Ingosstrakh je pokrenuo tezu. Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima u osiguravajućem društvu Značajke odabira sustava elektroničkog upravljanja dokumentima za društvo za osiguranje

U IC "Ingosstrakh".

kupac

Osiguravajuće društvo Ingosstrakh osnovano je 16. studenog 1947. godine. Danas je to univerzalni osiguravatelj federalne razine, jedan od vodećih domaćih tržište osiguranja... Usluge Ingosstrakh osiguravajućeg društva dostupne su u cijeloj Rusiji zbog široke regionalna mreža, uključujući 83 podružnice. Osim toga, tvrtke s sudjelovanjem kapitala Ingosstrakha i predstavništva osiguravatelja djeluju u inozemstvu.

Situacija

U fazi odabira sustava elektroničko upravljanje dokumentima Ingosstrakhu je bilo važno pronaći alat koji bi mu omogućio da dnevno obrađuje oko 1500 dokumenata i automatizira rad 6000 zaposlenika. Posebna pažnja posvećena je performansama sustava i velikoj brzini njegovog rada, kao i mogućnosti samostalnog razvoja EDMS-a ili uz pomoć vanjske organizacije, čime ne ovisi o dobavljaču. Tvrtka je u svom radu trebala koristiti različite elektroničke potpise, stoga je nabavljeni sustav morao imati licencu FSB-a Rusije za razvoj i distribuciju softver zaštićena enkripcijskim (kriptografskim) sredstvima. Istodobno, dobavljač EDMS-a morao je osigurati implementaciju sustava u kratkom roku.

Riješenje

Stručnjaci osiguravajuće kuće proučili su sustave dostupne na tržištu i odabrali dva koja su zadovoljila sve zahtjeve. Nakon čega su izvedeni komparativna analiza, te je donesena odluka o implementaciji TEZIS sustava upravljanja dokumentima i zadacima. Jedna od važnih prednosti odabranog sustava je potpuno funkcionalan web klijent koji vam omogućuje rad s bilo kojeg uređaja, bez obzira na to gdje se zaposlenik trenutno nalazi.

Prošireno izdanje TEZIS sustava, koje je nabavila osiguravajuća kuća, ima široku funkcionalnost, koja omogućuje rješavanje ne samo klasičnih uredskih poslova, već i modificiranje EDMS-a za jedinstvene procese organizacije, kao i njegovu integraciju s drugim sustavima. Instalacija i konfiguracija EDMS TEZIS-a na serverskoj opremi osiguravajućeg društva izvršena je daljinski iu kratkom roku. Zatim su stručnjaci tehničke podrške tvrtke "Homemont" - programera EDMS-a, izvršili redovno obrazovanje administratori sustava i njegovi ključni korisnici.

Proizlaziti

TEZIS sustav upravljanja dokumentima i zadacima pomogao je automatizirati rad s dolaznom i odlaznom korespondencijom, pojednostavio odobravanje dokumenata i organizaciju sastanaka. U EDMS-u je proveden proces prijenosa natječajne dokumentacije, dovršena su izvješća o sudskoj korespondenciji, te je omogućeno korištenje elektroničkog certifikata e-Token za elektronički potpis.

Zahvaljujući širokim mogućnostima integracijskog dijela TEZIS-a, stručnjaci Ingosstrakha uspostavili su proces automatskog dodavanja dolazne sudske korespondencije iz EDMS-a u automatizirani informacijski sustav, što je omogućilo praćenje svih poziva i obavijesti, procesnih i sudskih dokumenata koji su došli do tvrtka.

Tvrtka planira daljnji razvoj TEZIS sustava. EDMS će implementirati zahtjeve za odobravanje naloga i izvršiti izmjene mobilna verzija... V trenutno u tijeku je rad na integraciji s automatiziranim informacijski sistem, koji vam omogućuje formiranje upravljačkog izvješća i korištenje sustava za upravljanje dokumentima osoblja.

Aktivna uporaba sustava unutar tvrtke bila je poticaj za skaliranje TESIS EDMS-a. Osiguravajuća tvrtka Ingosstrakh stekla je licence za neograničen broj priključaka. Od listopada 2017. godine u sustavu je registrirano oko 6000 korisnika te je kreirano više od 430.000 dokumenata.

Značajke odabira sustava elektroničkog upravljanja dokumentima za osiguravajuće društvo

Značajke odabira sustava elektroničkog upravljanja dokumentima za osiguravajuće društvo

Glavne značajke rada osiguravajućih društava su:
... Značajan tijek rada, rad s dokumentima raznih vrsta;
... Potreba za ispunjavanjem financijskih obveza prema kupcima u slučaju osiguranog slučaja;
... Aktivna interakcija s podizvođačima radi procjene gubitaka u slučaju osiguranog slučaja i mogućeg otklanjanja njegovih posljedica;
... Održavanje opsežnih baza podataka klijenata;
... Dostupnost zemljopisno raspoređene mreže poslovnica;
... Offsite priroda posla agenata;
... Potreba za novim alatima za promicanje usluga osiguranja.
Sukladno tome, sustav elektroničkog upravljanja dokumentima implementiran u osiguravajućoj organizaciji trebao bi rješavati ove probleme što je učinkovitije moguće. Zato je najbolji program za automatizaciju uredskog rada u industriji osiguranja složena ECM platforma čija je funkcionalnost prilagođena specifičnostima industrije.
Primjer takvog sustava je industrijska publikacija bb Workspace Insurans Service, koju nude programeri tvrtke Double B (Moskva).
Prednosti rješenja za industriju usluga osiguranja
... Puna funkcionalnost za obradu različiti tipovi dokumentacija, velika knjižnica model dokumenata;
... Ugrađeni moduli za proračun, CRM, upravljanje osobljem i upravljanje vremenom;
... Implementacija moderna strategija marketinška promocija AIDCAS-a, temeljena na radu s klijentima, uzimajući u obzir njihove potrebe;
... Jednostavna implementacija i brz razvoj od strane zaposlenika;
... Praktično nula administracija;
... Integracija s MS Office paketom uredskih programa i moćnom 1C računovodstvenom platformom;
... Ugrađeni alati za skeniranje dokumenata za njihovu naknadnu registraciju i obradu;
... Sposobnost za rad u daljinski pristup i poštanski agent;
... Brzo skalirajte uz univerzalne korisničke licence.
Dakle, automatizacija tijeka rada osiguravajućeg društva pomoću programa bb workspace Insurans Service značajno smanjuje troškove poslovanja i omogućuje učinkovitije korištenje rada stručnjaka.

Prednosti modernog bb sustava radnog prostora

Osnovna pravila tijeka dokumenata

"Financijski menadžment u osiguravajućem društvu", 2007., br. 4
ELEKTRONSKI TIJEK DOKUMENTA U DRUŠTVU ZA OSIGURANJE
Rad svakog osiguravajućeg društva danas je nemoguć bez korištenja automatiziranih računalnih sustava. Tradicionalni papirni tijek rada zamjenjuje se elektroničkim, budući da prvi više ne ispunjava poslovne zahtjeve i ne može osigurati brzinu obrade podataka. Ovaj članak opisuje prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima, algoritme za njegovu upotrebu.
Elektronsko upravljanje dokumentima za poslovanje
Tema automatizacije tijeka rada tvrtki postaje sve popularnija. Tijekom posljednjih nekoliko godina tržište automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima stalno je raslo. Mnoge tvrtke, uvodeći elektroničko upravljanje dokumentima, očekuju još jedno računalno čudo, koje će smanjiti troškove, povećati transparentnost i upravljivost te ubrzati proces obrade. No, u većini slučajeva se čudo ne dogodi, a elektronički dokument je i dalje dokument koji treba pripremiti, urediti, odobriti, pročitati, izvršiti, kontrolirati, po istim procedurama koje su provedene s papirnatim dokumentima. Broj zaposlenika koji rade s dokumentima se ne smanjuje, a smanjenje vremena obrade, ako se to doista dogodi, nadoknađuje se vremenom utrošenim na prevođenje dokumenta u elektronički pogled... Međutim, postoje područja poslovanja u kojima korištenje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima može imati značajan učinak. Prije svega, to se odnosi na ona područja gdje su količine pohranjenih i obrađenih dokumenata značajne, a brzina pretraživanja i pristupa informacijama tvrtkama može dati konkurentsku prednost.
Osiguranje je područje poslovanja u kojem se obrađuje veliki broj dokumenata različiti tipovi: ugovori, police osiguranja, izjave, potvrde, liječničke potvrde, dokumenti o pravu vlasništva, rezultati pregleda i drugi dokumenti čiji broj za prosječno osiguravajuće društvo prelazi stotinu. Svi ti dokumenti oblikovani su u kovčege, predmeti su svesci smješteni u arhive, kojima se pristup ostvaruje u trenutku nastanka osiguranih slučajeva, promjenom uvjeta ugovora, na kraju roka važenja i u drugim slučajevima . Što je osiguravajuće društvo veće, to je veća raznolikost programa osiguranja koje nudi i heterogenija dokumentarna arhiva.
U nastojanju da dopre do što većeg broja klijenata, osiguravajuće društvo otvara predstavništva u drugim četvrtima i gradovima, rješavajući probleme organiziranja distribuirane arhive ili problem transporta dokumenata u središnjicu. Rad s velikim količinama dokumenata u osiguravajućem društvu dio je njegovog poslovanja, pa rješavanje problema obrade dokumenata zapravo može povećati učinkovitost tvrtke, brzinu i kvalitetu usluge korisnicima.
Izgradnja elektroničkih arhiva i automatizacija obrade dokumenata u pravilu se provode na temelju specijaliziranih sustava, koji nose opći naziv "Enterprise Content Management System (ECM)". Ova klasa sustava uključuje industrijske platforme koje imaju niz svojstava, u rasponu od mogućnosti pohranjivanja velikih količina dokumenata u nekoliko distribuiranih spremišta smještenih u različitim gradovima ili čak zemljama, do mogućnosti simulacije procesa obrade dokumenata i njihove integracije s e- pošte, web-mjesta i drugih sustava. Korištenje ovakvih sustava opravdano je u slučajevima kada je riječ o velikim količinama informacija, organizaciji pouzdane pohrane i brzom pristupu informacijama.
Korištenje elektroničke arhive
Ako nestručno koristite elektroničku arhivu, možete je pretvoriti u dodatno opterećenje koje zahtijeva nepotrebne troškove održavanja. Kada se pravilno koristi, pretvara se u alat za poboljšanje poslovnih performansi. U nastavku je popis nekih od mogućnosti koje osiguravajuće društvo dobiva korištenjem elektroničke arhive:
- svi dokumenti naručitelja i izvođača se skeniraju i pohranjuju uredno, u elektroničkom obliku;
- pristup dokumentima je moguć (u skladu s pravima pristupa) iz bilo koje udaljene agencije, uključujući i putem interneta;
- dokumenti su grupirani po ugovorima o osiguranju, ugovornim stranama, slučajevima osiguranih slučajeva u skladu s potrebama odjela društva;
- postoji mogućnost otvaranja svih ugovora o osiguranju za klijenta od interesa;
- moguć je pregled svih dokumenata za dani ugovor o osiguranju, uključujući sve verzije dokumenata, ako su u njima izvršene izmjene;
- moguće je otvoriti sve osigurane slučajeve za interesni ugovor o osiguranju, uključujući sve dokumente za svaki osigurani slučaj;
- moguće je pronaći dokumente za sve programe osiguranja u kojima je klijent sudjelovao, bez obzira na to jesu li ugovori sklopljeni sa samim osiguranikom (individualno osiguranje) ili s tvrtkama u kojima je ta osoba radila (osiguranje poduzeća);
- prilikom procjene rizika pri preuzimanju osiguranja moguće je dobiti informacije o svim ugovorima o osiguranju pod ovaj klijent;
- postoji mogućnost uvida u sve obavijesti i dopise koji su poslani klijentu u cijeloj povijesti potpore ugovora o osiguranju;
- za svaki ugovor o osiguranju dostupna je povijest svih promjena uvjeta ugovora u obliku zasebnih verzija dokumenata;
- možete prijeći iz slučaja o osiguranom slučaju u slučaj polica osiguranja, iz kojeg se može dobiti pristup svim slučajevima osiguranih slučajeva ovog ugovora o osiguranju.
Svi dokumenti arhiva su elektroničke slike dobivene iz izvornih dokumenata, što jamči točnost podataka. Dokumenti se mogu pohraniti u prepoznatom obliku, koji omogućuje pretragu ne samo pojedinačnih detalja dokumenta, već i bilo koje kombinacije riječi izravno u tekstu dokumenta. Pretraga i pristup dokumentima obavlja se u roku od nekoliko sekundi.
Dokumenti u tvrtku mogu dolaziti iz različitih izvora (zastupnici za osiguranje, posrednici, izvođači) u različitim konfiguracijama (heterogeni, u setovima prema naručitelju, u paketima prema vrsti ugovora). Neki od dokumenata mogu biti u elektroničkom obliku.
Većina dokumenata izrađuje se u tvrtki. Za svaki slučaj može se koristiti jedinstveni mehanizam za stavljanje dokumenata u elektroničku arhivu. U nastavku se raspravlja o nekoliko osnovnih metoda.
Sinkronizacija sa sustavom osiguranja društva
Podatke o polici osiguranja unose zaposlenici društva u specijal sustav osiguranja... Na zahtjev korisnika ili prema rasporedu, sustav osiguranja se sinkronizira s elektroničkom arhivom. U elektroničkoj arhivi izrađuju se kartice polica osiguranja koje sadrže podatke dobivene iz sustava osiguranja. Ako kartica police osiguranja već postoji i od sustava osiguranja je zaprimljen zahtjev za ažuriranje podataka police, u elektroničkoj arhivi kreira se nova verzija dokumenta. Zadržavaju se stari detalji o politici.
Pribavljanje dokumenata od teritorijalnih agencija
Agencije su komunikacijskim kanalima povezane sa središnjim uredom. Agencije postavljaju skenere. Dok dokumenti pristižu, djelatnici agencije skeniraju dokumente. Dokumenti se automatski prenose u elektroničku arhivu i stavljaju u spis odgovarajućeg ugovora o osiguranju ili spis o osiguranom slučaju.
Brzo postavljanje dokumenata u arhivu odmah nakon što ih agencija primi, omogućuje stručnjacima tvrtke da ih odmah počnu obrađivati. To rezultira značajnim ubrzanjem ciklusa izdavanja polica osiguranja i donošenja odluka o plaćanju osiguranja.
Ručno postavljanje dokumenata od strane zaposlenika
Zaposlenici tvrtke, koji imaju pristup arhivi s pravom nadopune, dokumente zaprimljene stavljaju u elektronički oblik tako što ih "povlače" s e-pošte ili iz mape na svom računalu.
Uvoz dokumenata iz drugih sustava
Ako tvrtka ima sustave koji automatski kreiraju dokumente za klijente (obavijesti, biltene i sl.), konfigurira se postupak uvoza tih dokumenata u elektroničku arhivu. Dokumenti se automatski uključuju u spis odgovarajućeg ugovora o osiguranju.
Streaming skeniranje i prepoznavanje dokumenata
Dokumenti koji ulaze u osiguravajuću tvrtku u kompletima prema ugovorima o korporativnom osiguranju, kao što su potvrde o bankovnom osiguranju, mogu se automatski arhivirati pomoću skenera za strujanje visokih performansi. Nakon skeniranja vrši se identifikacija pojedinosti i sadržaja dokumenata te identifikacija atributa. To omogućuje uredno pohranjivanje dokumenata u arhivu prema kupcima i pripadajućim ugovorima o osiguranju.
Postavljanje mehanizama za postavljanje dokumenata u elektroničku arhivu omogućuje vam da automatski stvorite strukturu za pohranu dokumenata u skladu s pravilima utvrđenim u sustavu. Izrada mapa u strukturi arhive izvodi se potpuno bez sudjelovanja korisnika.
Podrška za specijalizirana radna mjesta
Rad s dokumentima u nekim slučajevima zahtijeva organizaciju specijaliziranih korisničkih radnih stanica. Najznačajniji primjeri su poslovi pregledavanja aviona i osiguranja.
Postupak jetscreeninga, koji se sastoji od provjere pojedinosti prijave za osiguranje unesene u sustav osiguranja s izvornim dokumentom, može biti učinkovit samo ako je pogodnost provjere podataka u elektroničkom obliku veća od uobičajene provjere papirnatih dokumenata. Korištenje namjenskih 21-inčnih monitora i split-view moda omogućuje vam da organizirate postupak provjere s maksimalnom pogodnošću za korisnike. Ovaj način rada dijeli zaslon na dva dijela. Jedan dio sadrži A4 stranicu dokumenta pune veličine. Drugi dio prikazuje pojedinosti dokumenta koji zahtijevaju provjeru. Svi podaci za provjeru nalaze se kod djelatnika na ekranu monitora.
U ovom načinu rada stručnjaci za osiguranje imaju dodatne opcije koje im omogućuju da unesu pondere potrebne za procjenu rizika. Organizacija radnih mjesta za stručnjake na ovaj način omogućuje vam da se odmaknete od rada s papirnatim dokumentima i potpuno pređete na rad s dokumentima u elektroničkom obliku.
Dodatne mogućnosti sustava,
podrška poslovnom procesu
Prilikom rada s ugovorima o osiguranju, stručnjaci trebaju pratiti status polica osiguranja. Za postupak osiguranja može postojati više od desetak takvih uvjeta: provjera podataka, preuzimanje osiguranja, zahtjev za dodatnim informacijama, liječnički pregled, nedostatak novca, zahtjev za odobrenje osiguranog iznosa, odbijanje izdavanja police, spremnost za izdavanje politika itd. Statusi politike održavaju se pomoću mehanizama životnog ciklusa dokumenta. Postavljanje određenih procedura omogućuje zaposlenicima praćenje koje politike su u određenom statusu, koje politike zahtijevaju daljnju obradu. Zaposlenici na svojim radnim mjestima prate status dokumenata i, kako dokumenti prelaze u određene statuse, provode daljnju obradu dokumenata.
Dodatna prednost obrade dokumenata u elektroničkom obliku je podrška sustava poslovnim procesima. U tom slučaju više nisu zaposlenici ti koji prate statuse dokumenata, već sustav automatski prenosi dokument od zaposlenika do zaposlenika sukladno navedenoj proceduri obrade dokumenata. To vam omogućuje daljnje smanjenje ciklusa obrade dokumenata i poboljšanje takvog pokazatelja kao što je vrijeme izdavanja politike.
Revizija, izvješćivanje, kontrola
Važan element obrade dokumenata je postupak izvješćivanja i kontrole. Prikladni alati za izvješćivanje konfigurirani su za primanje skupnih podataka u obliku tablica u Excel formatu. To korisnicima omogućuje kopiranje prijavljenih podataka u sažeta izvješća ili korištenje za daljnje izračune.
Sustav izvješćivanja također se koristi za kontrolu:
- dokumenti koji su u pojedinim stanjima životnog ciklusa duže od broja dana određenog propisima;
- dokumenti za koje ne postoje originali;
- dokumente koje je u sustav unijela određena agencija;
- obavljanje discipline u radu s prijavama;
- police koje nisu dostavljene ugovaratelju police itd.
pristup internetu
Sve češće obvezni atribut korporativnih sustava je mogućnost prezentiranja informacija od strane klijenta putem interneta. Takva prilika omogućuje klijentima skraćivanje vremena pristupa informacijama i poboljšanje kvalitete pružanja informacija.
Korištenje alata za upravljanje korporativnim sadržajem kao dijela korporativnog informacijskog sustava tvrtke pojednostavljuje objavljivanje informacija na korporativnoj web stranici. To može biti ili automatsko objavljivanje vijesti koje se prenose korisnicima u obliku obavijesti i biltena, ili organizacija internetskog pristupa za klijente njihovim osobnim ugovorima o osiguranju. Online pristup korisnicima omogućuje praćenje statusa polica osiguranja i odluka o uplatama osiguranja, prijenos traženih podataka zaposlenicima tvrtke, slanje zahtjeva za izmjenu ugovora o osiguranju i druge informacije koje zahtijevaju brzu komunikaciju.
Učinci od upotrebe
Rezimirajući navedeno, mogu se uočiti sljedeći učinci korištenja elektroničke arhive u osiguravajućem društvu:
- optimizacija rada stručnjaka;
- otklanjanje vjerojatnosti gubitka dokumenata;
- ubrzanje ciklusa izdavanja polica osiguranja;
- ubrzanje ciklusa odlučivanja o plaćanju osiguranja;
- ubrzanje odgovora stručnjaka call centra na zahtjeve kupaca;
- povećanje stupnja informiranosti i otvorenosti tvrtke prema klijentima;
- kontrola obrade i prosljeđivanja dokumenata.
Analizirajući učinke korištenja elektroničkih arhiva i automatizacije tijeka dokumenata u osiguravajućem društvu, s pouzdanjem možemo ustvrditi da korištenje sustava za upravljanje dokumentima u poslovanju osiguranja donosi opipljive ekonomske koristi i konkurentske prednosti. Godišnji rast količine obrađenih informacija uskoro će učiniti rad bez ovih alata jednostavno nezamislivim.
O. M. Pašin
Voditelj
sustavna rješenja
"KORUS Consulting"
Potpisan za ispis
10.12.2007

Khudomyasova Marina student grupe 302, specijalnost "Osiguranje"

Izvještaj na znanstveno-praktičnom skupu "XXI stoljeće - stoljeće informacijske tehnologije"

Preuzimanje datoteka:

Pregled:

Državni proračun obrazovna ustanova srednje stručno obrazovanje moskovske regije "Kolomna Agrarian College"

ORGANIZACIJA ELEKTRONIČKOG PROTOKA DOKUMENTA U DRUŠTVU ZA OSIGURANJE

Kolomna 2014

Uvod

Osiguranje je područje poslovanja u kojem se obrađuje veliki broj dokumenata raznih vrsta: ugovori, police osiguranja, izjave, potvrde, liječničke potvrde, isprave o pravu vlasništva, rezultati pregleda i drugi dokumenti, broj sorti kojih za prosječno osiguravajuće društvo prelazi stotinu. Svi ti dokumenti oblikovani su u kovčege, predmeti su svesci smješteni u arhive, kojima se pristup ostvaruje u trenutku nastanka osiguranih slučajeva, promjenom uvjeta ugovora, na kraju roka važenja i u drugim slučajevima . Što je osiguravajuće društvo veće, to je veća raznolikost programa osiguranja koje nudi i heterogenija dokumentarna arhiva.

U nastojanju da dopre do što većeg broja klijenata, osiguravajuće društvo otvara predstavništva u drugim četvrtima i gradovima, rješavajući probleme organiziranja distribuirane arhive ili problem transporta dokumenata u Glavni ured... Rad s velikim količinama dokumenata u osiguravajućem društvu dio je njegovog poslovanja, pa rješavanje problema obrade dokumenata zapravo može povećati učinkovitost tvrtke, brzinu i kvalitetu usluge korisnicima.

Izgradnja elektroničkih arhiva i automatizacija obrade dokumenata u pravilu se provode na temelju specijaliziranih sustava, koji nose opći naziv "Enterprise Content Management System (ECM)". Ova klasa sustava uključuje industrijske platforme koje imaju niz svojstava, u rasponu od mogućnosti pohranjivanja velikih količina dokumenata u nekoliko distribuiranih spremišta smještenih u različitim gradovima ili čak zemljama, do sposobnosti modeliranja procesa obrade dokumenata i njihove integracije s putem e-maila, web stranice i druge sustave. Korištenje ovakvih sustava opravdano je u slučajevima kada je riječ o velikim količinama informacija, organizaciji pouzdane pohrane i brzom pristupu informacijama.

V moderni svijet rad svakog osiguravajućeg društva nemoguć je bez korištenja informacijskih i komunikacijskih tehnologija. Tradicionalni papirni tijek rada zamjenjuje se elektroničkim, budući da prvi više ne ispunjava poslovne zahtjeve i ne može osigurati brzinu obrade podataka. Ovo izvješće opisuje problem organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima i algoritmi rada pri njegovom korištenju.

Hitnost ovog problema u posljednje vrijeme postaje vrlo važna, jer u uvjetima teške konkurencije upravo automatizacija tijeka rada omogućuje ubrzanje rada različitih odjela osiguravajućeg društva i omogućuje vam da napravite važne operativne i strateške odluke.

Svrha izvješća je identificirati prednosti korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima u osiguravajućim društvima.

Glavni cilj izvješća je proučiti i sistematizirati materijale koje koristi osiguravajuće društvo "Suglasnost" sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

Glavni dio

1. Mobilna rješenja za agente osiguranja

Jedna od strateških inicijativa osiguravajućih društava je jačanje maloprodaje kroz razvoj agentske mreže. Aktiviranjem rada s agentskim prodajnim kanalom osiguravatelji se susreću s nizom problema. Jedna od njih je da je sustav tarifiranja u osiguravajućim društvima toliko složen i višeznačan da jest papirni mediji agentu je dosta teško, a to ne odgovara prirodi njegova posla: prodavač prije svega mora prodavati, a ne petljati s papirima.

Moderna tvrtka uspjeh postiže stvaranjem novih vrijednosti u radu, kako s "vanjskim klijentom", tako i s "internim klijentom", koji je agent osiguravatelja. Stoga osiguravatelji prodajnu mrežu opremaju "elektroničkim pomoćnicima", i to ne samo vrhunskim kalkulatorom, već uređajima za razmjenu informacija s tvrtkom. Agentu daju mogućnost da daljinski dovrši cijeli postupak sklapanja ugovora o osiguranju: dodijeli broj polici osiguranja, prenese u tvrtku podatke o objektu osiguranja i vlasniku, zapisnik o pregledu automobila, njegove fotografije itd., kao i brzo i točno odrediti iznos premije, pravovremeno prijaviti brojeve korištenih oblika polica i potvrda i sl. To omogućuje da agent bude manje "vezan" za ured tvrtke i što bliže lokaciji klijenta.

Tvrtka je pak zainteresirana ne samo za povećanje lojalnosti agenta kroz stvaranje atraktivnih uvjeta, već i za povećanje razine informacijske sigurnosti postupka sklapanja ugovora o osiguranju. Kada se polica osiguranja sastavlja u rukopisnom obliku, postoji određeni ciklus u kojem postoje značajna vremenska razdoblja od pojave police kod klijenta do pojave iste police u računovodstvenom sustavu osiguravatelja. Međutim, trenutna konkurentska situacija (konkurencija na razini kvalitete usluge) zahtijeva da usluga bude trenutna, ona počinje djelovati čim je klijent osiguran. U stvarnosti, u nekim tvrtkama proces registracije novog ugovora traje 1,5-2 mjeseca. Mobilna rješenja za agente osiguranja pružaju mogućnost prijenosa informacija o zatvoreniku online ugovor o osiguranju u opću bazu podataka osiguravajućeg društva”, te na taj način eliminirati vremenski jaz između trenutka sklapanja ugovora o osiguranju i otvaranja mogućnosti usluge.

Klijent opslužuje nova tehnologija, dobiva značajne prednosti, koji nikako nisu samo u ubrzanoj kotaciji i tarifiranju. U stvarnosti, sve servisne usluge (pozivni centar, služba tehničke podrške i sl.) uključene su u unos broja police osiguranja u sustav i do unošenja broja klijent za njih ne postoji. To jest, u stvari, programi usluga počinju raditi tek kada osiguravatelj sazna za postojanje takvog klijenta. Registracija ugovora u sustavu putem mobilnih rješenja za agente osiguranja omogućuje rješavanje ovog problema u 1-2 minute. Vrijeme za kompletno izvršenje ugovora pri korištenju ovog uređaja će trajati 6-7 minuta za CASCO ugovor i 4-5 minuta za CTP ugovor.

Osiguravatelj, osim što štedi vrijeme prilikom primanja informacija o policama koje agent prodaje, ima koristi i od činjenice da to pomaže u sprječavanju prijevara u osiguranju: kada agent primi premiju na policu, klijent smatra da je osiguran, a osiguravatelj nema policu, nema premiju, ili nema informacija dok mu klijent ne dođe s gubitkom. Fotografiranje objekta na Mobilni uredaji također jača kontrolu, budući da je agent lišen mogućnosti da osigura već oštećeni automobil.

Jedno od glavnih pitanja je i zaštita informacija: posebna se pozornost posvećuje zaštiti osobnih podataka klijenata, kako u fazi unosa informacija, tako iu fazi njihove obrade.

Mobilni ured osiguranja omogućuje agentu osiguranja spremanje i brzo pronalaženje informacija o klijentu, događajima vezanim za njihovu uslugu, održavanje i pohranu elektroničke korespondencije, ne zaboravite na datume isteka ugovora i druge važne događaje.

U osiguravajućem društvu CONSENT automatizacija aktivnosti organizirana je pomoću specijaliziranog sustava održavanja baze podatakaDiasoft i elektronički sustavi za upravljanje dokumentima (EDMS).

Ugovori o osiguranju sklapaju se ne samo izravno u uredu osiguravajućeg društva, već i na mjestu objekta osiguranja, tj.agent osiguranja radi na daljinu. Jednom postignutpristanak na sklapanje ugovora, elektronička verzija police osiguranja uz pomoć EDMS-a ulazi u Diasoft sustav i javlja se trenutna registracija ugovor.

Primjer. Tijekom mog pripravničkog staža, osiguranik se obratio tvrtki Consent sa zahtjevom da osigura svoj automobil Renault-Daster od rizika otmice i štete (CASCO osiguranje), zajedno sa agentom osiguranja sam otišao kod njega u mjesto stanovanja. Agent je u svom radu koristio komplet Mobilni ured uključujući prijenosno računalo, mobilni printer i USB modem za komunikaciju s Diasoft bazom.

Obračun premije osiguranja, registracija prijave i police osiguranjaNapravio sam to u programu 1C: osiguranje. Elektroničke verzije dokumenti su poslani u sjedište, nakon registracije u ugovorni sustav, osiguranik je dobio policu ispisanu na mobilnom printeru. Za pregled automobila, fotografiranje i sklapanje ugovora trebalo je oko 20 minuta.

Prednost ovakvog načina sklapanja ugovora je trenutna registracija police osiguranja u bazi podataka tvrtke.

Usput, u programu 1C: osiguranje provizija posrednika u osiguranju (njegova plaća) izračunava se automatski kada se polica osiguranja unese u bazu podataka.

1. Elektronsko upravljanje dokumentima

u financijskoj i analitičkoj djelatnosti poduzeća

Nakon stupanja na snagu svaki ugovor postaje predmetom računovodstva, uključujući i računovodstvo. Uključuje ulazne uplate (računovodstvo), kontrolira plan njihovih primitaka (odjel osiguranja), njegovi uvjeti su potrebni odjelu za namirenje šteta u slučaju osiguranog slučaja, itd. Ali, na ovaj ili onaj način, tijek rada prelazi na financijsku i analitičku razinu.

Nadalje, ove informacije u generaliziranom obliku su od interesa za top menadžere tvrtke za operativnu analizu aktivnosti u različitim aspektima (po klijentima, po regijama, po odgovornim izvršiteljima itd.).

Gornja razina je jedinica za strateško planiranje i upravljanje. To su zadaci izgradnje proračuna, analiziranje aktivnosti u kontekstu proizvoda osiguranja, izračun tarifa.

Kada se podaci u bazi akumuliraju, počinje viša razina automatizacije tvrtke. Za top menadžere moguće je riješiti probleme upravljačko računovodstvo, analiza i planiranje. Na primjer, pokazatelji profitabilnosti se automatski izračunavaju za svaki ugovor (iznos primljene premije, iznos plaćanja prema aktima o osiguranju, iznos primljen od društava za reosiguranje, itd.).

Menadžer ima mogućnost utvrđivanja planiranih godišnjih prihoda za regionalne prodajne odjele. Prodajni odjeli, pak, na temelju tih podataka izračunavaju svoj portfelj osiguranja i primaju pokazatelje profitabilnosti.

Osim toga, prati se i izvršenje proračuna tvrtke. Formira se po podružnicama i odjelima te se šalje u sjedište na konsolidaciju i odobrenje.

Odobreni proračun vraća se odjelima na izvršenje. Izvršenje proračuna prati tzv. Metoda "gotovina" u kontekstu svakog odjela. Činjenica odstupanja se prati i može se analizirati.

1. Automatizacija tijeka dokumenata

prilikom podmirivanja gubitaka

Glavni poslovni proces osiguravajućeg društva je namirenje šteta nakon nastanka osiguranog slučaja. Ako zamislite ovaj proces u fazama, na primjer, kada provodite osiguranje vozilo od oštećenja, onda možete razumjeti koliko dokumenata trebate ispuniti, kroz koliko ureda proći da biste na kraju zatvorili slučaj.

Predstavimo ovaj proces kao slijed faza:

• Ispunjavanje prijave za nastanak osiguranog slučaja;
• Osiguravanje od strane osiguranika svih potrebni dokumenti kojim se potvrđuje pravo osiguranika/korisnika imovine na predmet osiguranja, kao i pravo na primanje plaćanja osiguranja (preslike putovnice vozila, potvrde o registraciji vozila, kupona za tehnički pregled, punomoći, ugovora o kupoprodaji nekretnine , presliku police osiguranja, potvrdu o uplati sljedeće premije osiguranja i sl.);
• Upućivanje na interno ili neovisno ispitivanje nastale štete;
• Davanje od strane osiguranika svih potrebnih dokumenata koji potvrđuju činjenicu događaja koji je doveo do oštećenja imovine osiguranika (potvrde prometne policije, MUP-a, Ministarstva za hitne slučajeve, zdravstvenih ustanova i dr.) ;
• Davanje rezultata ispitivanja oštećenja;
• Donošenje odluke o isplati naknada iz osiguranja, odnosno o načinu namirenja osiguranikove štete;
• Izvršavanje isplate naknade od osiguranja, obračun te isplate, odnosno provođenje međusobnih obračuna s servisom i osiguravanje / računovodstvo / ugovaranje obračuna troškova obnove;
• Zatvaranje slučaja za namirenje gubitka.

Taj je redoslijed sličan i za druge vrste osiguranja - na primjer, životno osiguranje: razlikuju se samo skupovi dokumenata i krug osoba koje kontroliraju proces njihovog pružanja i odlučivanja o slučaju. Proces namirenja gubitaka obično se odvija uzastopno.

Tijekom njega donose se sljedeće odluke:

• O otvaranju zahtjeva za namirenje gubitka;
• O pregledu oštećenja;
• Odsutnost sastava prijevarnih aktivnosti;
• O potpunosti davanja dokumenata za namirenje gubitka;
• O pozitivnoj odluci u podmirenju gubitka i načinu namirenja;
• O povećanju iznosa štete nakon otkrivanja skrivene štete (za vozilo) ili kada se promijeni izračun popravaka itd .;
• O zatvaranju slučaja.

U svakoj fazi prolaska aplikacije duž rute, kako bi se donijela adekvatna odluka, pristup puni paket dokumente o šteti, uključujući presliku ugovora o osiguranju/polici, koji mora ući u Sustav odmah nakon što ga klijent potpiše. Jer Osiguravajuća društvačesto imaju zemljopisno raspoređenu strukturu, pružanje cjelovitog skupa dokumenata o slučaju u svakoj fazi odobrenja je od posebne važnosti: to omogućuje isključenje mogućnosti prijevare od strane klijenta ili agenta osiguranja, kao što kao i da se osigura ažurnost razmatranja predmeta.

U osiguravajućem društvu CONSENT automatizacija tijeka rada procesa namirenja šteta je sljedeća:

Specijalist osiguravajućeg društva zove klijenta iz elektroničkog reda čekanja.

Zatim ugovaratelj osiguranja, zajedno sa zaposlenikom osiguravajućeg društva, ispunjava prijavu za osigurani slučaj, stručnjak provjerava priložene dokumente u skladu s podacima i potpunošću.Svi ti dokumenti se skeniraju i unose u bazu podataka, u mapu klijenta itd.Nakon čega se izrađuje Potvrda o prijemu-prijenos dokumenata o najavljenom događaju. Nadalje, sastavlja se uputnica za pregled vozila i neovisni vještak pregleda automobil, sastavlja zapisnik o pregledu vozila.

Nakon što su svi dokumenti sastavljeni, možete početi raditi s informativnim programima, posebice, deklarirani događaj mora biti registriran u sustavu Diasoft.

Nakon završetka registracije prijave kod Diasofta, stručnjak osiguravajućeg društva prelazi na popunjavanje EDMS-a u smislu stvaranja gubitka.

Nakon popunjavanja EDMS-a, slučaj plaćanja se prenosi u fazu odjela za ispitivanje, gdje se rješava pitanje popravka automobila ili isplate naknade za osiguranje.

Na formirani slučaj plaćanjatelefonski broj povezanklijent koji prima SMS - poruke o statusu osiguranog slučaja.

EDMS vam omogućuje da jasno pratite fazu u kojoj se nalazi jedan ili drugi predmet za namirenje gubitaka, da vidite one od njih za koje je vrijeme prijelaza u sljedeći status kasnilo, o tome obavijestite odgovorne izvršitelje.

Također, sastavljaju se standardni popisi dokumenata potrebnih za provođenje postupka namirenja šteta. A budući da se skenirane kopije dokumenata stavljaju izravno u bazu podataka Diasofta, onda su nakon podnošenja zahtjeva na razmatranje povjerenstvu sve informacije dostupne za donošenje odluke o nagodbi ili odbijanju. Sukladno tome, sustav će vam omogućiti da prenesete aplikaciju računovodstvu za plaćanja ili generirate obavijest klijentu o odbijanju. Također je moguće inicijalizirati postupak regresije.

Zaključak

Razmatrajući sustav organiziranja elektroničkog prometa dokumenata u osiguravajućem društvu Consent, možemo zaključiti da elektronički promet dokumenata:

1. zadovoljava zahtjeve suvremenog poslovanja osiguranja i osigurava brzinu obrade podataka;
2. omogućuje vam da ubrzate rad različitih odjela osiguravajućeg društva;
3. omogućuje donošenje važnih operativnih i strateških odluka na vrijeme;
4. omogućuje agentu daljinski dovršavanje cjelokupnog postupka sklapanja ugovora o osiguranju;
5. doprinosi sprječavanju prijevara u osiguranju;
6. doprinosi rješavanju problema upravljačkog računovodstva, analize i planiranja;
7. omogućuje vam da jasno pratite fazu u kojoj se nalazi jedan ili drugi predmet za namirenje gubitaka, vidite one od njih za koje je vrijeme prijelaza u sljedeći status kasnilo, obavijestite odgovorne izvršitelje.

Bibliografija

1. Federalni zakon Ruske Federacije od 27. studenog 1992. N 4015-1 "O organizaciji osiguranja u Ruska Federacija"(s naknadnim izmjenama i dopunama).
2. Ermasov S.V., Ermasova N.B. Osiguranje: udžbenik / S.V. Ermasov, N.B. Ermasova. - M .: Više obrazovanje, 2008.-- 317s.
3. E.V. Mikheeva Informacijska tehnologija v profesionalna djelatnost ekonomist i računovođa: udžbenik. priručnik za stud. institucije sredina. prof. obrazovanje / E.V. Mikheeva, E. Yu. Tarasova. - M .: "Akademija", 2013. - 240s.
4. E.V. Mikheeva radionica informacijske tehnologije u profesionalnoj djelatnosti ekonomista i računovođe: udžbenik. priručnik za stud. institucije sredina. prof. obrazovanje / E.V. Mikheeva, E. Yu. Tarasova. - M .: "Akademija", 2014. - 352s.
5. E.V. Mikheeva Informacijska tehnologija u profesionalnoj djelatnosti: udžbenik. priručnik za stud. institucije sredina. prof. obrazovanje / E.V. Mihejeva. - M .: "Akademija", 2013. - 384 str.
6. Osiguranje: udžbenik / ur. L. A. Orlanyuk-Malitskaya, S. Yu. Yanova. - M .: Izdavačka kuća Yurayt; ID Yurayt, 2011.-- 643str.
7. IC "Pristanak". http: //www.soglasie.ru
8. Elektronički časopis „O prijevarama u osiguranjuhttp://i-news.narod.ru/criminal.html

Ivan Nagornov, stručnjak tvrtkeIZRAVNO-M

Kako bi se otklonile navedene poteškoće moderni sustavi elektroničko upravljanje dokumentima (ECM sustavi) omogućuju korištenje mehanizama integracije i bar-kodiranja. Da biste to učinili, potrebno je pravilno organizirati proces obrade dokumenata, pretvarajući ih u elektronički oblik. Ovaj članak predstavlja materijale temeljene na stvarnom iskustvu tvrtke DIRECTUM.

U nastavku ću dati primjer organizacije procesa unosa dokumenata. Za sve dokumente koji dolaze od kupaca (na primjer, CASCO ugovor s popratnih dokumenata), crtični kod koji sadrži jedinstveni broj dokument (ID) i vrstu ovog dokumenta. Ponekad tvrtke žele staviti crtični kod na skup dokumenata radi jednostavnosti, to je također moguće, ali tada nestaje mogućnost automatske kontrole kompletnosti dokumenata, kao i automatskog bilježenja stvarne lokacije originala preuzetog iz papirne arhive . Dokumente možete označiti crtičnim kodom različiti putevi:

● lijepljenje naljepnice s crtičnim kodom na dokument. U ovom slučaju pretpostavlja se da se naljepnice mogu tiskati na mjestu pomoću pisača naljepnica ili prethodno ispisati (na rolama);

● ispis crtičnih kodova izravno na dokumente koristeći obično pisač, ako ima slobodnog prostora Prednja strana ili na poleđini dokumenta;

● ispis zasebnog lista s crtičnim kodom;

● početni ispis crtičnog koda zajedno s oblikom dokumenata, kao što je CASCO politika.

Integracija računovodstveni sustav osiguravajuće društvo iECM sustavi pružaju dodatne pogodnosti. Nakon što su svi dokumenti označeni crtičnim kodovima, zaposlenici osiguravajućih društava na isti način kao i uvijek unose podatke o ugovoru o osiguranju ili osiguranom slučaju u računovodstveni sustav osiguravajućeg društva. Nadalje, dio podataka koje unese zaposlenik automatski se prenosi u sustav pohrane elektroničkih slika dokumenata osiguranja (ECM sustav). Da biste to učinili, potrebna su vam samo dva dodatna klika na gumb: prvi - u računovodstvenom sustavu osiguranja za početak prijenosa unesenih podataka, drugi - na skener crtičnog koda kada ih čitate iz dokumenata (skener crtičnog koda izgleda slično skenerima crtičnog koda u trgovinama mješovitom robom). Nakon gore navedenih radnji, svi potrebni podaci pojavljuju se u elektroničkoj arhivi dokumenata osiguranja, uključujući jedinstveni broj dokumenta kodiran u crtičnom kodu.

Zatim, na stanici za skeniranje dokumenata, odgovorni službenik skenira dokumente na konvencionalnom skeneru, koji sprema dokumente u posebnu mapu, iz koje sustav za pohranu dokumentacije osiguranja DIRECTUM preuzima datoteke i odvaja ih u odvojeni dokumenti crtičnim kodom prilaže odgovarajućim karticama koje su se automatski popunjavale iz računovodstvenog sustava. Dakle, bez korištenja ručnog rada, dokumenti sa skenera automatski se prenose u elektroničku arhivu dokumenata osiguranja s popunjenim podacima u karticama. Štoviše, vrijeme / datum skeniranja dokumenta i odjel / ime zaposlenika koji skenira također se mogu automatski zabilježiti.

Nadalje, skenirani dokument ulazi u posebnu mapu za djelatnika odgovornog za provjeru skeniranih dokumenata. Službenik za provjeru provjerava kvalitetu skeniranih dokumenata i, ako nije zadovoljavajući, može ponovno poslati dokument natrag u stanicu za skeniranje.

Arhiviranje dokumenata koji su izvorno bili nepapirni, na primjer, elektroničke fotografije s mjesta nesreće, može se izvršiti nakon što su svi papirnati dokumenti uneseni, također pritiskom na gumb "fotografije". Oni će biti spremljeni kao dokument na više stranica i lako se mogu usporediti s, na primjer, fotografijama automobila prije osiguranja.

Tako se formira arhiv dokumenata osiguranja čiji se dokumenti mogu otvoriti iz računovodstvenog sustava osiguranja pritiskom na gumb (za to se mogu koristiti različiti mehanizmi integracije, poput com-objekti ili web servisa). Sada se bilo koji dokument o klijentu može brzo pronaći. Ako je potrebno, zaposlenici mogu dobiti razne podsjetnike, na primjer, o isteku uvjeta ugovora ili o nepotpunosti bilo kojeg paketa dokumenata. Korištenje skenera crtičnog koda također olakšava život arhivisti ako je potrebno evidentirati povlačenje i vraćanje originalnih dokumenata u papirnatu arhivu - za to je potrebno samo skenirati crtični kod izdanog / vraćenog dokumenta i naznačiti da kome i koliko se izdaje.

Nakon što tvrtka ima prikladnu elektroničku arhivu dokumenata osiguranja, već se može razmišljati o automatizaciji raznih poslovnih procesa, na primjer, namirenja šteta. U tom će slučaju proces namirenja šteta biti transparentan za menadžere i zaposlenike, a samim tim i za klijente, odnosno moći će se vidjeti tko je i u kojoj fazi je proces razmatranja zahtjeva klijenta. U proces odobravanja moguće je uključiti i "stalne izvođače", kao što su neovisni stručnjaci i stanice za popravak i održavanje, omogućiti im pristup dokumentima putem web sučelja ili ih učitati na poseban portal. Također možete voditi registar tipičnih šteta kako biste prikupili statistiku i poduzeli upravljačke radnje uzimajući u obzir te statistike itd. Daljnji razvoj sustava može biti prikupljanje ne samo dokumenata, već i "slučajeva" za analizu različitih osiguranih slučajeva.