Vrste primarne dokumentacije. Popis primarnih računovodstvenih isprava. Ispravak knjigovodstvenih dokumenata

Sva primarna dokumentacija je potvrda financijske aktivnosti tvrtke. Ti dokumenti računovodstvenog odjela prije svega će se zahtijevati tijekom revizije od strane regulatornih tijela. Stoga se postavljaju povećani zahtjevi za održavanje i čuvanje takvih papira.

Primarna dokumentacija, ili kako je nazivaju virtuoznog knjigovođu, primarna, dokaz je financijskih poslova tvrtke. Štoviše, imajući pravnu snagu, ovi papiri mogu ili pomoći tvrtki u kontroverznim pitanjima ili je saplesti. To su: ugovor, račun, isprave za plaćanje, račun, faktura, račun o prodaji i drugi.

Obrasci primarnih dokumenata su unificirani. Ako je potrebno, u obrazac se dodaju dodatni redovi, ali istovremeno zadržavaju glavne. To je naznačeno u Pravilniku o računovodstvu i knjigovodstvu u Ruskoj Federaciji (Naredba Ministarstva financija Rusije od 29. srpnja 1998. br. 34 n (s izmjenama i dopunama od 26. ožujka 2007. br. 26n). gotovinske transakcije(Rezolucija Goskomstata Rusije od 24. ožujka 1999. br. 20).

Sve izmjene i dopune koje su napravljene na oblik modela, odobravaju se nalogom čelnika društva.

Organizacija samostalno razvija obrasce primarnih dokumenata, ako su u katalogu unificirane forme nedostaje traženi obrazac. Preduvjet: takvi obrasci moraju sadržavati potrebne podatke.

1. Kako se zove dokument.
2. Prilikom sastavljanja.
3. Podaci o organizaciji koja sačinjava dokument.
4. Navedite što sadrži konkretna poslovna transakcija za ovaj dokument, trošak transakcije (novčani ili prirodni izraz).
5. Popis osoba odgovornih za sastavljanje dokumenta pod obveznim potpisom.

Gore navedeni detalji su navedeni u Saveznom zakonu "O računovodstvu".

Sve primarne dokumente potrebno je pravovremeno dostaviti računovodstvu. Poštivanje kronologije unosa podataka jedan je od glavnih uvjeta za kompetentno računovodstvo.

Za praktično računovodstvo, cijela primarna organizacija je klasificirana u grupe - tablica:

I još jedan uspješan izum računovodstvenog servisa je raspored rada. Imajte na umu: oblik rasporeda trebao bi se odražavati u računovodstvenoj politici organizacije.

Raspored toka dokumenata

Odgovarajući retci i stupci odražavaju podatke o kretanju knjigovodstvenih dokumenata. Veliki plus ovog rasporeda je da su svi izdani dokumenti pod kontrolom. Glavna stvar je ne zaboraviti napraviti odgovarajuće unose.

Ispunjavamo prema pravilima

Počnimo s činjenicom da se primarni dokumenti podneseni računovodstvu moraju provjeriti. Što provjeriti:

1. Volumen punjenja (popunjeni su svi potrebni redovi i odjeljci).
2. Ispravnost popunjavanja (upisani podaci moraju odgovarati mjestu unosa, kontradiktornosti u podacima su neprihvatljive).
3. Pouzdanost informacija (provjera matematičkih radnji, provjera s popratnim dokumentima).

Ovjerena isprava podliježe upisu u računovodstvene registre.

Savjet: kako biste izbjegli pogrešku ponovnog razmatranja dokumenta u računovodstvu, vrijedi učiniti sljedeće. Na poleđini obrasca naveden je datum i upisni broj u registar.

Kako ispuniti primarne računovodstvene dokumente u 2017

• Svi zapisi koji se sastavljaju u primarnim knjigovodstvenim dokumentima moraju imati dugi rok trajanja.
• Dopušteno je koristiti papirnate dokumente uz elektroničke, nužno potpisane digitalnim potpisom (Savezni zakon 402-FZ od 06.12.2011.).
• Upotreba tiska je obavezna na onim dokumentima gdje je za to rezervirano mjesto.

Od 04. 07. 2015. stiglo je pravo na rad bez okruglog žiga dionička društva i društva s ograničenom odgovornošću (Savezni zakon 82-FZ od 06.04.2015.). Provjerite što pravilnik kaže o korištenju pečata. Ako društvo nastavi koristiti pečat, nema potrebe za izmjenom Statuta. Rok za takve izmjene Statuta društva nije propisan zakonom. Ali ne vrijedi odgađati promjene kako se ne bi unijelo puno proturječja u financijske dokumente.

• Usporedba monetarnih i fizičkih pokazatelja. Nije potrebno naznačiti oboje odjednom, dovoljan je jedan (Savezni zakon 402-FZ). Događa se da je prikladnije naznačiti bilo koji pokazatelj (na primjer, prilikom premještanja materijala unutar tvrtke, prirodna stopa). U aktu prihvaćanja i isporuke usluga prikladnije je navesti samo podatke o troškovima, ali kako bi se izbjegli nesporazumi, vrste usluga su dodatno navedene.
• Potpis odgovorne osobe. Zakon Ruske Federacije ne govori ništa o faksimilnim potpisima na primarnim dokumentima. U pismu Federalne porezne službe Ruske Federacije br. 3–1.11.469 od 23.09.2008. razmatran je stav porezne službe u pogledu faksimila na dokumentima.
• Valuta u kojoj je dokument sastavljen. Glavni valutna jedinica- rublja. Čak i kada uvjeti ugovora govore o tome konvencionalne jedinice... Budući da se sve transakcije u računovodstvu vrednuju u rubljama (FZ 402-FZ od 06.12.2011.). Nitko ne zabranjuje uvođenje dodatnih stupaca koji označavaju iznose u stranoj valuti, ali stupac koji označava iznos u rubljama mora biti obavezan. U suprotnom postoji opasnost od povlačenja troškova i odbitaka PDV-a.

Popis primarnih dokumenata

Ugovor

Pojam "ugovora" uređen je čl. 420 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Ugovor je sporazum o nastanku (promjeni) ili prestanku prava i obveza između stranaka. Svaka od strana je dužna pažljivo pročitati uvjete ugovora. Po dogovoru se stavlja potpis i pečat svake od strana. Ugovor kao primarni dokument ima punu pravnu snagu, svaka od strana mora imati po jedan potpisani primjerak. Sve točke predviđene sadržajem ugovorne strane moraju izvršiti u skladu sa svojim obvezama. Sporne situacije rješavaju se mirnim putem ili sudskim putem.

I jedan trenutak. Ne za sve situacije, sklapanje ugovora je priznanje međusobnih prava i obveza. Istim ugovorom priznaje se i račun dobiven kupnjom proizvoda ili usluge.

Ček

Račun za plaćanje primljen od prodavatelja robe ili usluga odnosi se na primarne knjigovodstvene dokumente. Na temelju iznosa navedenog na računu, kupac vrši plaćanje. U dokumentima za plaćanje poželjna poveznica na ovaj dokument (npr. plaćanje sadrži sintagmu "plaćanje po fakturi br. 35/7 od 31. siječnja 2017. godine"). Nisu isključene situacije kada će biti teško dokazati da je uplata izvršena na određeni račun.

Za kupca robe (usluge) predočeni račun je svojevrsno jamstvo da prodavatelj neće mijenjati fiksnu cijenu u određenom roku (1-5 dana). Rok plaćanja računa propisuje prodavatelj. U navedenom roku kupac vrši uplatu.

Račun za plaćanje

Ako plaćanje iz više razloga nije moguće (na primjer, problemi s računalnom mrežom računovodstvenog odjela, financijska preklapanja), preporučljivo je obavijestiti prodavatelja o situaciji, po mogućnosti unaprijed. Moguće je da će se promijeniti datum računa, ali će uvjeti kupnje ostati isti.

Dokumenti za plaćanje

Ova vrsta računovodstvene isprave uključuje: čekove za plaćanje (roba, gotovina), novčane uputnice, uvjeti plaćanja.

Kada kupujete robu (usluge) za gotovinu iz blagajne organizacije, svakako biste trebali spremiti blagajnički račun i prenijeti ga u računovodstvo.

Račun blagajne

Ako na čeku nije navedeno za što je plaćanje u gotovini, onda u obvezno uz račun o prodaji prilaže se račun. Sadrži popis kupljene robe (usluga), označava u kojoj količini i po kojoj cijeni je izvršeno plaćanje. Potvrdu o prodaji ovjerava pečat prodavatelja, potpis osobe odgovorne za prodaju robe (usluga).

Račun o prodaji bez blagajnog računa priznat je kao primarni dokument, budući da pojedinačni poduzetnik ima pravo raditi bez blagajne (s preduvjet izdavanje računa o prodaji).

Potvrda o prodaji koju izdaje individualni poduzetnik bez korištenja KKT-a

To je naznačeno u zakonu Ruske Federacije 54-FZ "O korištenju kasa u provedbi gotovine gotovinska plaćanja i izračuni pomoću platne kartice"(Aktualno u 2017.).

Prilikom plaćanja proizvoda (usluge) između pravna lica preko tekućeg računa sastavlja se tovarni list.

Lista pakiranja

Svaka od stranaka se sastavlja prema uzorku (potreban je potpis odgovornih osoba i pečat). Novčani iznosi navedeno na tovarnom listu i na računu moraju odgovarati. U nekim je slučajevima prikladno koristiti faksimilni potpis, tu činjenicu svakako treba navesti u ugovoru o isporuci robe (usluga).

Prilikom plaćanja po izdanom računu za robu (uslugu) putem tekućeg računa sastavlja se nalog za plaćanje.

Nalog za plaćanje

Riječ je o jedinstvenom obliku dokumenta, koji se najčešće popunjava računalnom tehnologijom. Uplata pripremljena za plaćanje može se prenijeti u banku na papiru, ili pomoću posebnog bankarski program Clint-Bank (što je mnogo brže). Prije slanja morate provjeriti sve podatke primatelja uplate kako biste izbjegli nesporazume, pogotovo ako prvi put radite s drugom stranom. Pažljivo ispunite pojedinosti o tome što plaćate. Bit će korisno Detaljan opis, uz obavezno navođenje podataka o računu (datum, broj).

Zahtjev za plaćanje je primarni dokument u kojem vjerovnik zahtijeva od dužnika da vrati dug preko banke.

Zahtjev za plaćanje

Postoji uvjet neprihvaćanja: u tom slučaju novac se automatski tereti s računa dužnika. Zahtjev za prihvat podrazumijeva postojanje akcepta od strane dužnika. Međutim, ugovorom se mogu odrediti uvjeti za povrat nastalog duga, u ovom slučaju se vraćanje duga putem banke vrši bez prihvaćanja.

Obrazac računa koristi se u slučajevima kada se evidentira PDV.

Dostavnica

Nacrtajte ih na teretnice, akte. Plaćanje akontacije po ugovoru također je razlog za izdavanje računa. Odbitak PDV-a vrši se prema priloženim računima i fakturama. Vrijedi napomenuti da su svi obveznici PDV-a dužni izdavati račune. Puno je prikladnije ispunjavati obrasce uz pomoć automatiziranih programa.

Unošenje promjena

Strogo je zabranjeno mijenjati gotovinu i bankovne dokumente (članak 9. Federalnog zakona Ruske Federacije "O računovodstvu").

Promjene ostalih primarnih dokumenata su dopuštene, ali pod uvjetom da su svi sudionici u poslovnoj transakciji upoznati s izmjenama koje se uvode. Svijest o izmjenama među sudionicima potvrđuje se svojim potpisima s naznakom datuma izmjena.

Ispravak se vrši na sljedeći način: netočan unos u dokumentu pažljivo se precrtava tankom linijom. U ovom slučaju, precrtavanje je jasno čitljivo. Ispravna verzija unosa upisuje se iznad ispravka ili pored njega. Uz precrtano, odnosno tamo gdje ima dovoljno slobodnog mjesta, ispisuje se natpis "Vjeruj ispravljeno". Navedeno je puno ime. osoba koja je izvršila izmjene, datum i potpis.

Koliko godina čuvati računovodstvenu dokumentaciju

Skladištenje

Optimalno mjesto za pohranu primarnih predmeta je arhiv. Važno je pravilno pripremiti dokumente za pohranu u arhivu:

• Poredano kronološkim redom.
• Završetak po vrsti.
• Uvezivanje i arhiviranje dokumenata u mape.
• Upis pratećeg certifikata.

Važno je osigurati sigurnost računovodstvenih registara od neovlaštenih ispravaka. Ispravljanje pogrešaka dopušteno je samo službenim putem, uz potpis osobe koja je izvršila izmjenu. Za vašu informaciju, u registrima se prikupljaju podaci o primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo.

Ne bez poslovne tajne: sadržaj registara je upravo to. Objavljivanje informacija o sadržaju progoni se zakonom Ruske Federacije.

Trajanje skladištenja

Savezni zakon Ruske Federacije "O računovodstvu" (čl. 17), kao i arhivsko zakonodavstvo (naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558) predviđa razdoblje skladištenja dokumenata poduzeća . Za primarne knjigovodstvene dokumente to razdoblje je najmanje 5 godina.

Razdoblje pohrane počinje računati od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine kada je dokument stavljen u arhiv.

Ako je organizacija prekršila uvjete skladištenja za primarnu robu, tada inspekcijska tijela imaju pravo izreći kazne (članak 120. Poreznog zakona Ruske Federacije). Iznos kazne je od 10 tisuća do 40 tisuća rubalja, ovisno o stupnju kršenja.

Usput, relevantno za provjeriti Porezna uprava bit će dokumenata tek prije tri godine. Za nepostojanje primarne organizacije starijeg razdoblja, inspektori nemaju pravo na novčanu kaznu prema članku 120. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Računovodstvena služba tvrtke dužna je ne samo voditi nadležnu evidenciju primarnih dokumenata, već i osigurati njihovu sigurnost. Samo u ovom slučaju, tvrdnje porezne službeće se pokazati nerazumnim.

Dokumenti su početna točka računovodstvo.

Računovodstvena dokumentacija dio je sustava upravljačke dokumentacije organizacije u skladu sa Sveruskim klasifikatorom upravljačke dokumentacije (OKUD), odobrenim Rezolucijom Gosstandarta Rusije od 30. prosinca 1993. br. 299.

Računovodstveni dokumenti mogu se podijeliti na tri razine: primarne računovodstvene isprave, računovodstvene registre i računovodstvene izvještajne dokumente.

Zadržimo se na primarnoj računovodstvenoj dokumentaciji. To su dokumenti koji bilježe činjenice o poslovnoj transakciji. Primarna knjigovodstvena isprava mora biti sastavljena u trenutku transakcije, a ako to nije moguće - odmah nakon njezina završetka.

Uzorke dokumenata odobravaju vladine agencije. Takvi oblici dokumenata nazivaju se standardnim ili unificiranim.

Računovodstveni dokumenti razvrstani su prema nekoliko kriterija:

Po dogovoru:

Upravni. Na primjer: Narudžbe o računovodstvena politika, o davanju dopusta, o popisu itd.

Opravdavajući (izvršni). Na primjer: dolazni i odlazni nalozi za gotovinu, prijevoz robe, računi, tovarni listovi, akti, tovarni listovi itd. faktura je prilog teretnim listovima. Sastavljeno u interesu Porezni ured

Računovodstveni dokumenti. Na primjer: obračun plaća, obračun regresa, obračun privremene invalidnine, obračun amortizacije i drugo.

Kombinirani dokumenti - sadrže oba elementa. Na primjer, nalozi za odljev gotovine.

Na mjestu sastavljanja:

unutarnje. Na primjer: tovarni list za interni prijenos, PKO, RKO, akti.

vanjski. Na primjer: TTN, faktura

Po stupnju generalizacije poslovnih transakcija;

primarni. Na primjer: PKO, RKO, TTN, akti, tovarni listovi.

Sažetak. Na primjer: izvješće o gotovini, izvješće o prodaji, izvješće o troškovima, izvješće o materijalu.

Po redoslijedu korištenja;

jednom. Na primjer: PKO, RKO, akti.

akumulativnim. Na primjer: dnevni list ograde, granična kartica ograde.

2.2. Potrebe za knjigovodstvene isprave

Dokumenti se sastoje od zasebnih pokazatelja, koji se nazivaju detalji (od latinske riječi "potrebno, potrebno").

Skup detalja dokumenta određuje njegov oblik.

Da bi dokument ispunio svoju svrhu, mora biti sastavljen u skladu s obrascem usvojenim za ovu kategoriju dokumenata.

Ali u svakom slučaju, dokument mora sadržavati sljedeće obvezne podatke:

Naziv dokumenta (obrazac)

Šifra obrasca

Datum pripreme

Naziv organizacije koja je sastavila dokument

Mjerači poslovnih transakcija

Imena i pozicije odgovornih osoba, njihovi osobni potpisi.

Ako je dokument vanjski dokument, tada se uz osobne potpise na dokument mora staviti i okrugli pečat organizacije.

Elektronički dokument sadrži iste podatke kao i papirnati dokument.Sadržaj elektroničkog dokumenta može se vidjeti na ekranu računala. Elektronički dokument se može ispisati papirnati oblik... Elektronički dokument može se reproducirati u velikom broju potpuno identičnih primjeraka, može se odmah poslati na drugo računalo u drugom dijelu svijeta putem e-pošte.

No, elektronički dokument lakše je krivotvoriti nego papirnati, osim ako se, naravno, ne poduzmu posebne sigurnosne mjere.

Problemi zaštite od krivotvorenja elektroničkih dokumenata mogu se riješiti. U Rusiji, kao iu mnogim drugim zemljama svijeta, usvojen je Zakon o elektroničkom potpisu koji ima za cilj rješavanje ovog problema.

Elektronički dokumenti već se široko koriste u komunikaciji tvrtki s bankama i poreznim tijelima.

Svi dokumenti u računovodstvu pažljivo se provjeravaju s tri strane: pravne, u smislu izvršenja, aritmetičke.

Provjereni dokumenti se upisuju u registar dokumenata.

Ispravci u gotovini i bankovnim dokumentima nisu dopušteni. Ostatak primarne računovodstvene isprave ispravke se mogu vršiti samo uz dogovor sa sudionicima u poslovanju, što mora biti potvrđeno potpisima istih osoba koje su potpisale dokumente, uz naznaku datuma izmjena.

Trenutno se posebna pažnja posvećuje ujednačavanju i standardizaciji dokumenata. Objedinjavanje dokumenata je razvoj jedinstvenog oblika dokumenata u Rusiji za registraciju homogenih poslovnih transakcija u različitim organizacijama. U Rusiji su obrasci novčanih dokumenata ujedinjeni, bankovne isprave i tako dalje.

Obvezni su za sva područja djelovanja. Uz ujedinjenje bitna ima standardizaciju dokumenata. Standardizacija je uspostavljanje istih standardnih veličina standardnih obrazaca standardnih dokumenata. Prilikom vođenja računovodstva važno je uspostaviti racionalan tijek rada, t.j. optimalan sustav za formiranje knjigovodstvenih dokumenata, njihovo prihvaćanje u računovodstvo, kretanje kroz poduzeće, njihovu trenutnu pohranu i prijenos u arhivu. To osigurava visok stupanj računovodstvene pouzdanosti uz minimalno ulaganje vremena i novca.

Primarni računovodstveni dokumenti, ili primarni, kako ih zovu računovođe, to je osnova osnova računovodstva, kako računovodstvenog tako i poreznog. Bez odgovarajuće registracije, održavanja i primarnih dokumenata, provesti pravni poduzetničku djelatnost nemoguće.

Zakon "O računovodstvu" od 06.12.2011. br. 402-FZ navodi da "svaka činjenica gospodarskog života podliježe registraciji primarnom knjigovodstvenom ispravom."

Kako bi bili sigurni da su svi prisutni potrebni dokumenti, vrijedi redovito provjeravati svoje računovodstvo, a onima koji za to nemaju vremena preporučamo besplatnu uslugu računovodstvene revizije.

Primarna organizacija pismeno dokazuje činjenicu poslovne transakcije, potvrđuje proviziju troškova poslovanja prilikom obračuna porezne osnovice, utvrđuje odgovornost izvršitelja za njihovo obavljanje poslovnih transakcija. Izvorni dokumenti zahtjev porezni inspektori pri provjeravanju deklaracija i izvješća, a nužni su prilikom prolaska provjera.

S obzirom da ne samo računovođe, već i menadžeri, individualni poduzetnici, voditelji prodaje i drugi zaposlenici ispunjavaju i sastavljaju primarne dokumente, predlažemo da se upoznate sa zahtjevima za te dokumente.

Tko izrađuje obrasce primarnih dokumenata?

Primarni računovodstveni dokumenti su ujedinjeni(čiji je oblik razvio Rosstat (bivši Goskomstat Ruske Federacije) ili Centralna banka) i samostalno razvijaju porezni obveznici.

Članak 9. Zakona br. 402-FZ sadrži sljedeći popis obveznih pojedinosti primarnih dokumenata (objedinjenih ili neovisno razvijenih):

• Naslov dokumenta;
• datum pripreme dokumenta;
• Ime gospodarski subjekt tko je sastavio dokument;
• sadržaj činjenice gospodarskog života;
• vrijednost prirodnog i (ili) monetarnog mjerenja činjenice gospodarskog života, s naznakom mjernih jedinica;
• naziv radnog mjesta osobe koja je izvršila transakciju, radnju i osobe odgovorne za njezino izvršenje;
• potpise ovih osoba.

Što se tiče pečata, iako nije naznačeno u broju potrebnih podataka, ako postoji polje "M.P." (mjesto za tisak) potreban je njegov otisak.

Ako je porezni obveznik zadovoljan jedinstvenim obrascima Državnog odbora za statistiku (srećom, popis je ogroman), tada nije potrebno razvijati vlastite obrasce. Postoji i koncept „modernizirane primarne organizacije“, t.j. jedinstvene primarne isprave, kojima je porezni obveznik napravio svoje dopune.

Bilješka, ne mogu se samostalno razvijati i odobravati obrasci sljedećih primarnih dokumenata:

• gotovinski dokumenti;
• nalog za plaćanje i drugi dokumenti banke namire;
• jedinstveni obrasci za obračune pomoću blagajne;
• tovarni list;
• naselje izvod o uplati i platni spisak.

Takvi primarni dokumenti mogu se samo objediniti.

Gdje mogu pronaći uzorke jedinstvenih primarnih dokumenata?

Izrada i odobravanje obrazaca primarnih dokumenata je u nadležnosti Goskomstata (sada Rosstat). Danas se i dalje koriste unificirani oblici razvijeni 90-ih godina prošlog stoljeća. Relativno imaju samo dokumenti o namiri (plati) koje je razvila Banka Rusije novo izdanje- od 2012.

Takvi dokumenti nazivaju se različito: akti, časopisi, računi, izjave, nalozi, knjige, upute, izračuni, punomoći, nalozi itd. U ovoj tablici pronaći ćete u kojoj Rezoluciji Goskomstata su jedinstveni oblici primarnih dokumenata koji su vam potrebni Objavljeno.

Na našoj web stranici možete preuzeti obrasce jedinstvenih primarnih dokumenata i po.

Obrazac strogog izvješćivanja (SRF) također je primarni dokument, ali za njega postoje posebni zahtjevi. Popis obveznih podataka BSO-a širi je od popisa običnih primarnih dokumenata, posebno je obvezno navesti TIN i prisutnost otiska pečata.

U članku "" možete saznati u kojim slučajevima je potrebno koristiti jedinstveni oblik ovog dokumenta, a kada se može samostalno razviti.

Pogreške u primarnim dokumentima

Prije svega, primarni dokumenti moraju sadržavati ispravno navedene obvezne podatke. Prema Ministarstvu financija, porezni obveznik može uzeti u obzir troškove primarne, ako sadrži samo neznatne pogreške.

Takve pogreške ne bi smjele spriječiti točnu utvrđivanje prodavatelja i kupca, naziv robe i njezinu vrijednost, druge okolnosti dokumentirane činjenice gospodarskog života (iz dopisa Ministarstva financija od 04. veljače 2015. br. 03 -03-10 / 4547).

Nažalost, tipično pojednostavljeno izražavanje objašnjenja službenika često ne omogućuje jasno razumijevanje koje će se netočnosti ili pogreške u primarnim dokumentima smatrati beznačajnim.

Na primjer, je li manja pogreška ako ime poreznog obveznika sadrži mala slova umjesto velikih slova? U drugom dopisu od 02.05.2012. godine broj 03-07-11/130 Ministarstvo financija naznačilo je da su pogreške poput zamjene velikih slova malim slovima i obrnuto; mijenjanje slova na mjestima; netočna naznaka organizacijsko-pravnog oblika nije prepreka za identifikaciju poreznog obveznika (s ispravnim PIB-om i drugim podacima).

Ali sljedeće pogreške mogu se prepoznati kao značajne za primarne dokumente:

• aritmetičke pogreške (vrijednost / količina robe ili iznos poreza je pogrešno naznačen);
• različiti nazivi istog proizvoda (primjerice, specifikacija za ugovor o nabavi slatkiša nosi naziv "Vafle slatkiši u čokoladi", a na računu - "Medvjed na sjeveru");
• netočni nazivi poslova onih koji potpisuju primarne dokumente (npr. u punomoći stoji “zam. Generalni direktor", I u potvrdi o prihvaćanju -" Zamjenik ravnatelja ");
• iznosi u brojkama ne podudaraju se s onima navedenim riječima (umjesto 155.000 rubalja (sto pedeset pet tisuća rubalja), napisano je 155.000 rubalja (pedeset pet tisuća rubalja).

Porezna inspekcija možda neće prihvatiti troškove takve primarne isprave, a druga strana također može imati problema s odbitak PDV-a.

Možete ispraviti primarne dokumente samo lekturom(netočan tekst je precrtan jednom tankom linijom, a na vrhu je ispisan točan tekst). Ispravci su popraćeni natpisom "Popravljeno", datumom i potpisima odgovornih osoba. Ispravci računa i nalozi o troškovima, bankovne isprave i SRF. Moraju se iznova sastaviti.

Obratite pozornost da se primarni dokumenti potpisuju u razdoblju važenja punomoći izdane za njihovo potpisivanje, inače će inspektori smatrati da je dokumente potpisao neovlašteni djelatnik. Isto treba pratiti i s obzirom na potpise na vašoj primarnoj organizaciji predstavnika suradnika: punomoći koje su im izdane moraju biti ažurne.

Prilikom pripreme primarnih dokumenata, potrebno je paziti ne samo na njihovo popunjavanje, već i na podudarnost njihovih datuma i drugih detalja s drugim dokumentima, na primjer, ugovorima i računima. Dakle, bit će sporno odbiti PDV na fakturu sastavljenu prije teretnog lista.

Pitanja poreznih tijela uzrokovat će račune ili akte potpisane prije ugovora, čije je izvršenje potvrđeno primarnim dokumentima. Postoji izlaz iz ove situacije, predviđen stavkom 2. čl. 425 Građanskog zakonika Ruske Federacije: navedite u tekstu sporazuma takvu klauzulu "Uvjeti ovog sporazuma također se primjenjuju na odnose stranaka koji su nastali prije njegovog sklapanja."

Ili, primjerice, u aktu stoji da su radovi završeni u razdoblju od 10. do 30. ožujka, dok je u ugovoru rok radova određen od 10. do 30. travnja. U tom slučaju možete sastaviti dodatni ugovor uz ugovor, gdje možete navesti stvarni rok za završetak radova ili u samom aktu navesti da je posao završen prije roka.

Izvođači moraju biti oprezni kada kupac potpisuje potvrde o uspješnosti rada. Ako su podizvođači bili uključeni po ugovoru o djelu, onda izvođač mora s njima potpisati akte prije nego što se posao preda naručitelju. Ako se ti datumi ne podudaraju, porezna uprava može troškove podizvođača smatrati nerazumnima i ne priznati ih pri obračunu porezne osnovice.

Tijek dokumenata primarnih dokumenata

Tijek dokumenata primarnih dokumenata uključuje sljedeće faze:

• registracija primarnog dokumenta;
• prijenos dokumenta u računovodstvo, gdje se provjerava i upisuje u registre;
• trenutnu pohranu i naknadni prijenos dokumenta u arhivu.

Ovo nije prazno pitanje - kada bi se trebali izraditi primarni dokumenti? Odgovor na to je u članku 9. Zakona br. 402-FZ „Primarna računovodstvena isprava mora biti sastavljena kada se počini činjenica gospodarskog života, a ako to nije moguće - odmah nakon njegovog završetka."

Neprihvatljivo je sastavljanje primarnih dokumenata nekoliko dana nakon poslovne transakcije. Svi zaposlenici koji imaju pravo na izradu primarnih dokumenata moraju se pridržavati rasporeda tijeka rada, u kojem možete postaviti, na primjer, sljedeće rokove za predaju dokumenata računovodstvu:

• ulazni i izlazni nalozi za gotovinu - na dan sastavljanja;
• dokumente vezane za registraciju prodaje - najkasnije sljedeći radni dan;
• avansna izvješća - najkasnije tri radna dana nakon utroška sredstava;
• potvrde o nesposobnosti za rad - najkasnije sljedeći radni dan nakon izlaska na posao i sl.

Što se tiče dokumenata potpisanih od strane ugovornih strana, obveza pravovremenog prijenosa istih može se predvidjeti u tekstu ugovora, na primjer, na sljedeći način: „Kupac se obvezuje dobavljaču prenijeti originale potpisanih tovarnih listova, akte i račune najkasnije u roku od dva radna dana od dana njihovog potpisivanja."

Kada se potpisani primarni prijenos prenese u računovodstvo, provjerava se obrazac dokumenta; dostupnost potrebnih detalja; zakonitost provedenog poslovnog posla; aritmetički proračuni. Upisuju se podaci ovjerenih primarnih dokumenata računovodstveni registri.

Tekuća pohrana primarnih dokumenata obično se obavlja u računovodstvu, a na kraju godine dokumenti se grupiraju po datumima, sastavljaju u snopove i prenose u arhiv. Primarne dokumente potrebno je čuvati najmanje pet godina.

Koji dokumenti spadaju u primarni, svaki računovođa bi trebao znati. To je zbog činjenice da je upravo ta dokumentacija osnova za računovodstvo. Oni dokazuju činjenicu obavljanja poslova ekonomske prirode. Stručnjak početnik u području računovodstva treba shvatiti što je to, čemu služe primarni dokumenti, kako ih sastaviti i pohraniti. Inače se ne mogu izbjeći problemi s regulatornim tijelima.

Pravne osobe i privatni poduzetnici mogu prenositi sredstva jedni drugima samo na temelju određenog primarnu dokumentaciju... Pretpostavlja se da se primarna sastavlja i prije nego što je poslovna transakcija prošla, međutim, zakonska regulativa ne isključuje mogućnost sastavljanja da bi se transakcija dovršila, međutim za to moraju postojati dobri razlozi.

I primarni i konsolidirani računovodstveni dokumenti moraju sadržavati sljedeće pojedinosti: naziv obrasca; datum i mjesto sastavljanja; puni naziv tvrtke koja ga je pripremila; koji računi se koriste za prijenos sredstava; puno ime i prezime odgovornog službenika itd.

Za što su potrebni

Primarni dokumenti (PD) obvezna su komponenta računovodstva. Sastavljaju se u tijeku poslovnih transakcija i služe kao dokaz da su takve transakcije obavljene. Prilikom provođenja transakcije može biti uključen različit broj primarnih dokumenata: to ovisi o specifičnostima njezine provedbe.

Popis operacija koje se moraju izvršiti tijekom transakcije:

1. Potpisivanje ugovora s primateljem. Ako je trajno, možete potpisati jedan ugovor za nekoliko transakcija, međutim, u ovom slučaju vrijedi odmah razgovarati o vremenu rada, redoslijedu operacija namirenja i drugim nijansama.
2. Naplata za plaćanje.
3. Izravno plaćanje, čija je potvrda blagajnički račun (ili robni račun), ako govorimo o gotovinsko placanje, ili račune, ako se novac prenosi bankovnim prijenosom.
4. Kada je roba otpremljena, izvođač predaje račun naručitelju.
5. Nakon izvršene usluge u cijelosti, izvođač mora od naručitelja dobiti akt o obavljenom radu

Postojeće vrste

Postoji 6 glavnih vrsta PD računovodstva, koje se najčešće koriste pri obavljanju različitih transakcija:

Popis primarnih računovodstvenih isprava

Dakle, popis primarne računovodstvene dokumentacije izgleda ovako:

Definicija "primarne računovodstvene isprave" dana je u članku 60-1 ruskog Porezni broj: primarni dokumenti su dokumentirani dokazi da je operacija obavljena ili postoji događaj koji daje pravo na njezino izvođenje. Takvi dokumenti mogu biti u papirnatom obliku ili na elektronički mediji... Računovodstvo se temelji na sličnoj dokumentaciji.

Članak 60-2 propisuje oblike takvih dokumenata i zahtjeve koji se postavljaju za njihovu registraciju.

Još jedan normativni akt, u kojem se daje definicija primarne dokumentacije, te utvrđuju njeni oblici - zakon o računovodstvu i financijskom izvještavanju.

Rusija je zemlja u kojoj se s vremena na vrijeme mijenjaju zakoni o računovodstvu i plaćanju poreza. S obzirom na činjenicu da se obrasci mogu mijenjati ili dopunjavati, potrebno je pratiti koje izmjene odobravaju različita tijela državne uprave, uključujući i Ministarstvo financija. Tako je, primjerice, početkom 2019. obrazac odobren računovodstvena potvrda, koji je nekada imao proizvoljan oblik.

Upravni zakon predviđa niz sankcija za nepostojanje primarnih dokumenata u organizaciji, one su definirane člankom 276. Kodeksa.

Opće upute za uporabu

PD su osnova za pokretanje računovodstva za određene transakcije i upise u računovodstveni registar. Takav dokument služi kao pisani dokaz da je poslovna transakcija obavljena.

Te primarne računovodstvene dokumente, čiji obrasci nisu službeno odobreni, odobrava čelnik organizacije izdavanjem odgovarajućeg naloga. Moraju sadržavati sve obvezne podatke koji su propisani zakonom.

Takva dokumentacija mora biti pripremljena na papiru i potkrijepljena potpisom osobe koja je sastavila dokument. Ako se koristi elektronički dokument, on mora biti potpisan elektroničkim potpisom.

Objedinjeni oblici PD-a nisu obvezujući za uporabu. Iznimka su novčani dokumenti, koje su odobrile ovlaštene strukture.

Obrazac PD mora sadržavati sljedeće obvezne podatke:

• Naslov dokumenta;
• točan datum operacije;
• od čega se sastoji poslovanje u naravi i vrijednosti;
• naziv strukture koja čini dokument;
• podatke o osobama koje su odgovorne za ispravno sastavljanje dokumenta.

Takvi su dokumenti podijeljeni u sljedeće grupe:

• obračun plaća;
• računovodstvo izvršenih gotovinskih transakcija;
• računovodstvo dugotrajne imovine;
• računovodstvo građevinskih i popravnih radova.

Pravila punjenja

Izvještajne dokumente treba sastaviti točno i jasno.

Osnovna pravila:

• dopušteno je koristiti kemijske i tintne olovke, možete koristiti računala i pisaći stroj;
• potrebno je sastaviti takvu dokumentaciju u trenutku kada se transakcija tek planira;
• dopušteno je sastavljanje dokumenata nakon operacije, ako za to postoje objektivni razlozi;
• svi mogući detalji su prikazani u dokumentu;
• u nedostatku ikakvih informacija, možete staviti crtice.

U 2019. za izradu PD koriste se standardni obrasci. Dokumenti se dijele na vanjske i interne.

Prva organizacija prima izvana: od državnih agencija, viših organizacija, bankarskih struktura, poreznih tijela itd. Primjeri vanjskih dokumenata: fakture, nalozi za plaćanje ili reklamacije. Što se tiče internih dokumenata, oni se izrađuju izravno u organizaciji.

Ako je dokument pogrešno popunjen, organizacija će imati poteškoća u određivanju porezne osnovice, što može dovesti do neslaganja s poreznom službom.

Ispravljanje sadržaja

Događa se da čak i iskusni računovođa koji je sastavio dokument više puta pogriješi. Moguće ga je ispraviti samo kada dokument nije iskazan u računovodstvu, odnosno nije knjižen. Mora se imati na umu da je ispravljanje potezom neprihvatljivo.

Mogu se koristiti samo sljedeće tri metode:

• dodatni unos;
• metoda preokreta;
• metoda provjere.

Potonje se primjenjuje u slučaju kada je napravljena pogreška u računovodstvenom registru, dok se ne odnosi na korespondenciju računa. Ova metoda je prikladna za korištenje prije sastavljanja bilance. U tom slučaju, pogrešan broj ili drugi znak mora biti precrtan tankom linijom, a uz njega se mora navesti ispravna vrijednost. Sa strane naznačiti - "vjerovati ispravljeno", te datum i potpisati.

Dodatni unos bit će prikladan ako je iznos transakcije koja se provodi podcijenjen.

Metoda preokreta uključuje ispravljanje netočnog unosa s negativnim brojem. Pogrešan broj je označen crvenom tintom, a odmah se vrši ispravan unos, koji je napravljen u uobičajenoj boji.

Pojašnjenja o aktu mirenja

Akti mirenja nisu pravno povezani s primarnim dokumentima, pa stoga nisu regulirani regulatorni dokumenti... Prikazuju se obračuni za određeno razdoblje između trgovačkih društava koja imaju status pravne osobe ili pojedinačnih poduzetnika.

Ova vrsta dokumenata koristi se na inicijativu računovođa, jer je uz njegovu pomoć moguće riješiti niz kontroverznih pitanja, čime se štite interesi organizacije.

U kojim slučajevima je važno sastaviti izvješće o pomirenju:

• kada prodavač ima širok izbor robe;
• u slučaju odobravanja odgode plaćanja;
• ako je cijena proizvoda visoka;
• ako između stranaka postoji uredan odnos.

Ovaj dokument se može koristiti na sudu u slučaju kontroverzna situacija između stranaka.

Razdoblja skladištenja

Odredba o čuvanju primarne dokumentacije ugrađena je na zakonodavnu razinu.

Za različiti tipovi za dokumente su predviđeni različiti uvjeti skladištenja:

Primarna dokumentacija u računovodstvu

Dobrodošli, dragi čitatelji, na moj blog!

Obično svaki dan provjeravam svoju radnu poštu, ali ovaj tjedan nije narasla, a skupilo se puno pisama. Danas sam odlučio rastaviti temu novi članak došao sam od sebe. Razgovarajmo o primarnoj dokumentaciji, jer je ona osnova registra i važan dio posla knjigovođe.

Tijekom studija ova tema nije bila najvažnija i teško ju je savladati u teoriji, ali sam ušao u posao morao sustići. Razredimo sve nijanse unaprijed kako bismo izbjegli poteškoće u budućnosti. U prošloj temi smo rastavljali računovodstvene registre, znam da je malo komplicirano, ali nakon današnjeg članka bit će malo lakše.

Za pouzdano kretanje u ravnini primarne dokumentacije razmotrit ćemo:

• Pojam i svrha primarne dokumentacije poduzeća.
• Dopušteni su obvezni detalji i izmjene primarnih dokumenata.
• Grupe, vrste, razine detalja i moguće izmjene dokumenata.
• Uvjeti valjanosti i čuvanja primarne dokumentacije.

Glavni cilj je naučiti razlikovati primarni dokument od ostatka mase jednako važnih radova, zapamtiti njihove pojedinosti i vrste. Obećajem da će biti zanimljivo, krenimo!

Kako pravilno raditi s primarnom knjigovodstvenom dokumentacijom

Za početnike, neiskusne računovođe i poduzetnike, želio bih objasniti principe rada s primarnom knjigovodstvenom dokumentacijom.

Dokumenti s kojima ćete raditi dijele se u dvije skupine:

• Primljeno od nekoga;
• Odlazno od vas.

Kako raditi s pristiglim dokumentima?

1. Utvrdite: je li ovaj dokument knjigovodstveni dokument?

Dokument prihvaćen za računovodstvo mora sadržavati podatke bitne za odraz u računovodstvu, odnosno sadržavati podatke o svakom savršenom gospodarskom događaju.

Na primjer, blagajnički ček "govori" o plaćanju nekome (potrošnja novca), račun - o kretanju robe i materijala (prihodi i rashodi) itd. Ali, na primjer, zahtjev zaposlenika sa zahtjevom za izdavanje akontacija bez menadžerske vize ne može se prihvatiti za posao...

Bilješke, nacrti, novinski isječci i tako dalje nisu računovodstveni dokumenti. Kao i dokumenti sastavljeni kršeći pravila utvrđena za njih.

2. Odredite: odnosi li se ovaj dokument na vašu organizaciju ili ne?

Drugim riječima, dokument mora biti vezan uz ovo poduzeće, odnosno mora sadržavati podatke o vašoj organizaciji ili ih morate ispisati vašem zaposleniku.

Događa se da vam se iz raznih razloga donose dokumenti koji nisu povezani s ovom organizacijom. Ovo je vjerojatno samo pogreška. Ili se može dogoditi da zaposlenik svjesno nastoji sebi otpisati obračunate iznose.

Također je moguće da su dokumenti za kupnju robe i materijala (radovi, usluge) namjerno ispisani na ovo poduzeće kako bi dobili dodatne iznose za odbitak poreza.

Ako je razlika između vaše vrste aktivnosti i suštine dokumenta upečatljiva, onda je bolje ne uzeti u obzir ovaj dokument.

Još jedna stvar - možda druga strana nema razloga pisati vam ovaj dokument, odnosno nemate s njima ugovorni odnos.

Na primjer, komunalna služba vam je naplatila ne shvaćajući da druga organizacija, kao što je stanodavac, plaća struju koju koristite.

3. Provjerite pojedinosti.

Za točnost svojih podataka sugovornik odgovara sam. Sada mnoge tvrtke koriste računalni programi i stoga, u pravilu, ne griješe u svojim detaljima, iako se to događa. Ali vaše podatke treba još jednom provjeriti - često mogu sadržavati pogreške.

Zasebno, treba reći o rukom pisanim dokumentima - osim što u njima postoje greške, događa se i da je dokument lažan, to jest, na primjer, napisan u ime nepostojećeg poduzeća.

Postoji li takvo poduzeće ili ne može se ponovno provjeriti putem registra poreznih obveznika na web stranici Poreznog odbora Republike Kazahstan.

Potpisi u dokumentu moraju biti vjerodostojni, odnosno točno onih osoba kojima pripadaju i te osobe moraju imati pravo potpisivanja takvih dokumenata. Faksimilni potpisi nisu dopušteni na dokumentima.

U jednoj organizaciji može biti nekoliko pečata. Provjerite ima li pečat na ovom dokumentu. Primjerice, na fakturi ne smije biti otisnut pečat "Ljudski potencijali".

Također se događa da je dokument greškom napisan za organizaciju sličnu po imenu. U svim takvim slučajevima morate kontaktirati ovu organizaciju i zahtijevati da se dokument ponovno izradi.

4. Je li događaj zabilježen u dokumentu stvarno počinjen?

Možda vam dobavljač nije opskrbio ovu robu i materijal ili vam nije pružio te usluge. Ili je možda druga strana izdala fakturu za veći volumen, cijenu i, sukladno tome, iznos od potrebnog.

Na primjer, roba navedena na računu nije isporučena u vaše skladište. Vaši stručnjaci moraju prihvatiti (potvrditi) ovaj dokument. U ovom primjeru to mora potvrditi voditelj skladišta, svojim potpisom pri primitku robe.

A cijena, obujam i uvjeti kupnje moraju se usporediti s uvjetima ugovora. Ili to mora potvrditi ekonomist – marketer ili dobavljač.

5. Odredite: kojem razdoblju dokument pripada.

Razdoblja mogu biti:

• trenutni mjesec,
• tekuće tromjesečje,
• ove godine,
• prošli mjesec,
• zadnja četvrtina,
• prošle godine.

Ovisi o tome je li potrebno uzeti u obzir ovaj dokument. Da, događa se i da npr. donesu fakturu za proteklo razdoblje - po vašem je nahođenju uzeti u obzir ili ne.

Općenito, naravno, dužni ste prihvatiti dokument za računovodstvo, ali ako ga prihvatite, to će uzrokovati potrebu ispravljanja izvješća, uključujući porezne izvještaje.

Međutim, ako izvješća o proteklom razdoblju Trenutna godina(zadnji kvartal, prošli mjesec) neće biti teško ispraviti, ali je vrlo teško ispraviti prošlogodišnja izvješća. Tvoj izbor;

Možda je ovaj dokument već bio (je) kod vas. Onda je to ili duplikat (kopija), ili vam je ovaj dokument uzet za nešto i sada vraćen. Pazite da isti dokument ne povučete dvaput. Time će se stvoriti dvostruki prometi, odnosno neopravdano će se povećati određeni iznosi.

6. Odredite: kojem računovodstvenom dijelu pripada dokument.

Računovodstvene sekcije:

1. Blagajna,
2. Banka,
3. materijali,
4. Roba,
5. dugotrajna imovina,
6. odgovorne osobe,
7. dobavljači,
8. Kupci itd.

Kako raditi s pristiglim dokumentima

Postoji propis dokumenata za računovodstvene odjele. To možete pročitati u bilo kojem udžbeniku računovodstva. Na primjer, bankovni izvod je dokument u odjeljku "Banka", isti je naziv registra u koji ćete staviti ovaj dokument.

Jednostavno je. No s dokumentima koji se odnose na dolazak robe i materijala situacija je složenija.

Odredite koji je ulazni inventar za vašu tvrtku: materijal, roba, dugotrajna imovina, nematerijalna imovina ili usluga/posao (i to se događa)?

Materijal- to je ono što se koristi u radu i istovremeno se troši, odnosno završava. Na primjer, ovo je papir, benzin, cement itd. Materijal mijenja svoj oblik: postojao je cement - postoji betonski proizvod.

Proizvod se, za razliku od materijala, ne koristi u radu, kupuje se za daljnju prodaju, odnosno prodaju. Ovo je njegova jedina razlika. U praksi, papir, benzin i cement mogu biti roba, ovisno o tome čime trgujemo.
Referentna knjiga robe u programu "1C" naziva se "Nomenklatura".

Glavna stvar- ovo je vrsta alata koji se koristi u radu, koji, za razliku od materijala, ne mijenja svoj fizički oblik. Odnosno, ne završava i ne konzumira se.

Na primjer, ovo je stol, računalo, auto itd. I nakon nekoliko godina rada ostat će stol, računalo i auto. Amortizacija (trošenje) OS se događa samo tijekom rada.

U programu 1C OS se nazivaju dugotrajna sredstva.

Također se događa da za određenu uslugu (rad) ispišu dokument, kao da su vam prodali robu. Primjerice, servis vam je zamijenio ulje u motoru vašeg auta, a na računu umjesto “zamjena ulja” stoji “motorno ulje takva i takva, takva i takva količina, po toj i takvoj cijeni”.

Postavite si pitanje: jesmo li doista dobili ovaj proizvod pri ruci? Ne. Zatim - ovo je usluga (rad) i u skladu s tim trebate dobiti ovaj dokument.

7. U koji registar (časopis) ćete uklopiti ovaj dokument?

Utvrdite to odmah, a po mogućnosti, odmah nakon obrade, pohranite dokument na njegovo mjesto. Istina je da se dokument još ne može "ukloniti" - još uvijek zahtijeva reviziju ili pojašnjenje nekih okolnosti. Preporučljivo je imati zasebnu mapu za takve papire ili zasebnu ladicu.

Jedan od najgorih nedostataka koje računovođa može imati je lijenost. Dokument odgođen "za kasnije" može izazvati mnogo problema.

Stoga je bolje obraditi dokumente što je prije moguće nakon primitka. Dokumenti koji su odgođeni iz objektivnih razloga trebali bi biti dovršeni čim se pojavi takva mogućnost.

8. Odredite: hoće li biti daljnjih događaja vezanih uz ovaj dokument?

Neki dokumenti mogu imati posljedice u budućnosti. Na primjer, Obavijest Poreznog odbora može uzrokovati neugodne posljedice u budućnosti: uhićenje računa itd. Stoga se takvi dokumenti moraju odmah rješavati, odgađajući sve ostale stvari.

Postoje i dokumenti koji mogu imati neugodne posljedice nakon što potvrdite njihovu ispravnost. Na primjer, izvješće o usklađivanju koje navodi vaše obveze prema naplati- to može biti osnova za podnošenje tužbe protiv vaše tvrtke.

Stoga, ako niste sigurni, bolje je takve dokumente ostaviti po nahođenju upravitelja. Ostali dokumenti mogu zahtijevati pribavljanje drugih dokumenata.

Primjerice, fakture za dolazak robe bez računa. Možda je tako utvrđeno da će vam vaša druga ugovorna strana kasnije izdati opći račun za određeno razdoblje ili količinu robe.

U tom slučaju, ovi računi se moraju naplatiti i odmah nakon isteka roka ili primitka ugovorenog volumena podsjetiti dobavljača na račun.

Ovdje je potrebno spomenuti sljedeće: računovođa mora držati pod kontrolom pravovremeni zaprimanje potrebnih dokumenata.

Dokumente, o čijem očekivanom primitku znate, morate tražiti od druge ugovorne strane ili odgovornog zaposlenika u slučaju neprimanja u rokovi.

Izvor: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Primarni dokumenti u računovodstvu

Osnova za upise u računovodstvene registre su izvorni dokumenti.

Primarni dokumenti se prihvaćaju u računovodstvo ako su sastavljeni prema obrascu sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarnih računovodstvene evidencije, sukladno Uredbi o računovodstvu i financijskom izvještavanju u Ruska Federacija odobreno Naredbom Ministarstva financija Rusije od 29. srpnja 1998. br. 34 n (s izmjenama i dopunama od 26. ožujka 2007. br. 26n)

Ako je potrebno, dodatni redovi i stupci mogu biti uključeni u standardni obrazac, ali se moraju zadržati svi podaci predviđeni odobrenim obrascem. Uvedene promjene moraju se formalizirati odgovarajućom naredbom (odredbom).

Samo obrasci dokumenata za računovodstvo gotovinskih transakcija ne podliježu promjenama u skladu s Postupkom za primjenu jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije, odobrenom Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije od 24. ožujka 1999. br. 20.

U obrascima koje je odobrio Goskomstat Rusije daju se zone kodiranja informacija koje se ispunjavaju u skladu sa sveruskim klasifikatorima.

Kodovi za koje nema upućivanja na sve-ruske klasifikatore (na primjer, stupci s nazivom "Vrsta operacije") namijenjeni su sažimanju i sistematizaciji informacija prilikom obrade podataka računalnom tehnologijom i zapisuju se prema sustavu kodiranja koji je usvojio organizacija.

Osim toga, za računovodstvo se prihvaćaju obrasci koje je samostalno izradilo malo poduzeće koji sadrže odgovarajuće obvezne podatke predviđene Saveznim zakonom "O računovodstvu".

Možete samostalno razvijati samo one dokumente koji nisu sadržani u albumima jedinstvenih obrazaca.

Pojedinosti o primarnim računovodstvenim dokumentima

DO obavezni rekviziti primarni računovodstveni dokumenti uključuju:

• Naslov dokumenta;
• datum njegovog sastavljanja;
• naziv organizacije u ime koje je dokument sastavljen;
• sadržaj poslovne transakcije u fizičkom i vrijednosnom smislu;
• nazive radnih mjesta osoba odgovornih za obavljanje posla i ispravnost njegove registracije;
• osobni potpisi tih osoba.

Pravovremeno i kvalitetno izvršenje primarnih računovodstvenih isprava, njihov pravodoban prijenos u računovodstveni odjel radi odraza u računovodstvu, kao i pouzdanost podataka sadržanih u njima, osiguravaju osobe koje su sastavile i potpisale te dokumente. .

Popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava čelnik organizacije u dogovoru s glavnim računovođom.

Dokumente kojima se formalizira poslovanje s novčanim sredstvima potpisuju čelnik organizacije i glavni računovođa, a umjesto voditelja i glavnog računovođe u primarne dokumente mogu se potpisivati ​​drugi dužnosnici, ali njihov popis mora odobriti voditelj organizaciji i dogovoreno s glavnim računovođom.

Primarni dokument je pisani dokaz o izvršenju poslovne transakcije (plaćanje robe, izdavanje gotovine i sl.) i mora se sastaviti u trenutku transakcije, a ako to nije moguće - odmah nakon njezina završetka. .

Vrste dokumenata

Svi primarni dokumenti mogu se podijeliti u sljedeće grupe:

1. organizacijski i administrativni;
2. oslobađajući;
3. računovodstvene isprave.

Organizacijski i administrativni dokumenti su nalozi, upute, upute, punomoći i sl. Ovi dokumenti dopuštaju obavljanje određenih poslovnih transakcija.

Popratna dokumentacija uključuje fakture, zahtjeve, priznanice, potvrde o prihvaćanju i sl. Ovi dokumenti odražavaju činjenicu poslovne transakcije i podaci sadržani u njima upisuju se u računovodstvene registre.

Neki dokumenti su i dopušteni i oslobađajući. To uključuje, na primjer, potrošni materijal gotovinski nalog, obračun plaća itd.

Raspored tijeka rada organizacije

Za ispravnu referencu primarno računovodstvo izrađuje se i odobrava raspored tijeka rada koji određuje postupak i vrijeme kretanja primarnih dokumenata unutar poduzeća, njihov prijem u računovodstveni odjel.

Moraju se provjeriti primarni dokumenti koje prima računovodstvo (računovođa):

• prema obrascu (potpunost i ispravnost dokumenta, popunjavanje podataka);
• aritmetički (brojenje iznosa);
• po sadržaju (povezanost između pojedinih pokazatelja, odsutnost unutarnjih proturječnosti).

Računovodstveni registri

Nakon prihvaćanja, podaci iz primarnog dokumenta prenose se u računovodstvene registre, a na samom dokumentu se stavlja oznaka kako bi se isključila mogućnost njegove dvostruke upotrebe (npr. upisuje se datum upisa u računovodstveni registar ).

Računovodstveni registri su posebno prilagođeni listovi papira za registraciju i grupiranje vjerodajnica. Vode se u posebnim knjigama (časopisima), na posebnim listovima i karticama, u obliku strojeva dobivenih primjenom računalne tehnologije, kao i na magnetskim vrpcama, diskovima, disketama i drugim strojnim medijima.

Poslovne transakcije treba prikazati u računovodstvenim registrima kronološkim redom i grupirati prema odgovarajućim računovodstvenim računima.

Po vanjski izgled računovodstveni registri su:

1. knjige (gotovinske, glavne);
2. kartice (računovodstvo dugotrajne imovine, računovodstvo materijala);
3. časopisi (besplatni ili ocijenjeni listovi).

Prema vrsti zapisa koji se izrađuju, registri se dijele na:

1. kronološki (dnevnik);
2. sustavno (glavna knjiga računa);
3. kombinirano (časopisne narudžbe).

Prema stupnju detaljnosti informacija sadržanih u računovodstvenim registrima, oni su:

1. sintetički (glavna knjiga računa);
2. analitički (kartice);
3. kombinirano (naručite časopise).

Evidencija u primarnim dokumentima treba se vršiti tako da se osigura sigurnost tih zapisa za vrijeme određeno za njihovu pohranu u arhivu.

Primarne i objedinjene računovodstvene isprave mogu se sastaviti na papirnatim i računalnim medijima. U potonjem slučaju, organizacija je dužna napraviti kopije takvih dokumenata o svom trošku. papirni mediji za druge sudionike u poslovnim transakcijama, kao i na zahtjev tijela koja provode kontrolu u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, suda i tužiteljstva.

Za predaju u arhiv dokumenti se biraju kronološkim redom, sastavljaju, uvezuju i pohranjuju u fascikle. Predaja dokumenata u arhivu je popraćena potvrdom.

Prilikom pohrane računovodstvenih registara moraju biti zaštićeni od neovlaštenih ispravaka. Ispravak greške u knjigovodstvenom registru mora biti obrazložen i potvrđen potpisom osobe koja je izvršila ispravak s naznakom datuma ispravka.

Osobe koje su ostvarile pristup informacijama sadržanim u računovodstvenim registrima i internim računovodstvenim izvještajima dužne su čuvati poslovnu tajnu. Za njegovo otkrivanje snose odgovornost utvrđenu zakonodavstvom Ruske Federacije.

Ispravljanje pogrešaka u primarnim dokumentima i računovodstvenim registrima. Sukladno čl. devet Savezni zakon"Na računovodstvu" nije dopušteno vršiti ispravke gotovine i bankovnih dokumenata.

Ostatak primarne knjigovodstvene isprave moguće je ispravljati samo uz dogovor sa sudionicima u poslovanju, što mora biti potvrđeno potpisima istih osoba koje su potpisale dokumente, uz naznaku datuma ispravka.

Rekvizit primarnog dokumenta koji podliježe ispravljanju precrtan je jasnom, ali tankom linijom, tako da je vidljivo izvorno značenje (sadržaj) ispravljanog atributa. Oznaka “Vjerujem da je ispravljeno” stavlja se rukom, a ispravak se ovjerava potpisom osobe koja je izvršila ispravak s naznakom prezimena i inicijala.

Razdoblja skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata

Sukladno čl. 17. Federalnog zakona "O računovodstvu", organizacije su dužne voditi primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre i računovodstveni izvještaji u rokovima utvrđenim u skladu s pravilima za uređenje državnog arhivskog posla, ali najmanje pet godina.

Povrat primarnih dokumenata

Računovodstveno zakonodavstvo ne sadrži jasno utvrđena pravila koja uređuju postupak vraćanja primarnih dokumenata u slučaju njihovog gubitka.

U nizu normativnih akata određuju se samo rokovi skladištenja primarnih knjigovodstvenih dokumenata. Zakonodavstvo ne utvrđuje što bi organizacija trebala učiniti u slučaju gubitka dokumenata iz razloga koji su izvan njezine kontrole. U pismu UMNS-a Rusije u Moskvi od 13.09.2002. br. 26-12 / 43411, voditelju organizacije preporučuje se u slučaju gubitka ili uništenja primarnih dokumenata:

• imenovati nalogom povjerenstvo za istraživanje razloga gubitka, uništenja primarnih dokumenata, za sudjelovanje u kojem se po potrebi pozivaju predstavnici istražnih tijela, sigurnosnog i državnog vatrogasnog nadzora;
• poduzeti mjere za obnavljanje onih primarnih dokumenata koji su podložni restauraciji i pohrani u roku utvrđenom zakonom. Primjerice, kopije izvješća o novčanim tokovima na bankovnim računima mogu se dobiti od banaka u kojima su otvoreni računi organizacije; mogu se zahtijevati ugovori, akti, fakture od ugovornih strana itd.

Ali nije uvijek moguće dobiti duplikate svih izgubljenih dokumenata, na primjer, ako postoji veliki broj suradnika, zbog nepostojanja dobavljača (kupaca) na prethodno poznatim adresama ili zbog nepostojanja takvih kontakata. Stoga, iz objektivnih razloga, organizacija neće moći vratiti sve izgubljene primarne dokumente.

Praktično pitanje: što učiniti u ovom slučaju? Treba li obavijestiti porezno tijelo?

Prema brojnim stručnjacima, nije potrebno obavijestiti poreznu inspekciju, pogotovo jer to neće pomoći da se izbjegne moguća odgovornost, a izostanak primarnih dokumenata može prijetiti novčanom kaznom u skladu s čl. 120 Poreznog zakona Ruske Federacije.

U tom slučaju porezni obveznik može izabrati tri opcije:

1. Ako je moguće, vratite izgubljene dokumente (barem djelomično).
2. Napravite korektivne unose za nepotvrđene troškove i ispravke odrazite u revidiranoj prijavi poreza na dobit za izvještajne godine, jer se nedokumentirani rashodi ne priznaju kao rashodi u poreznom računovodstvu.
3. Pružiti priliku predstavnicima porezne uprave u slučaju porezna revizija odrediti iznose koji se plaćaju proračunu izračunom na temelju podataka dostupnih poreznom obvezniku, kao i na temelju podataka o drugim sličnim poreznim obveznicima (podstav 7. stavka 1. članka 31. Poreznog zakona Ruske Federacije) .

Oduzimanje primarnih dokumenata

Mogu ih povući samo istražna, pretistražna tijela i tužiteljstvo, sudovi, porezna tijela i tijela unutarnjih poslova na temelju svojih odluka u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

Dopisom Ministarstva financija RSFSR-a od 26.07.1991. br. 16/176 odobrena je Uputa o postupku zapljene od strane službenika državne porezne inspekcije dokumenata koji svjedoče o prikrivanju (podcjenjivanju) dobiti (prihoda) ili prikrivanje drugih predmeta od oporezivanja od poduzeća, ustanova, organizacija i građana.

glavni računovođa ili drugi izvršni organizacije imaju pravo, uz dopuštenje i u nazočnosti predstavnika vlasti koje provode oduzimanje dokumenata, napraviti njihove preslike s naznakom razloga i datuma oduzimanja.