smije sadržavati unutarnje proturječnosti;
- po formatu. Provjerava se ispravnost, potpunost dokumenta, kao i ispravnost popunjavanja podataka u njemu.
Ako se u dokumentu pronađu nedosljednosti za bilo koje parametre, moraju se ispraviti. Osoba koja ga je osmislila trebala bi vladati. Ponekad je potrebno rekonstruirati cijeli dokument.
Tek nakon provjere slijedi prijenos dokumentacije u računovodstvo. Podaci iz njih se prenose u računovodstvene registre. Sam dokument dobiva oznaku koja omogućuje isključivanje mogućnosti njegove ponovne uporabe. Ova oznaka može predstavljati datum upisa i upisa u računovodstveni registar.
U računovodstvu je dopušteno sastavljanje primarne dokumentacije u strojnom ili papirnatom obliku. Kada se upotrijebi strojni medij, potrebno je napraviti papirnatu kopiju. 
Svi podaci predaju se u arhiv samo kronološki. Dovršava se, zatim isprepliće i skladišti u fascikle. Ovaj postupak prati i izdavanje potvrde. Prilikom pohrane u zgradi arhiva podaci moraju biti zaštićeni od neovlaštenih ispravaka. Provedba postupka ispravljanja moguća je samo ako se potvrdi valjanost razloga. Učinjene ispravke potvrđuju se potpisom službene osobe. Potrebno je unijeti datum ispravka.
Razdoblja skladištenja
Pohrana primarne dokumentacije odvija se prema određenim vremenskim okvirima, koji su navedeni u zakonodavstvu Ruske Federacije. Prema njemu, organizacija mora čuvati sve primarne dokumente, kao i registre računovodstva i izvješća u razdoblju od najmanje 5 godina. U tom slučaju, podaci potrebni za plaćanje i obračun poreza moraju se čuvati 4 godine. Također, dokumentacija koja potvrđuje gubitak čuva se tijekom cijelog razdoblja smanjenja oporezive dobiti poduzeća za iznos ranije primljenog gubitka. Kadrovsko knjigovodstvena dokumentacija, osobni računi svih zaposlenika, pohranjeno u arhivu 75 godina.
Treba imati na umu da razdoblje skladištenja počinje teći od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine registracije dokumentacije.
Zakonodavstvo ne sadrži jasna pravila o provedbi postupka za obnovu takvih dokumenata. Ovaj aspekt je važan u situaciji oštećenja ili gubitka onoga što je potrebno.
Pojedini propisi sadrže jasne upute o rokovima čuvanja primarnih računovodstvenih evidencija. No, postupak korak po korak koji bi se trebao provesti u slučaju gubitka nije definiran. U ovoj situaciji potrebno je nalogom imenovati povjerenstvo koje provodi istragu radi utvrđivanja uzroka oštećenja, gubitka, povrede integriteta dokumenta. Na studiju je moguće povezati predstavnike istražnih tijela, predstavnike sigurnosne i vatrogasne službe. Nakon toga slijede mjere oporavka. 
Ispravak pogreške
Kratko smo razgovarali o ispravljanju pogrešaka u primarnoj dokumentaciji iznad. Ispravljanje postojećih pogrešaka u dokumentima i računovodstvenim registrima propisano je u zakonodavstvu Rusije.
Sukladno ovim propisima, strogo je zabranjeno vršiti bilo kakve ispravke dokumentacije vezane uz bankovne i gotovinske podatke. U ostalim situacijama ispravci se vrše samo kada postoji dogovor sa svim sudionicima u poslovnom postupku. Ovaj sporazum je nužno ovjeren potpisima svih sudionika ispravka. Također, svakako navedite datum unosa svih ispravaka.
Imajte na umu da u računovodstvu pojedinosti dokumenta koje treba ispraviti treba precrtati tankom i jasnom linijom tako da je precrtani izvorni sadržaj/značenje učinjenog ispravka jasno vidljiv. U blizini rekvizita trebali biste napraviti bilješku "Ispravljeno vjerujem". Nakon toga ispravak se mora ovjeriti potpisom. službeno koji je implementirao popravak. Dokument mora sadržavati njegove inicijale i prezime.
Poznavanje gore navedenih odredbi pomoći će da se pravilno i brzo izradi primarna dokumentacija za računovodstveni odjel.
Video "Što su primarni računovodstveni dokumenti"
Gledajući unos, naučit ćete kako predati primarnu dokumentaciju poreznim tijelima u Rusiji.
Računovodstvo je teško organiziranog sustava... Na temelju toga prikupljaju se podaci u primarnim dokumentima, registraciji i njihovoj daljnjoj analizi. Oni. računovodstvo je izraz svih financijskih i poslovnih transakcija u novčani ekvivalent... Kako se vodi primarno računovodstvo naučit ćete iz članka.
Sve ima cijenu
Računovodstvo vam omogućuje da sve transakcije dovedete u monetarne uvjete. Na primjer, radni odnosi, odnosi kupaca i dobavljača, vođenje evidencije radnog vremena, odnosi s državom - plaćanje poreza. Ona odražava ne samo vođenje takvih operacija, već i njihovu analizu. To nam u budućnosti omogućuje da donesemo zaključak o solventnosti i bonitetu organizacije u cjelini. I na temelju toga otkloniti slabosti financijska politika te odabrati smjer daljnjeg razvoja.
Važno: osnova za smjer daljnjeg razvoja organizacije je vođenje primarnog računovodstva.
Ovo je temelj koji vam omogućuje prikupljanje svih potrebnih informacija.
Izvorni dokumenti
Iznad smo primarnu dokumentaciju nazvali temelj računovodstva u poduzeću. Može se usporediti i s korijenjem stabla iz kojeg kasnije izraste deblo i grančice - registri. Listovi su sintetičko računovodstvo za račune, koje vam omogućuje ispravnu i potpunu procjenu rada tvrtke.
Dajmo definiciju. Primarna dokumentacija je specifičan dokument zakonski jasno utvrđenog oblika, ispunjen u skladu sa svim računovodstvenim pravilima, preporukama poreznih, bankarskih, statičkih i niza drugih nadležnih tijela zainteresiranih za to.
Primarnu dokumentaciju odobravaju tijela za statistiku. Specijaliziraniji i uže usmjereni dokumenti – po odjelima za određene vrste aktivnosti.
Takva dokumentacija omogućuje bilježenje i praćenje financijskih i poslovnih transakcija u poduzeću. Oni. to je osnova koja se koristi u pojedinim poduzećima.
Pravila punjenja
Uz činjenicu da su statistička tijela angažirana na odobravanju dokumenata, razvila su niz zahtjeva za i ispunjavanje.
Obavezno popunjavanje:
- Puni naziv dokumenta (kratica nije dopuštena);
- Datum izdavanja dokumenta;
- Pune informacije o organizaciji koja priprema dokument i kome je namijenjen;
- Potpuni bankovni podaci druge strane, ako su potrebni;
- Potpune informacije o poslovanju, izražene u kvantitativnim i novčanim iznosima;
- Podaci o zaposleniku koji ima pravo ovjeriti dokument (položaj, potpis, prijepis);
- Žig ili pečat (mokri).
Unatoč činjenici da su gore navedeni zahtjevi obvezni, u nekim slučajevima, zbog nepažnje ili drugih razloga, moguće je preskočiti jednu ili više stavki. Ova povreda ne povlači za sobom nevaljanost primarnog računovodstva.
Vrste primarne dokumentacije
Svaka zasebna financijska i poslovna transakcija izdaje se s određenim dokumentom. Ovdje su glavne.
- Račun - za kupce, na kojem se navodi naziv proizvoda ili usluge, bankovni podaci dobavljača;
- Nalog za plaćanje - za dobavljača od kupca, koji potvrđuje činjenicu plaćanja, bezgotovinski oblik;
- Račun - za kupca, prema kojem je izvršio plaćanje dobavljaču u gotovini;
- Izvod iz banke - omogućuje vam da vidite kretanje sredstava na trenutni račun poduzeća za određeno razdoblje;
- Nalog za gotovinu - omogućuje vam da vidite kretanje sredstava na blagajni organizacije;
- Putni list ili univerzalni prijenosni dokumenti, račun - potvrđuje otpremu materijala ili pružanje usluga nakon plaćanja. Označava naziv proizvoda, volumen i cijenu.
- Teretni list - za prijevoz materijala od dobavljača do kupca. Označava puni naziv dobavljača i kupca, TIN, pravnu adresu, mjesto odakle i gdje se teret prevozi, podatke o prijevozniku.
- Potvrda o prodaji – kao tovarni list, potvrđuje otpremu robe od dobavljača do kupca. Mora imati datum, broj i registriran u poreznoj upravi.
- Prethodno izvješće - izvještajni dokument koji potvrđuje potrošeno odgovorna sredstva izdao zaposleniku. Uz njega se uz A4 list prilažu blagajnički račun, računi, ugovori-prijave koje potvrđuju troškove.
- Time sheet - bilježi broj sati koje je zaposlenik radio u organizaciji mjesec dana;
- Obračun, obračun plaća ili obračun plaća - na temelju prvog obračunava se obračun plaća, a na temelju drugog izdavanje.
Važno: Gore navedeni dokumenti su tipični i zakonski strogo unificirani. Ne mogu se ne provoditi na zahtjev voditelja ili se nekako promijeniti.
Dopušteno je uvođenje dodatne dokumentacije, na temelju specifičnosti posla.
Ispravci u primarnoj dokumentaciji
Nije uvijek moguće ispravno ispuniti obrazac. Neke je dopušteno ispraviti, druge je potrebno prepisati. Kako se popravak radi prikazano je u nastavku.
Ispravci u primarnoj dokumentaciji:
- Ispravci nisu dopušteni u labavom izvještajnom dokumentu - treba ga potpuno prepisati;
- U dokumentu strogog izvješćivanja: precrtati pogrešku crvenom crtom dijagonalno u jednoj ćeliji i staviti "poništeno", obrazac mora ostati netočan;
- Bilo kakav ispravak: prekrižite, napišite ispravnu verziju na vrhu i napravite natpis “vjerovati ispravljeno”, pečat i potpis ispravljenog djelatnika;
- Nikada nemojte zasjeniti ili podebljati precrtanu liniju, netočan unos bi trebao biti vidljiv.
Razdoblja skladištenja
Rok trajanja različitih oblika je različit. Moraju se čuvati najmanje 5 godina. Na primjer, svi dokumenti koji se odnose na zaposlenike (od plaće, plaćanje poreza, osobni dosje) mora se čuvati najmanje 75 godina. Razlog tome su česti zahtjevi bivših zaposlenika za izračun mirovina.
Odlučite li police osloboditi od starih dokumenata, nakon isteka roka skladištenja sastavite poseban akt i naplatite proviziju za zbrinjavanje primarne dokumentacije.
Ishodi
Dakle, ispitali smo kako se vodi primarna dokumentacija. To je osnova za cjelokupni računovodstveni odjel poduzeća. Stoga se prema vođenju primarnog računovodstva treba odnositi sa svom odgovornošću i pažnjom.
Primarne računovodstvene isprave su objedinjene. Statistička tijela su angažirana na njihovom razvoju. Organizacija nema pravo mijenjati ih. Mora se popuniti naziv dokumenta, datum registracije, puni naziv druge ugovorne strane kupca i dobavljača, naziv robe u vrijednosti i količini, potpis ovlaštene osobe.
Ispravci u izvornoj dokumentaciji su dopušteni. Da biste to učinili, netočan unos treba precrtati i na vrhu napisati ispravnu opciju, pripisujući "ispravljenom uvjerenju", datum, potpis i pečat organizacije.
Razdoblje čuvanja primarne dokumentacije je 5 godina ili više.
Djelatnost računovodstvenog odjela sastavni je dio funkcioniranja poduzeća; uključuje provedbu od strane djelatnika raznih radnji - od obračuna do izvođenja i održavanja primarne dokumentacije. Stupanj odgovornosti tvrtke ili njezinog neposrednog rukovoditelja za učinjene pogreške također se uvelike razlikuje: ako se odnose na čisto interne probleme, ne treba ni govoriti o novčanoj kazni; ako je riječ o ispravama o plaćanju, na temelju kojih se ubuduće plaćaju porezi, počinitelju može prijeti ne samo novčana kazna, već i zatvor. Zato je dobro organiziran rad s primarnim organizacijama jedno od prioritetnih područja rada pravne osobe.
Pojam "primarna dokumentacija", za razliku od ili slično, koristi se isključivo u računovodstvu, što, ako je potrebno zajednički rješavati organizacijska pitanja, predstavlja poteškoće predstavnicima drugih odjela poduzeća. U nastavku će biti opisano što je primarna organizacija u cjelini, kao i indikativan popis dokumenata uključenih u nju.
Što je primarna dokumentacija u računovodstvu?
Čudno je da je glavni normativni akt koji se koristi u organizaciji rada računovodstvenog odjela, Savezni zakon „O računovodstvo»Broj 402-FZ, usvojen 6. prosinca 2011. i koji sadrži izmjene i dopune od 29. srpnja 2018., ne daje jednoznačnu definiciju ovog izraza. Prema stavku 1. članka 9. navedenog zakona, svi propisno izrađeni i službeno ovjereni papiri, koji odražavaju jednu ili drugu epizodu gospodarskog života poduzeća, mogu se pripisati primarnoj dokumentaciji.
Takve epizode uključuju primanje novca u zamjenu za proizvode koje je tvrtka isporučila, ponuđene usluge ili obavljeni rad, ili, obrnuto, prijenos novca za kupnju zaliha. Na zahtjev čelnika poduzeća (stav 4. istog članka) u popis primarnih računovodstvene isprave mogu biti uključeni i sadržavati informacije o međusobnim nagodbama koje nisu povezane s financijskim transakcijama.
Važno: glavni kriterij primarne dokumentacije u računovodstvu je prisutnost činjenice prijenosa sredstava od jedne osobe (zaposlenik, individualni poduzetnik, čvrsta) drugome. Dakle, popis primarnih subjekata neće biti uključen ni pod kojim uvjetima, ali dolazni ili odlazni novčani nalog je sasvim.
Srock skladištenje primarnih dokumenata u računovodstvu - najmanje pet godina od godine registracije. Kao što pokazuje praksa, najčešće predstavnici Savezne porezna služba zatraže primarnu organizaciju u prvoj godini ili tri; ubuduće se papiri mogu prenijeti u arhiv na pohranu, a nakon isteka navedenog roka mogu se uništiti u skladu s internim propisima poduzeća i propisima domaćeg zakonodavstva.
Međutim, budući da je u ruskoj birokratskoj praksi obično teže raspolagati dokumentima nego ih nastaviti pohranjivati, nepotreban primarni predmet može se ostaviti u arhivu sve dok ima dovoljno mjesta; nema kazne za to ni navedenim Federalnim zakonom br. 402-FZ, niti drugima propisi nije predviđeno.
Isto tako, vođenje primarne dokumentacije može se dodijeliti jednom ili više zaposlenika poduzeća, ovisno o njihovoj kvalifikaciji i broju osoblja. Ako se predmet odnosi na poduzetnika pojedinca koji nema odgovarajuće stručnjake pod svojim nadzorom, on ima pravo, po vlastitom izboru, samostalno sastaviti dokumente ili u predmet uključiti tvrtke treće strane koje pružaju takve usluge.
Popis primarnih računovodstvenih isprava
V najnovije izdanje Savezni zakon br. 402-FZ (točnije, u stavku 4. članka 9. dokumenta) pravo utvrđivanja koja dokumentacija pripada primarnoj prenosi se na voditelja ( izvršnom direktoru, direktor) poduzeća. U skladu s ustaljenom praksom, potpisuje popis koji je već pripremio glavni računovođa, iako posao (od analize aktivnosti do zbrajanja rezultata) može preuzeti u potpunosti na sebe.
Posljedično, ne treba govoriti o jedinstvenom popisu primarnih dokumenata; mogu se navesti samo oni koji su najčešće uključeni u ovaj popis radova:
- Ugovor... Najviše kontroverzna točka sa stajališta vlasništva dokumenata: ugovori se često ne pohranjuju u računovodstvu, već u pravnom odjelu ili čak u kadrovskom odjelu. S druge strane, upravo potpisivanje ugovora postaje prvi korak prema novoj činjenici gospodarskog života poduzeća, stoga mnogi menadžeri po svojim naredbama uključuju ugovore o kupoprodaji, pružanju usluga, izvedbi. rada, zakupa i drugih izravno vezanih uz kretanje Gotovina teče, do primarne. Zapravo, adekvatno sastavljen ugovor sadrži sve znakove primarnog dokumenta iz stavka 2. članka 9. Federalnog zakona br. 402-FZ - što znači da u ovom slučaju nema očitog kršenja.
- Ček... Na temelju predloženog računa kupac (potrošač) prenosi na prodavatelja (dobavljača) prije ili nakon primitka robe ili usluge unovčiti... Prihvaćanje računa može se smatrati stvarnim pristankom na njegovo plaćanje. Osim toga, ovaj primarni dokument može sadržavati (ili duplicirati u skladu s ugovorom) uvjete za pružanje zaliha ili radova, kao i načine plaćanja kod prodavatelja, pa čak i postupak povrata sredstava u slučaju neuspjeha od strane jednog ili obje strane u transakciji svojih obveza....
- Lista pakiranja... Ovaj dokument, koji je uvijek uključen u primarni, sadrži cijeli popis pušten ili prenesen inventar: kako Gotovi proizvodi kao i pojedini elementi ili sirovine. Broj primjeraka teretnog lista nije reguliran: mora odgovarati broju strana u transakciji. I, naravno, svaki primjerak mora biti ovjeren potpisima svih suradnika; otisci pečata ili pečata u ovom slučaju nisu obavezni.
- Potvrda o prihvaćanju... Primarni dokument koji se sastavlja na temelju rezultata pružanja usluga, obavljanja poslova ili isporuke zaliha. Potpisano od strane predstavnika obje strane; ako netko od njih (obično primatelj) odbije potpisati papir, može se jednostrano ovjeriti (bez greške u prisutnosti promatrača). Akt prihvaćanja i prijenosa može sadržavati i dodatne napomene, pojašnjenja ili pojašnjenja koje su strane dale u odgovarajućoj tablici. Korištenje pečata ili pečata organizacija za certifikaciju nije obvezno. Varijanta ovog dokumenta, također uključena u primarni, je akt o prihvaćanju i prijenosu dugotrajne imovine (OS-1), koji odražava kretanje dugotrajne imovine tvrtke.
- Platni listić... Pruža podatke o plaćama svih zaposlenika tvrtke, uključujući poticajne i isplate odštete: bonusi, doplate i tako dalje. Ovaj primarni dokument ovjeren je potpisima glavnog računovođe i čelnika poduzeća; također, za razliku od dvije gore navedene točke, da bi se potvrdila pravna snaga izjave, na nju se stavlja "živi" otisak pečata ili pečata organizacije.
- Gotovinski dokumenti... To uključuje prihod i nalozi o troškovima i blagajna knjiga... Iz njihovog sadržaja možete dobiti najpotpuniju sliku o kretanju financijskih tokova. KO-1, KO-2 i KO-4 sadrže podatke o svakoj činjenici iz gospodarskog života - dakle, njima će se u prvom redu rukovoditi ovlaštene osobe prilikom provjere. Dodatni novčani dokumenti koji se koriste nešto manjim intenzitetom (registracijski dnevnik gotovinski nalozi KO-3 i knjiga novčanih tokova KO-5) također se odnose na primarnu dokumentaciju, sastavljenu i pohranjenu u skladu s općim pravilima.
Najčešće je primarna organizacija organizirana prema kronološkom principu – od prvog dokumenta o transakciji do posljednjeg; moguće su i druge opcije - po dodacima, kombinirano itd.
Kako se izrađuje primarna dokumentacija u računovodstvu?
Potrebne komponente svakog primarnog dokumenta su:
- naslov prema utvrđenom jedinstvenom obliku;
- datum potpisivanja (papir se može sastaviti i ispisati u bilo koje vrijeme);
- puni službeni naziv organizacije ili poduzeća (možete dodati skraćeni naziv);
- opis i objašnjenje epizode kretanja sredstava, odnosno činjenice ekonomska aktivnost;
- vrijednost transakcije u prirodnom (s jedne strane) i novčanom (s druge strane) izrazu uz neizostavnu naznaku mjernih jedinica;
- imena u skladu s internim aktima poduzeća odn državni standardi pozicije osoba odgovornih za sklapanje ugovora i završetak transakcije;
- potpisi s prijepisima predstavnika strana u transakciji koji su sudjelovali u sklapanju ugovora.
Kako proizlazi iz stavka 5. istog članka, primarna dokumentacija u računovodstvu trenutno se može sastavljati u papirnatom i elektroničkom obliku; u potonjem slučaju, ovjerava se uz pomoć kvalificiranih elektroničkih digitalnih potpisa stranaka i prenosi drugim stranama na bilo kojem prikladnom mediju ili šalje e-mailom.
Većina primarnih dokumenata izdaje se na temelju jedinstvenih obrazaca koji se ne mogu mijenjati; iznimke su ugovori, akti o preuzimanju i prijenosu i niz drugih isprava, čiji je razvoj oblika i strukture izravno uključen u poslovni subjekt.
Nekoliko savjeta za pripremu primarne dokumentacije:
- Dopušteno je ručno pisati bilješke u obliku kemijskom i gel olovkom s plavom ili crnom pastom; za ispravke se koristi crvena tinta. Za ispunjavanje primarne dokumentacije u elektroničkom obliku dopušteno je koristiti bilo koja elektronička računala koja su prikladna s tehnološkog stajališta.
- Svaki od primarnih dokumenata uključenih u popis mora biti dovršen na vrijeme. Retroaktivno popunjavanje i potpisivanje dokumenata uz obostranu suglasnost stranaka sasvim je moguće, ali je vrlo obeshrabrom o tome obavijestiti regulatorna tijela.
- Ako postupak unosa podataka u obrazac podrazumijeva umnožavanje brojčanih podataka (npr. iznos plaćanja) u pisanom obliku, ni jedna ni druga komponenta ne mogu se zanemariti, inače dokument može biti poništen.
- Prilikom popunjavanja primarnog izvještajnog dokumenta ne smijete ostaviti prazna polja. Ako se u njima nema što napisati, upotrijebite crticu, ili bolje - univerzalni znak, a to je dvostruko precrtano latinično slovo Z.
Važno: za ispravljanje pogrešaka nije dopušteno koristiti ispravne trake, tekućinu, britve, niti jednostavno prekrižiti pogrešno unesene podatke sve dok ih nije nemoguće pročitati u primarnoj dokumentaciji u računovodstvu. Ovisno o situaciji, možete koristiti popravak okvira za dopunu tijela zapisa i preokreta. U prvom slučaju, pogrešne informacije su precrtane tankom crtom, na vrhu se stavlja bilješka koja odražava stvarno stanje stvari, a sa strane stranice je natpis "Ispravljeno (možete) vjerovati “, popraćen potpisom odgovorne osobe i pečatom ili pečatom organizacije. U drugom se postojeće informacije nadopunjuju novim informacijama potrebnim za dobivanje iscrpne slike transakcije. U trećem, koji se posebno često koristi kada se u primarnoj nađe pretjerana informacija, crvenom se pastom dupliciraju podaci koji ne odgovaraju stvarnosti, a pored njih, već uobičajeno, daju se oni točni. Potpis ovjere također je potreban u ovom slučaju.
Primarni dokumenti, kao i ostali dokumenti, moraju biti izrađeni jasno, čitko i lijepo. To će pomoći u budućnosti ako kontroverzne situacije brzo utvrditi istinu, dokazati svoj slučaj u parnici ili pratiti rad ovlaštenih osoba. A dodatni poticaj za savjesno i pravovremeno objavljivanje dokumentacije bit će stavak 3. članka 327. Kaznenog zakona Rusije, prema kojem se korištenje krivotvorenih dokumenata kažnjava novčanom kaznom do 80 tisuća rubalja ili do šest mjeseci. ' plaća krivca, uhićenje do šest mjeseci, obvezni ili popravni rad do 480 sati odnosno 24 mjeseca.
Teško je dokazati svoju nevinost ili nepostojanje corpus delicti i oduzima puno više vremena i živaca od kvalitetne pripreme primarne dokumentacije.
Sumirati
Primarni dokumenti uključuju dokumente koji odražavaju epizode gospodarskih aktivnosti poduzeća ili organizacije. Njihovom registracijom bave se djelatnici računovodstva, a ako je nema - sam poduzetnik ili tvrtke koje pružaju slične usluge. Potpuni popis primarne dokumentacije koja se koristi u djelatnostima tvrtke odobrava njezin voditelj, a obično ga sastavlja glavni računovođa.
Obično se primarno odnosi na ugovore, fakture, akte o preuzimanju i prijenosu, uključujući dugotrajnu imovinu, gotovinske dokumente i druge papire. Moraju uključivati blokove navedene u stavku 2. članka 9. Saveznog zakona br. 402-FZ. Dopušteno je vršiti ispravke u dokumentima na strogo određene načine: preokret, okvirni ili dopunski natpisi.
1. Svaka činjenica gospodarskog života podliježe registraciji primarnom knjigovodstvenom ispravom. Nije dopušteno prihvaćati za računovodstvo isprave koje formaliziraju činjenice iz gospodarskog života koji se nije dogodio, uključujući i one na kojima se temelje imaginarne i lažne transakcije.
2. Obavezni detalji primarni knjigovodstveni dokumenti su:
1) naziv dokumenta;
2) datum izrade dokumenta;
3) naziv privrednog subjekta koji je sastavio ispravu;
5) vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja činjenice gospodarskog života, s naznakom mjernih jedinica;
6) naziv radnog mjesta osobe (osoba) koja je izvršila (izvela) transakciju, operaciju i osobe odgovorne (odgovorne) za njeno izvršenje, odnosno naziv radnog mjesta osobe (osoba) odgovorne (odgovorne) za registracija događaja;
(vidi tekst u prethodnom izdanju)
7) potpise osoba iz stavka 6. ovog dijela s naznakom prezimena i inicijala ili druge podatke potrebne za identifikaciju tih osoba.
3. Primarna knjigovodstvena isprava mora se sastaviti kada se izvrši činjenica gospodarskog života, a ako to nije moguće - odmah nakon njezina završetka. Osoba odgovorna za registraciju činjenice gospodarskog života osigurava pravovremeni prijenos primarnih knjigovodstvenih isprava za upis podataka sadržanih u njima u računovodstvenim registrima, kao i pouzdanost tih podataka. Osoba kojoj je povjereno vođenje računovodstva i osoba s kojom je sklopljen ugovor o pružanju računovodstvenih usluga ne odgovaraju za usklađenost primarnih knjigovodstvenih isprava koje su sastavile druge osobe sa svršenom činjenicom gospodarskog života.
(vidi tekst u prethodnom izdanju)
4. Obrasce primarnih knjigovodstvenih isprava utvrđuje čelnik gospodarskog subjekta na prijedlog službenika kojemu je povjereno računovodstvo. Obrasci primarnih računovodstvenih isprava za organizacije Javni sektor uspostavljeni su u skladu s proračunskim zakonodavstvom Ruske Federacije.
(vidi tekst u prethodnom izdanju)
5. Primarna knjigovodstvena isprava se sastavlja na tiskana kopija i (ili) u obliku elektroničkog dokumenta potpisanog elektroničkim potpisom.
6. U slučaju da zakonodavstvo Ruske Federacije ili sporazum predviđa podnošenje primarne računovodstvene isprave drugoj osobi ili državnom tijelu na papiru, gospodarski subjekt dužan je na zahtjev druge osobe ili državnog tijela, o svom trošku, dostaviti na papiru preslike primarne knjigovodstvene isprave sastavljene u obliku elektroničke isprave.
7. Ispravci su dopušteni u primarnoj knjigovodstvenoj ispravi, osim ako nije drugačije utvrđeno savezni zakoni odnosno regulatorne pravni akti organima državna regulacija računovodstvo. Ispravak u primarnoj knjigovodstvenoj ispravi mora sadržavati datum ispravka, kao i potpise osoba koje su sačinjavale ispravu u kojoj je izvršen ispravak, s navođenjem njihovih imena i inicijala ili drugih podataka potrebnih za identifikaciju tih osoba.
8. Ako su, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, primarni knjigovodstveni dokumenti, uključujući i u obliku elektroničkog dokumenta, zaplijenjeni, kopije zaplijenjenih dokumenata izrađene na način propisan zakonodavstvom Ruske Federacije uključuju se u računovodstvene isprave.
