Primarna dokumentacija u računovodstvu

Dobrodošli, dragi čitatelji, na moj blog!

Obično svaki dan provjeravam svoju radnu poštu, ali ovaj tjedan nije narasla, a skupilo se puno pisama. Danas sam odlučio rastaviti temu novi članak došao sam od sebe. Pričajmo o primarnu dokumentaciju jer je to osnova registara i važan dio posla računovođe.

Tijekom studija ova tema nije bila najvažnija i teško ju je svladati u teoriji, ali sam ušao u posao morao sustići. Razredimo sve nijanse unaprijed kako bismo izbjegli poteškoće u budućnosti. U prošloj temi smo rastavljali računovodstvene registre, znam da je malo komplicirano, ali nakon današnjeg članka bit će malo lakše.

Za pouzdano kretanje u ravnini primarne dokumentacije razmotrit ćemo:

• Pojam i svrha primarne dokumentacije poduzeća.
• Obavezni detalji a dopuštene su izmjene primarnih dokumenata.
• Grupe, vrste, razine detalja i moguće izmjene dokumenata.
• Uvjeti valjanosti i čuvanja primarne dokumentacije.

Glavni cilj je naučiti razlikovati primarni dokument od ostatka mase jednako važnih radova, zapamtiti njihove pojedinosti i vrste. Obećajem da će biti zanimljivo, krenimo!

Kako pravilno raditi s primarnom knjigovodstvenom dokumentacijom

Za početnike, neiskusne računovođe i poduzetnike, želio bih objasniti principe rada s primarnom knjigovodstvenom dokumentacijom.

Dokumenti s kojima ćete raditi dijele se u dvije skupine:

• Primljeno od nekoga;
• Odlazno od vas.

Kako raditi s pristiglim dokumentima?

1. Utvrdite: je li ovaj dokument knjigovodstveni dokument?

Dokument prihvaćen za računovodstvo mora sadržavati podatke bitne za odraz u računovodstvu, odnosno sadržavati podatke o svakom savršenom gospodarskom događaju.

Na primjer, blagajnički ček "govori" o plaćanju nekome (potrošnja novca), račun - o kretanju robe i materijala (prihodi-rashodi) itd. Ali, na primjer, zahtjev zaposlenika sa zahtjevom za izdavanje akontacija bez menadžerske vize ne može se prihvatiti za posao...

Bilješke, nacrti, novinski isječci i tako dalje nisu računovodstveni dokumenti. Kao i dokumenti sastavljeni kršeći pravila utvrđena za njih.

2. Odredite: odnosi li se ovaj dokument na vašu organizaciju ili ne?

Drugim riječima, dokument mora biti vezan uz ovo poduzeće, odnosno mora sadržavati podatke o vašoj organizaciji ili ih morate ispisati vašem zaposleniku.

Događa se da vam se iz raznih razloga donose dokumenti koji nisu povezani s ovom organizacijom. Ovo je vjerojatno samo pogreška. Ili se može dogoditi da zaposlenik svjesno nastoji sebi otpisati obračunate iznose.

Također je moguće da su dokumenti za kupnju robe i materijala (radovi, usluge) namjerno ispisani na ovo poduzeće kako bi dobili dodatne iznose za odbitak poreza.

Ako je razlika između vaše vrste aktivnosti i suštine dokumenta upečatljiva, onda je bolje ne uzeti u obzir ovaj dokument.

Još jedna stvar - možda druga strana nema razloga pisati vam ovaj dokument, odnosno nemate s njima ugovorni odnos.

Na primjer, komunalna služba vam je naplatila ne shvaćajući da druga organizacija, kao što je stanodavac, plaća struju koju koristite.

3. Provjerite pojedinosti.

Za točnost svojih podataka sugovornik odgovara sam. Sada mnoge tvrtke koriste računalni programi i stoga, u pravilu, ne griješe u svojim detaljima, iako se to događa. Ali vaše podatke treba još jednom provjeriti - često mogu sadržavati pogreške.

Zasebno, treba reći o rukom pisanim dokumentima - osim što u njima postoje greške, događa se i da je dokument lažan, to jest, na primjer, napisan u ime nepostojećeg poduzeća.

Postoji li takvo poduzeće ili ne može se ponovno provjeriti putem registra poreznih obveznika na web stranici Poreznog odbora Republike Kazahstan.

Potpisi u dokumentu moraju biti vjerodostojni, odnosno točno onih osoba kojima pripadaju i te osobe moraju imati pravo potpisivanja takvih dokumenata. Faksimilni potpisi nisu dopušteni na dokumentima.

U jednoj organizaciji može biti nekoliko pečata. Provjerite ima li pečat na ovom dokumentu. Primjerice, na fakturi ne smije biti otisnut pečat "Ljudski potencijali".

Također se događa da je dokument greškom napisan za organizaciju sličnu po imenu. U svim takvim slučajevima morate kontaktirati ovu organizaciju i zahtijevati da se dokument ponovno izradi.

4. Je li događaj zabilježen u dokumentu stvarno počinjen?

Možda vam dobavljač nije opskrbio ovu robu i materijal ili vam nije pružio te usluge. Ili je možda druga strana izdala račun za veći od potrebnog volumena, cijene i, sukladno tome, iznosa.

Na primjer, roba navedena na računu nije isporučena u vaše skladište. Vaši stručnjaci moraju prihvatiti (potvrditi) ovaj dokument. U ovom primjeru to mora potvrditi voditelj skladišta, svojim potpisom pri primitku robe.

A cijena, obujam i uvjeti kupnje moraju se usporediti s uvjetima ugovora. Ili to mora potvrditi ekonomist – marketer ili dobavljač.

5. Odredite: kojem razdoblju dokument pripada.

Razdoblja mogu biti:

• trenutni mjesec,
• tekuće tromjesečje,
• ove godine,
• prošli mjesec,
• zadnja četvrtina,
• prošle godine.

Ovisi o tome je li potrebno uzeti u obzir ovaj dokument. Da, događa se i da npr. donesu fakturu za proteklo razdoblje - po vašem je nahođenju uzeti u obzir ili ne.

Općenito, naravno, dužni ste prihvatiti dokument za računovodstvo, ali ako ga prihvatite, to će uzrokovati potrebu ispravljanja izvješća, uključujući porezne izvještaje.

Međutim, ako izvješća o proteklom razdoblju Trenutna godina(zadnji kvartal, prošli mjesec) neće biti teško ispraviti, ali je vrlo teško ispraviti prošlogodišnja izvješća. Tvoj izbor;

Možda je ovaj dokument već bio (je) kod vas. Onda je to ili duplikat (kopija), ili vam je ovaj dokument uzet za nešto i sada vraćen. Pazite da isti dokument ne povučete dvaput. Time će se stvoriti dvostruki prometi, odnosno neopravdano će se povećati određeni iznosi.

6. Odredite: kojem računovodstvenom dijelu pripada dokument.

Računovodstvene sekcije:

1. Blagajna,
2. Banka,
3. materijali,
4. Roba,
5. dugotrajna imovina,
6. odgovorne osobe,
7. dobavljači,
8. Kupci itd.

Kako raditi s pristiglim dokumentima

Postoji propis dokumenata za računovodstvene odjele. To možete pročitati u bilo kojem udžbeniku računovodstva. Na primjer, bankovni izvod je dokument u odjeljku "Banka", isti je naziv registra u koji ćete staviti ovaj dokument.

Jednostavno je. No s dokumentima koji se odnose na dolazak robe i materijala situacija je složenija.

Odredite koji je ulazni inventar za vašu tvrtku: materijal, roba, dugotrajna imovina, nematerijalna imovina ili usluga/posao (i to se događa)?

Materijal- to je ono što se koristi u radu i istovremeno se troši, odnosno završava. Na primjer, ovo je papir, benzin, cement itd. Materijal mijenja svoj oblik: postojao je cement - postoji betonski proizvod.

Proizvod se, za razliku od materijala, ne koristi u radu, kupuje se za daljnju prodaju, odnosno prodaju. Ovo je njegova jedina razlika. U praksi, papir, benzin i cement mogu biti roba, ovisno o tome čime trgujemo.
Referentna knjiga robe u programu "1C" naziva se "Nomenklatura".

Glavna stvar- ovo je vrsta alata koji se koristi u radu, koji, za razliku od materijala, ne mijenja svoj fizički oblik. Odnosno, ne završava i ne konzumira se.

Na primjer, ovo je stol, računalo, auto itd. I nakon nekoliko godina rada ostat će stol, računalo i auto. Amortizacija (trošenje) OS se događa samo tijekom rada.

U programu 1C OS se nazivaju dugotrajna sredstva.

Također se događa da za određenu uslugu (rad) ispišu dokument, kao da su vam prodali robu. Recimo, servis vam je zamijenio ulje u motoru vašeg auta, a na računu umjesto “zamjena ulja” stoji “motorno ulje takva i takva, takva i takva količina, po toj i takvoj cijeni”.

Postavite si pitanje: jesmo li doista dobili ovaj proizvod pri ruci? Ne. Zatim - ovo je usluga (rad) i u skladu s tim trebate dobiti ovaj dokument.

7. U koji registar (časopis) ćete uklopiti ovaj dokument?

Utvrdite to odmah, a po mogućnosti, odmah nakon obrade, pohranite dokument na njegovo mjesto. Istina je da se dokument još ne može "ukloniti" - još uvijek zahtijeva reviziju ili pojašnjenje nekih okolnosti. Preporučljivo je imati zasebnu mapu za takve papire ili zasebnu ladicu.

Jedan od najgorih nedostataka koje računovođa može imati je lijenost. Dokument odgođen "za kasnije" može izazvati mnogo problema.

Stoga je bolje obraditi dokumente što je prije moguće nakon primitka. Dokumenti koji su odgođeni iz objektivnih razloga trebali bi biti dovršeni čim se pojavi takva mogućnost.

8. Odredite: hoće li biti daljnjih događaja vezanih uz ovaj dokument?

Neki dokumenti mogu imati posljedice u budućnosti. Na primjer, Obavijest Poreznog odbora može uzrokovati neugodne posljedice u budućnosti: uhićenje računa itd. Stoga se takvi dokumenti moraju odmah rješavati, odgađajući sve ostale stvari.

Postoje i dokumenti koji mogu imati neugodne posljedice nakon što potvrdite njihovu ispravnost. Na primjer, Zakon o pomirenju koji prikazuje vaše obveze prema plaćanju - to može biti osnova za podnošenje tužbe protiv vaše tvrtke.

Stoga, ako niste sigurni, bolje je takve dokumente ostaviti po nahođenju upravitelja. Ostali dokumenti mogu zahtijevati pribavljanje drugih dokumenata.

Primjerice, fakture za dolazak robe bez računa. Možda je tako utvrđeno da će vam vaša druga ugovorna strana kasnije izdati opći račun za određeno razdoblje ili količinu robe.

U tom slučaju, ovi računi se moraju naplatiti i odmah nakon isteka roka ili primitka ugovorenog volumena podsjetiti dobavljača na račun.

Ovdje je potrebno spomenuti sljedeće: računovođa mora držati pod kontrolom pravovremeni zaprimanje potrebnih dokumenata.

Dokumente, o čijem očekivanom primitku znate, morate tražiti od druge ugovorne strane ili odgovornog zaposlenika u slučaju neprimanja u rokovi.

Izvor: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Primarni dokumenti u računovodstvu

Osnova za upise u registre računovodstvo su izvorni dokumenti.

Primarni dokumenti se prihvaćaju u računovodstvo ako su sastavljeni u obliku koji se nalazi u albumima unificirane forme primarni računovodstvene evidencije, sukladno Uredbi o računovodstvu i financijskom izvještavanju u Ruska Federacija odobreno Naredbom Ministarstva financija Rusije od 29. srpnja 1998. br. 34 n (s izmjenama i dopunama od 26. ožujka 2007. br. 26n)

Ako je potrebno, oblik modela mogu se uključiti dodatni redovi, stupci, ali se moraju zadržati svi podaci predviđeni odobrenim obrascem. Uvedene promjene moraju se formalizirati odgovarajućom naredbom (odredbom).

Samo obrasci knjigovodstvenih isprava nisu podložni promjenama gotovinske transakcije prema Postupku za primjenu jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije, odobrenom Rezolucijom Goskomstata Rusije od 24.03.1999. br. 20.

U obrascima koje je odobrio Goskomstat Rusije daju se zone kodiranja informacija koje se ispunjavaju u skladu sa sveruskim klasifikatorima.

Kodovi za koje nema upućivanja na sve-ruske klasifikatore (na primjer, stupci s nazivom "Vrsta operacije") namijenjeni su sažimanju i sistematizaciji informacija prilikom obrade podataka računalnom tehnologijom i zapisuju se prema sustavu kodiranja koji je usvojio organizacija.

Osim toga, za računovodstvo se prihvaćaju obrasci koje je samostalno izradilo malo poduzeće koji sadrže odgovarajuće obvezne podatke predviđene Saveznim zakonom "O računovodstvu".

Možete samostalno razvijati samo one dokumente koji nisu sadržani u albumima jedinstvenih obrazaca.

Pojedinosti o primarnim računovodstvenim dokumentima

Obvezni rekviziti primarnih računovodstvenih isprava uključuju:

• Naslov dokumenta;
• datum njegovog sastavljanja;
• naziv organizacije u ime koje je dokument sastavljen;
• sadržaj poslovna transakcija u naravi i vrijednosti;
• nazive radnih mjesta osoba odgovornih za obavljanje posla i ispravnost njegove registracije;
• osobni potpisi tih osoba.

Pravovremeno i kvalitetno izvršenje primarnih računovodstvenih isprava, njihov pravodoban prijenos u računovodstveni odjel radi odraza u računovodstvu, kao i pouzdanost podataka sadržanih u njima, osiguravaju osobe koje su sastavile i potpisale te dokumente. .

Popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava čelnik organizacije u dogovoru s glavnim računovođom.

Dokumente kojima se formalizira poslovanje s novčanim sredstvima potpisuju čelnik organizacije i glavni računovođa, a umjesto voditelja i glavnog računovođe u primarne dokumente mogu se potpisivati ​​drugi dužnosnici, ali njihov popis mora odobriti voditelj organizaciji i dogovoreno s glavnim računovođom.

Primarni dokument je pisani dokaz o poslovnoj transakciji (plaćanje robe, isplata gotovine po izvještaju i sl.) i mora se sastaviti u trenutku transakcije, a ako to nije moguće - odmah nakon njezina završetka.

Vrste dokumenata

Svi primarni dokumenti mogu se podijeliti u sljedeće grupe:

1. organizacijski i administrativni;
2. oslobađajući;
3. računovodstvene isprave.

Organizacijski i administrativni dokumenti su nalozi, upute, upute, punomoći i sl. Ovi dokumenti dopuštaju obavljanje određenih poslovnih transakcija.

Popratna dokumentacija uključuje fakture, zahtjeve, priznanice, potvrde o prihvaćanju i sl. Ovi dokumenti odražavaju činjenicu poslovne transakcije i podaci sadržani u njima upisuju se u računovodstvene registre.

Neki dokumenti su i dopušteni i oslobađajući. To uključuje, na primjer, trošak gotovinski nalog, izvod o uplati itd.

Raspored tijeka rada organizacije

Za ispravnu referencu primarno računovodstvo izrađuje se i odobrava raspored tijeka rada koji određuje postupak i vrijeme kretanja primarnih dokumenata unutar poduzeća, njihov prijem u računovodstveni odjel.

Moraju se provjeriti primarni dokumenti koje prima računovodstvo (računovođa):

• prema obrascu (potpunost i ispravnost dokumenta, popunjavanje podataka);
• aritmetički (brojenje iznosa);
• po sadržaju (povezanost između pojedinih pokazatelja, odsutnost unutarnjih proturječnosti).

Računovodstveni registri

Nakon prihvaćanja, podaci iz primarnog dokumenta prenose se u računovodstvene registre, a na samom dokumentu se stavlja oznaka kako bi se isključila mogućnost njegove dvostruke upotrebe (npr. upisuje se datum upisa u računovodstveni registar ).

Računovodstveni registri su posebno prilagođeni listovi papira za registraciju i grupiranje vjerodajnica. Vode se u posebnim knjigama (časopisima), na posebnim listovima i karticama, u obliku strojeva dobivenih primjenom računalne tehnologije, kao i na magnetskim vrpcama, diskovima, disketama i drugim strojnim medijima.

Poslovne transakcije treba prikazati u računovodstvenim registrima kronološkim redom i grupirati prema odgovarajućim računovodstvenim računima.

Po vanjski izgled računovodstveni registri su:

1. knjige (gotovinske, glavne);
2. kartice (računovodstvo dugotrajne imovine, računovodstvo materijala);
3. časopisi (besplatni ili ocijenjeni listovi).

Prema vrsti zapisa koji se izrađuju, registri se dijele na:

1. kronološki (dnevnik);
2. sustavno (glavna knjiga računa);
3. kombinirano (časopisne narudžbe).

Prema stupnju detaljnosti informacija sadržanih u računovodstvenim registrima, oni su:

1. sintetički (glavna knjiga računa);
2. analitički (kartice);
3. kombinirano (naručite časopise).

Evidencija u primarnim dokumentima treba se vršiti tako da se osigura sigurnost tih zapisa za vrijeme određeno za njihovu pohranu u arhivu.

Primarni i konsolidirani računovodstvene isprave može se sastaviti na papirnati i računalni medij. U potonjem slučaju, organizacija je dužna napraviti kopije takvih dokumenata o svom trošku. papirni mediji za druge sudionike u poslovnim transakcijama, kao i na zahtjev tijela koja provode kontrolu u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, suda i tužiteljstva.

Za predaju u arhiv dokumenti se biraju kronološkim redom, sastavljaju, uvezuju i pohranjuju u fascikle. Predaja dokumenata u arhivu je popraćena potvrdom.

Prilikom pohrane računovodstvenih registara moraju biti zaštićeni od neovlaštenih ispravaka. Ispravak greške u knjigovodstvenom registru mora biti obrazložen i potvrđen potpisom osobe koja je izvršila ispravak s naznakom datuma ispravka.

Osobe koje su ostvarile pristup informacijama sadržanim u računovodstvenim registrima i internim računovodstvenim izvještajima dužne su čuvati poslovnu tajnu. Za njegovo otkrivanje snose odgovornost utvrđenu zakonodavstvom Ruske Federacije.

Ispravljanje pogrešaka u primarnim dokumentima i računovodstvenim registrima. Sukladno čl. devet Savezni zakon"Na računovodstvu" nije dopušteno vršiti ispravke gotovine i bankovne isprave.

Ostatak primarne knjigovodstvene isprave moguće je ispravljati samo uz dogovor sa sudionicima u poslovanju, što mora biti potvrđeno potpisima istih osoba koje su potpisale dokumente, uz naznaku datuma ispravka.

Rekvizit primarnog dokumenta koji podliježe ispravljanju precrtan je jasnom, ali tankom linijom, tako da je vidljivo izvorno značenje (sadržaj) ispravljanog atributa. Oznaka "Vjerujem da je ispravljeno" stavlja se rukom, a ispravak se ovjerava potpisom osobe koja je izvršila ispravak s naznakom prezimena i inicijala.

Razdoblja skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata

Sukladno čl. 17. Federalnog zakona "O računovodstvu", organizacije su dužne voditi primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre i računovodstveni izvještaji u rokovima utvrđenim u skladu s pravilima za uređenje državnog arhivskog posla, ali najmanje pet godina.

Povrat primarnih dokumenata

Računovodstveno zakonodavstvo ne sadrži jasno utvrđena pravila koja uređuju postupak vraćanja primarnih dokumenata u slučaju njihovog gubitka.

U nizu normativnih akata određuju se samo rokovi skladištenja primarnih knjigovodstvenih dokumenata. Zakonodavstvo ne utvrđuje što bi organizacija trebala učiniti u slučaju gubitka dokumenata iz razloga koji su izvan njezine kontrole. U pismu UMNS-a Rusije u Moskvi od 13.09.2002. br. 26-12 / 43411, voditelju organizacije preporučuje se u slučaju gubitka ili uništenja primarnih dokumenata:

• imenovati nalogom povjerenstvo za istraživanje razloga gubitka, uništenja primarnih dokumenata, za sudjelovanje u kojem se po potrebi pozivaju predstavnici istražnih tijela, sigurnosnog i državnog vatrogasnog nadzora;
• poduzeti mjere za obnavljanje onih primarnih dokumenata koji su podložni restauraciji i pohrani u roku utvrđenom zakonom. Na primjer, kopije prometnih izjava Novac za bankovne račune možete ga dobiti u bankama u kojima su otvoreni računi organizacije; mogu se zahtijevati ugovori, akti, fakture od ugovornih strana itd.

Ali nije uvijek moguće dobiti duplikate svih izgubljenih dokumenata, na primjer, ako postoji veliki broj suradnika, zbog nepostojanja dobavljača (kupaca) na prethodno poznatim adresama ili zbog nepostojanja takvih kontakata. Stoga, iz objektivnih razloga, organizacija neće moći vratiti sve izgubljene primarne dokumente.

Praktično pitanje: što učiniti u ovom slučaju? Treba li obavijestiti porezno tijelo?

Prema brojnim stručnjacima, nije potrebno obavijestiti poreznu inspekciju, pogotovo jer to neće pomoći da se izbjegne eventualna odgovornost, a nedostatak primarnih dokumenata može prijetiti novčanom kaznom u skladu s čl. 120 Poreznog zakona Ruske Federacije.

U tom slučaju porezni obveznik može izabrati tri opcije:

1. Ako je moguće, vratite izgubljene dokumente (barem djelomično).
2. Napravite korektivne unose za nepotvrđene troškove i ispravke odrazite u revidiranoj prijavi poreza na dobit za izvještajna godina, jer se nedokumentirani rashodi ne priznaju kao rashodi u poreznom računovodstvu.
3. Omogućiti predstavnicima poreznog tijela u slučaju poreznog nadzora utvrđivanje iznosa koji se uplaćuju u proračun obračunom na temelju podataka kojima raspolaže porezni obveznik, kao i na temelju podataka o drugim sličnim poreznim obveznicima (tč. 7. stavak 1. članka 31. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Oduzimanje primarnih dokumenata

Mogu ga povući samo istražna tijela, pretistražna tijela i tužiteljstvo, sudovi, Porezna uprava i tijela unutarnjih poslova na temelju svojih odluka u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

Dopisom Ministarstva financija RSFSR-a od 26. srpnja 1991. br. Porezni ured dokumenti koji svjedoče o prikrivanju (podcjenjivanju) dobiti (dohotka) ili prikrivanju drugih predmeta od oporezivanja, od poduzeća, ustanova, organizacija i građana.

glavni računovođa ili drugi izvršni organizacije imaju pravo, uz dopuštenje i u nazočnosti predstavnika tijela koja provode oduzimanje dokumenata, napraviti njihove preslike s naznakom razloga i datuma oduzimanja.

U dosadašnjoj praksi pod primarnim računovodstvenim dokumentima podrazumijevaju se isprave koje odražavaju činjenice iz gospodarskog života (zaključivanje transakcija, kretanje robe i materijala itd.). Oni se sastavljaju u trenutku transakcija ili nakon njihovog završetka, kako bi se potvrdile činjenice koje su se dogodile. Na temelju njih, knjigovođa vrši unose u računovodstveni program poduzeća, prihvaća iznose za porezno računovodstvo.

U kojem je obliku "primarni"

Prema objašnjenjima Ministarstva financija, tvrtka ima pravo samostalno odrediti koje će oblike “primarne” koristiti. Odluka utvrđeno u računovodstvenoj politici organizacije. Praksa pokazuje da poslovni subjekti koriste jednu od tri opcije:

• Jedinstveni obrasci koje nudi Goskomstat.
• Uzorci koje je tvrtka razvila samostalno i sadržani u internim aktima.
• Kombinirane opcije: primarni dokumenti u jedinstvenom formatu, dopunjeni određenim poljima.

Pravo poslovnih subjekata da samostalno razvijaju obrasce "primarne" ne odnosi se na sljedeće vrste dokumenata:

• gotovinski dokumenti (osobito potrošni materijal i paketi);
• strogi obrasci izvješćivanja;
• putne listove.

Za njih Ministarstvo financija uvodi jedinstvene obrasce kao obvezne.

Ako tvrtka koja je sklopila transakciju nije u ugovoru odredila oblik "primarni", druga strana ima pravo dostaviti dokumente prema vlastitim uzorcima. Kako bi se izbjegla pitanja regulatornih struktura, tvrtka bi u svojoj računovodstvenoj politici trebala napisati da prihvaća papirnate obrasce koje su razvili njegovi dobavljači i kupci.

Važno! Prisutnost "primarne" koja posreduje u određenoj operaciji - obavezni zahtjev za njegov odraz u računovodstvenom i poreznom računovodstvu.

Obavezni podaci o "primarnoj organizaciji"

Prema čl. 9 402-FZ, primarni računovodstveni dokumenti moraju sadržavati sljedeće obvezne podatke:

• titula poslovni papir, na primjer, "Akt o prihvaćenim radovima";
• broj prema internim pravilima numeriranja društva izdavatelja;
• datum pripreme dokumenta;
• puni naziv tvrtke koja izdaje "primarni";
• bit poslovne transakcije koja se dogodila (na primjer, otprema robe kupcu, uplata u blagajnu, prijam obavljenog posla itd.);
• mjerenje nastale ekonomske činjenice u novcu ili u naravi;
• radno mjesto i puno ime i prezime djelatnika odgovornog za izvršenje ili izvršenje operacije;
• svojeručni potpis ovlaštene osobe.

Kao osnova za izradu služi primarna dokumentacija računovodstvene evidencije u računovodstvene registre. Ovi obrasci osmišljeni su tako da na papiru zabilježe pouzdanost činjenice o poslovnoj transakciji koja je za sobom povukla promjenu ekonomska situacija poduzeća. Dizajn primarne organizacije reguliran je zakonom. Svaki predložak mora biti u skladu sa zahtjevima Zakona od 06.12.2011. br. 402-FZ.

Obrasci i vrste primarne dokumentacije

Obrasce primarnih dokumenata koje koriste poslovni subjekti stranke u transakciji mogu samostalno objedinjavati i razvijati. Popis standardnih obrazaca koji su obvezni za korištenje u određenim situacijama odobren je zakonom. U takvim uzorcima organizacije nemaju pravo samostalno mijenjati strukturu ili sadržaj. Neobjedinjene dokumente može izraditi tvrtka uzimajući u obzir specifičnosti svojih djelatnosti. Podliježu odobrenju lokalnim aktima društva.

Klasifikacija primarne dokumentacije podrazumijeva podjelu na obrasce za unutarnju i vanjsku uporabu. Interni dokumenti opisuju transakcije koje utječu na aktivnosti jedne institucije – tvrtke koja je sastavila ovaj certifikat. Vanjski su dizajnirani za popravljanje poslova i njihovih rezultata između dva ili više sudionika.

Interni oblici se obično dijele u sljedeće grupe:

1. Administrativni tip - služi za izdavanje uputa i uputa strukturnim jedinicama i osoblju.
2. Izvršni tip predložaka koristi se za prikaz transakcija koje su izvršene u tekućem razdoblju.
3. Dokumenti za računovodstvenu registraciju - njihova je svrha sistematizirati cijeli kompleks događaja i sažeti primljene dokumentarne informacije (živopisan primjer su računovodstveni registri).

DO računovodstveni registri uključuju knjige i časopise, računovodstvene kartice. Ova vrsta dokumentacije može se podijeliti na podvrste, koje se razlikuju po načinu popunjavanja i vođenja:

• kronološki - sve operacije u njima prikazane su u strogom skladu sa stvarnom kronologijom događaja;
• sustavno (na primjer, knjiga blagajne);
• kombinirano;
• analitički;
• sintetički, koji uključuje raščlambu iznosa po generaliziranim računovodstvenim računima.

Primarna dokumentacija može biti u obliku ugovora između izvođača, računa za plaćanje, fakture, akata prijema i predaje izvršenih poslova. Primarni dokumenti uključuju skup obrazaca za obračune s osobljem. Ova kategorija uključuje satnicu, obračun plaća.

BILJEŠKA! Kapitalizacija i otuđenje imovine poduzeća vrši se pomoću primarne organizacije. Ovu kategoriju dokumenata karakterizira prisutnost standardnih obrazaca. Ranije su bili obvezni za sve poslovne subjekte. Sada je na svakoj organizaciji da odluči hoće li koristiti preporučene memorandume ili razviti vlastite predloške.

Posebna pažnja u računovodstvenoj praksi poklanja se primarnoj blagajni. Jedinstveno je. Promjena skupa rekvizita ili strukture predloška može poništiti čak i potpisani oblik pravne snage. Ova skupina uključuje sve vrste dokumenata koji pokazuju primitak novca u blagajnu, njihovo raspolaganje. Oni uključuju i blagajna knjiga, koji sažima cijeli niz akcija s gotovinom.

Klasifikacija primarnih organizacija po fazama poduzetništva

Ovisno o tome u kojoj fazi u ovaj trenutak postoji posao, jedan ili drugi oblik primarnog računovodstvene evidencije... Obično se transakcije, u smislu davanja dokumenata, mogu podijeliti u tri faze.

1. Određivanje uvjeta posla. Partneri pregovaraju, razvijajući konsenzus koji odgovara objema stranama. Novac i roba još nisu prešli iz ruke u ruku, usluge još nisu pružene, radovi nisu izvedeni, ali sve je već spremno za početak interakcije. Rezultat ove faze bit će sljedeće vrste primarna tijela:
   • dogovor (mogući su različiti oblici);
   • račun za plaćanje.
2. Naknada za transakciju. Plaćanje se može izvršiti u raznim oblicima. Ovaj važna točka fiksirao primarni izvor koji potvrđuje prijenos novca:
   • ako plaćanje nije izvršeno u gotovini, onda će to biti potvrđeno izvodom s tekućeg računa, čekom terminala za plaćanje itd.;
   • ako je novac prebačen "gotovinom", potvrda će biti blagajnički ček, obrazac stroge prijave ili potvrda o dolaznom nalogu za gotovinu.
3. Prijenos robe, pružanje usluga, obavljanje poslova... Platila je stranku, sad je vrijeme da druga strana ispuni svoje obveze. Da je to učinila u dobroj vjeri, a prva strana nema prigovora, svjedočit će sljedeći primarni dokumenti:
   • tovarni list (ako je roba prenesena);
   • račun o prodaji (može se izdati zajedno s blagajnom ili ići u jednom dokumentu);
   • čin pruženih usluga (ili obavljenog posla).

Ove dokumente potrebno je dostaviti poreznim tijelima, jer potvrđuju troškove prve strane, što izravno utječe na poreznu osnovicu.

Kontrola, pohrana i organizacija računovodstva primarnih dokumenata

Obračun primarne dokumentacije treba biti organiziran tako da svaki obrazac prolazi kroz sustav registracije unutar poduzeća. To je neophodno kako bi se smanjio rizik od gubitka potvrda i drugih obrazaca. Referent ili druga odgovorna osoba vodi evidenciju o upisu isprava. Svi pristigli obrasci se obrađuju kao dolazni. Odlazni obrasci su obrasci koji se kreiraju unutar poduzeća (bez obzira na to hoće li biti izdani vanjske organizacije ili ostati u poduzeću).

Ulazna dokumentacija mora proći kroz nekoliko faza računovodstva i registracije:

1. Prihvaćanje.
2. Početna obrada.
3. Distribucija po vrstama oblika i njihova namjena.
4. Upis u knjigovodstvene dnevnike uz stavljanje pečata na dokument i dodjelu ulaznog broja s datumom prijema.
5. Uočenje od strane uprave tvrtke (kada direktor pogleda pristiglu korespondenciju, na nju zapisuje odluke).
6. Izvršenje dokumenta.

Za organizaciju učinkovit sustav tijeka rada i kontrole sigurnosti obrazaca potrebno je izraditi i odobriti raspored rada s nomenklaturom predmeta. U rasporedu je potrebno otkriti faze izvršenja, registraciju dokumenata, postupak njihovog prijenosa u skladište s naznakom vremenskog okvira, navesti djelatnike odgovorne za svaki korak.

Primarnu dokumentaciju koja je izvršena i iskazana u računovodstvu potrebno je čuvati najmanje 5 godina. Naredba Ministarstva kulture od 25.08.2010. br. 558 daje klasifikaciju obrazaca s obzirom na vrijeme predaje u arhiv:

• administrativna dokumentacija mora biti dostupna 75 godina (ako nalozi i nalozi utječu na obavljanje glavne djelatnosti tvrtke) ili 5 godina, pod uvjetom da obrazac odražava rješenje administrativnih pitanja;
• obrasci koji prate provedbu poslovnih transakcija podliježu skladištenju 3-5 godina.

REFERENCA! Zakon br. 402-FZ u čl. 29 rok trajanja je ograničen na 5 godina. Porezno pravo propisuje osiguranje sigurnosti i dostupnosti knjigovodstvene dokumentacije najmanje 4 godine.

Za takve obrasce predviđeni su posebni uvjeti i rokovi skladištenja:

1. Dokumenti, uz pomoć kojih je iskazana kapitalizacija imovine koja podliježe amortizaciji, ne mogu se predati u arhiv 4 godine od dana otpisa ove imovine.
2. Ako je primarna dokumentacija sastavljena u razdoblju nastanka gubitka, koja služi za smanjenje iznosa poreza na dohodak, tada se mora čuvati do prestanka utjecaja rezultata takvog gubitka na poreznu osnovicu.
3. Primarne karakterizirajuće operacije za nastanak potraživanja, treba čuvati 4 godine od dana priznavanja nenaplaćenog duga kao bezizlaznog (ako postoji takva činjenica).

Za elektronički obrasci rokovi skladištenja su identični papirnatim dokumentima. Postupak otpisa primarne imovine trebao bi se provesti uz sudjelovanje posebno stvorene komisije.

Odobrenje obrazaca primarne dokumentacije

Neobjedinjenu primarnu dokumentaciju poslovni subjekti mogu samostalno izraditi. Za takve oblike, glavni kriterij za usklađenost sa zakonom je usklađenost sa standardima Zakona br. 402-FZ u smislu obveznih pojedinosti:

• Naslov dokumenta;
• Datum registracije;
• podatke o poduzeću koji čine obrazac po kojem se tvrtka može identificirati;
• sadržaj prikazane poslovne transakcije s naznakom vrijednosti predmeta transakcije;
• donošenje prirodnih mjerača i kvantitativnih vrijednosti;
• prisutnost potpisa odgovornih službenika (s obveznim navođenjem njihove pozicije i punim imenom).

ZAPAMTITI! Za korištenje samostalno razvijenih predložaka kao primarne dokumentacije, morate ih odobriti lokalnim aktom poduzeća.

Gotovina i platni dokumenti spadaju u skupinu strogo reguliranih obrazaca. Poduzeća, svojim nalogom ili bilo kojim drugim nalogom, nisu ovlaštena uklanjati linije, ćelije iz njih ili mijenjati njihovu strukturu. Poduzeća mogu prilagođavati neobjedinjene predloške, dodavati i uklanjati informacijske blokove. Na vlastiti razvoj novi obrasci mogu se temeljiti na standardnim uzorcima.

Za odobrenje primarne organizacije možete iznijeti njezine primjere zasebna aplikacija na računovodstvene politike. Druga opcija - za svaki obrazac upravitelj izdaje nalog za poduzeće. Tekst naloga sadrži podatke o uvođenju novih oblika dokumentacije u računovodstvo, koji se moraju izraditi prema jedinstvenom predlošku. Sami obrasci su uključeni u narudžbu kao zasebni prilozi.

Ako će se organizacija koristiti za odraz pojedinačne operacije standardne obrasce koje preporučuju nadležni odjeli, tada te obrasce nije potrebno odobravati internim aktima. Da bi se popravila takva odluka, dovoljno je u računovodstvenoj politici napraviti unos o korištenju standardiziranih predložaka.

Prilikom uvođenja novih oblika dokumenata u sustav upravljanja dokumentima preporučljivo ih je odobriti nalogom.

Ono što računovođa uvijek treba zapamtiti

Idealno stanje primarne dokumentacije je preduvjet za odsutnost problema s porezne revizije i revizije, dokaz o njegovoj nevinosti u sporu s drugom stranom itd. važne nijanse, čega se knjigovođa uvijek treba sjećati pri radu s primarnim organizacijama.

1. Primarno je jedini dokaz. Bez primarne dokumentacije nemoguće je dokazati činjenice isporuke, troškova, ispunjenja ili neispunjavanja uvjeta transakcije. Ni sud neće postati pomoćnik - postoje presedani kada su tužitelji odbijeni ili su tuženici napustili zahtjeve zbog nedostatka dokaza o pojedinim fazama transakcije zbog nedostatka niza primarne dokumentacije.

   VAŽNO! Bez "primarne" u rijetkim slučajevima moguće je dokazati činjenicu pružanja usluga: sud može uzeti u obzir dodatna mišljenja stručnjaka i popratnu dokumentaciju. Ako je činjenica rada dostavljena, nepostojanje akta potpisanog od strane naručitelja ne oslobađa ga plaćanja.

2. Bolje bez grešaka, ali mali nedostaci nisu ispunjeni. Užasan san svakog računovođe je odbijanje povrata PDV-a zbog netočnih podataka u primarnim dokumentima. Ali ako su pogreške male, odbitak se ne smije poreći. Značajnost pogrešaka regulirana je dijelom 2. čl. 9 Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ "O računovodstvu". Porezna uprava je to potvrdila dopisom od 12. veljače 2015. broj GD-4-3/ [e-mail zaštićen]). Glavna stvar je da prikazani podaci točno ukazuju na činjenicu plaćanja i isporuke robe (pružanje usluga). Tako, na primjer, ako u tovarnom listu nema upućivanja na ugovor ili nije navedena težina tereta, to je nedostatak, ali ne i razlog za odbijanje PDV-a. Ali ako nema naslova i datuma pripreme dokumenta, Ukupni trošak robe i niz drugih obveznih podataka, sud može takvu transakciju smatrati nerealnom.
3. Pažljivo, lažni potpis! Ako su potpisi odgovornih osoba na dokumentima krivotvoreni, ili je dokument potpisan od strane osobe koja za to nema ovlasti, takav primarni organ neće biti priznat od strane nadležnih tijela. Osim toga, vrlo je važno da se potpis osigura vlastitom rukom - faksimili će biti nevažeći.
4. Primarna s greškom se ne zamjenjuje. Ako se npr. fakture, u kojima je pronađena pogreška, mogu prepisati izdavanjem novog, ispravljenog dokumenta s istim podacima, tada ovaj broj neće funkcionirati s primarnom dokumentacijom. Unatoč činjenici da ponekad sudovi priznaju ispravne isprave, grešku je bolje ispraviti prema pravilima čl. 7. "Zakona o računovodstvu" - upisati datum izmjene u dokument i ovjeriti ga potpisima ovlaštenih osoba.
5. Ne treba vam uvijek prijevod. Naravno, primarni tekst je sastavljen na državnom jeziku. Ali ponekad se prijevod pojedinih riječi sa stranog jezika pokaže neprikladnim, na primjer, ako je to naziv zaštitnog znaka ili proizvoda.
6. Elektronički primarni - samo s EDS... Danas se nije potrebno ograničiti na papirnati obrazac za obradu primarne dokumentacije, zakon dopušta i elektronički nosač... No, ona će biti izjednačena s papirom samo ako je ovjerena kvalificiranim digitalnim potpisom. Nekvalificirani digitalni potpis dopušten je samo u određenim, posebno određenim posebnim slučajevima, a primarni nije uključen u njih.

O.V. Kulagina, porezni vještak

Tijek dokumenata: gradimo "za računovodstvo"

Dokumenti se stvaraju interno i eksterno. Lavovski dio dokumenata je primarni, koji mora proći kroz računovodstvo. A ponekad računovođa mora doslovno "istresti" te dokumente iz drugih odjela. Reći ćemo vam kako organizirati tijek rada kako bi dokumenti na vrijeme stigli u računovodstvo.

Što je tijek rada i zašto je potreban

Tijekom svog "životnog" puta dokument prolazi kroz nekoliko faza: stvaranje, obradu, prijenos u skladište i uništavanje. Ovo je tijek dokumenata. Ovaj proces možete regulirati pomoću rasporeda tijeka rada, uputa za tijek rada, propisa o tijeku rada dokumenata itd. Ali većina organizacija koristi raspored tijeka rada. Pravilnik o dokumentaciji i tijeku rada u računovodstvu, odobren od Ministarstvo financija SSSR-a 29.07.83. br. 105.

KAŽUJUĆI UPRAVITELJU

Raspored rada jedan je od elemenata sustava interne kontrole(SVK) klauzula 41. Saveznog pravila (standarda) revizorske djelatnosti br. 8, odobreno. Uredba Vlade od 23.09.2002 br.696... Što je veća pouzdanost ICS-a, veća je vjerojatnost dobivanja revizorskog mišljenja s minimalnim brojem komentara.

Računovodstvo je više zainteresirano od svih ostalih odjela za posjedovanje takvog dokumenta i poštivanje njime utvrđenih pravila, budući da se zbog nepravovremenog zaprimanja primarnog, transakcije u računovodstvu ne odražavaju u razdoblju u kojem su izvršene, a ponekad se pojavljuju čak i pogreške koje se moraju ispraviti prema pravilima PBU 22 / 2010. Na primjer, ako vozač-špediter nije na vrijeme poslao račune računovodstvu, kasnije će se to morati ispraviti kao pogreška, jer općenito to nije nova informacija za organizaciju, već je nova samo za računovođa koji je kasno primio dokument. Osim toga, kako bi se pravovremeno odbio PDV na račune koje je organizacija primila, a koji su završili u računovodstvu tek u sljedećem tromjesečju, prema poreznim vlastima, potrebno je podnijeti reviziju na Dopis Federalne porezne službe od 30.03.2012. br. ED-3-3 / [e-mail zaštićen] .

Uz pomoć rasporeda tijeka rada možete imenovati osobe odgovorne za pripremu i prijenos dokumenata, kao i odrediti određene rokove za prijenos primarnog izvora u računovodstveni odjel. To će omogućiti računovođi da primi dokumente na vrijeme. Osim toga, računovođa ne mora svakom zaposleniku objašnjavati koje dokumente i kada treba predati računovodstvu.

Inače, raspored tijeka rada dio je sustava interne kontrole, a svaka organizacija ga mora uspostaviti unutarnja kontrola ekonomska aktivnost... To zahtijeva novi zakon o računovodstvu Umjetnost. 19. Zakona od 06.12.2011. br. 402-FZ.

Izrađujemo raspored rada

Ne postoji jedinstveni raspored - svaka ga organizacija treba samostalno razvijati. I što je organizacija veća, što više aktivnosti ima, to bi raspored trebao biti detaljniji.

Odlučujemo o dokumentima

U prvoj fazi morate opisati niz dokumenata koji se formiraju tijekom aktivnosti organizacije. Uz dnevne primarne podatke o blagajni, zalihama i kadrovskoj evidenciji, uključiti u raspored i dokumente o transakcijama koje se ne događaju često (primjerice, za zabavne događaje i promocije). Ispravno izvršenje ovih dokumenata ima veliku važnost za priznavanje troškova.

U rasporedu je potrebno opisati proces kretanja dokumenata koji potvrđuju određene činjenice iz gospodarskog života, o čijem nastanku računovođa možda ne zna, ali koje se moraju odraziti u računovodstvu.

Objasnimo na primjeru. U računovodstvenom i poreznom računovodstvu, obveze prema likvidiranom dobavljaču moraju se otpisati kao prihod od dana upisa u Jedinstveni državni registar pravnih osoba prilikom njegove likvidacije i p. 6 PBU 4/99; p. 16 PBU 9/99; subn. 18 čl. 250 Porezni zakon... No, računovođa nije dužan pratiti proces likvidacije druge ugovorne strane samo zato što to nije njegova zadaća. To znači da zaposlenik čija je sfera nadležnosti rad s obveze prema naplati... A takvih je situacija mnogo. Takve se informacije mogu dostaviti računovodstvu u obliku potvrda ili servisnih bilješki, koje također moraju biti uključene u raspored rada. U našem primjeru, odgovorni zaposlenik mora dostaviti izvod iz Jedinstvenog državnog registra pravnih osoba.

Mi imenujemo odgovorne osobe

Sve je jednostavno s primarnim dokumentima. Radnici u Poslovne odgovornosti koji uključuje sastavljanje primarnog, odgovorni su za njegov ispravan dizajn p. 6 h. 2 žlice. 9. Zakona od 06.12.2011. br. 402-FZ... Ti isti zaposlenici moraju biti imenovani odgovornima za prijenos dokumenata u računovodstvo. Što je manje posrednika između autora dokumenta i računovodstva, veće su šanse da se dokument ne izgubi i ne stigne na vrijeme.

Za raspodjelu odgovornosti za pripremu i prijenos servisnih bilješki ili potvrda, imenovati odgovornu osobu unutar svakog odjela. Na primjer:

• problematični dužnici - viši voditelj prodaje;
• odluke sastanka članova organizacije - viši pravni savjetnik;
• definicija Tržišna vrijednost imovina - vodeći stručnjak odjela marketinga u dogovoru s voditeljem proizvodno-tehničkog odjela;
• podatke o sljedećim godišnjim odmorima za izračun vrijednosti odgovarajućih procijenjena odgovornost(rezerva) - voditelj kadrovskog odjela;
• određivanje termina korisna upotreba dugotrajna sredstva - vodeći stručnjak proizvodno-tehničkog odjela.

Ako ne imenujete odgovornog dužnosnika, onda u slučaju gubitka dokumenta ili kršenja roka za njegovo podnošenje, neće se imati koga pitati. To znači da računovođa neće ostvariti postavljene ciljeve.

Postavljanje rokova

Razdoblje u kojem pojedini zaposlenik mora predati dokumente računovodstvu možda je najvažnije u rasporedu tijeka rada. Ovo razdoblje može se postaviti kao određeni dan u mjesecu ili broj dana koji su prošli od datuma pripreme ili izvršenja dokumenta. Također treba uzeti u obzir da će računovođi možda trebati više od jednog dana za obradu primljenih dokumenata i prijenos podataka iz njih u registar. Na primjer, u organizaciji se isplata postavlja na 7. Računovođa grupe za namirenje naplaćuje plaće za sve odjele, a svi dokumenti o obračunu radnog vremena moraju se obraditi npr. do 5. u mjesecu. Dakle, satnice, nalozi za bonuse i sl. moraju se unijeti u računovodstvo najkasnije do 1. u mjesecu.

Ne zaboravite posebno u rasporedu navesti datume za prijenos dokumenata na službenim putovanjima. Uostalom, nije tajna da neki zaposlenici imaju običaj čuvati dokumente do samog kraja i kasno se javljati, ni ne sluteći da je rok za podnošenje izvješća utvrđen zakonom. Stoga im u rasporedu rada upišite obvezu javljanja u roku od tri dana nakon završetka službenog puta i p. 26. Vladine uredbe od 13.10.2008. br. 749.

Dakle, pripremljena je lista dokumenata, utvrđeni su rokovi za prolazak kroz odjele i imenovane odgovorne osobe. Prijeđimo na dizajn.

Odabir metode dizajna

Raspored tijeka rada može se sastaviti u obliku teksta, tablice ili dijagrama. Ako je organizacija mala i ima malo dokumenata, onda je prikladan tekstualni obrazac. Neki računovođe radije sastavljaju dijagram kretanja svakog dokumenta, jer je vizualan, jednostavan i informativan. Ali klasičan način oblikovanja grafikona je tablica, gdje svaki redak sadrži informacije o jednom dokumentu. Bolje je razviti graf u Excelu, jer je zgodno koristiti neke od njegovih funkcija prilikom obrade podataka.

Koju god metodu odabrali, informacije bi trebale biti predstavljene na način da raspored bude prikladan za vaše zaposlenike odgovorne za kretanje dokumenata. Dakle, dokumenti u rasporedu moraju biti raspoređeni prema određenom principu, na primjer, po abecednom redu, tada se bilo koji dokument može lako pronaći.

Ova opcija dizajna je zgodna jer tablica pokriva cijeli popis dokumenata i koristit će je svi zaposlenici. Ali ako ima puno dokumenata, tada će raspored biti glomazan i teško razumljiv. Stoga je ovaj oblik optimalan za male organizacije.

Raspored tijeka rada (po obrascima dokumenata) može izgledati ovako.

Druga mogućnost je pozicioniranje sidrenih dokumenata:

• <или>na poslovnu transakciju;
• <или>na položaje i profesije;
• <или>na strukturne podjele.

Primjerice, za svaku poslovnu transakciju opisuje se blok dokumenata koji je potrebno sastaviti, njihovo kretanje, odgovorne osobe, rokovi i mjesta skladištenja. Sami dokumenti unutar bloka mogu se poredati onim redoslijedom kako su sastavljeni. Takav je graf lako čitljiv, budući da je sve potrebne informacije za određenog zaposlenika ili strukturna jedinica grupirane na jednom mjestu. Nedostaci takvog prikaza informacija su opetovano ponavljanje istih primarnih dokumenata za različite operacije, na primjer, nalozi za gotovinu, nalozi za plaćanje, računovodstveni izvodi, računi. Stoga će sastavljanje takvog rasporeda potrajati više, ali je lako napraviti izvadak iz njega za određenog zaposlenika. Kao uzorak možete koristiti sljedeći grafikon.

Gotov raspored mora odobriti i provesti predstojnik svojim nalogom.

Uvodimo u praksu

Sada prijeđimo na fazu "obavijesti". Svaki zaposlenik uključen u tijek dokumenata mora znati što, kako i kada je dužan to učiniti. Postoje dvije opcije:

• <или>izraditi dodatni list rasporedu tijeka rada, gdje će zaposlenici ostaviti svoje potpise, navodeći da su se upoznali s rasporedom.

Troškovi rada računovođe za ovu opciju su minimalni, ali će se zaposleniku teško sjetiti što, kome i u kojem vremenskom roku mora prenijeti;

• <или>izraditi izvode iz rasporeda za svakog zaposlenika i distribuirati uz potvrdu. Brzo izraditi izvadak iz rasporeda za zaposlenika će pomoći Excel funkcija"Podaci - filtar - automatski filtar". Dokumenti koji se odnose na sve zaposlenike odjednom, na primjer bolovanje, izvješća o troškovima, također se mora uključiti u naredbu postavljanjem nekoliko filtara s uvjetom "ili".

Izvadak iz rasporeda tijeka rada koji istovremeno koristi dva filtera "specijalist servisnog odjela" i "zaposlenik" s uvjetom "ili" u programu u stupcu "Prezentacija dokumenta → Tko".

Ali to nije dovoljno, dokument moraju strogo poštivati ​​svi odjeli. Za uspješnu implementaciju inovacija:

• <или>izvršiti izmjene u opisima poslova zaposlenika: dati poveznicu na raspored rada, upisati u dužnosti poštivanje rokova za podnošenje dokumenata. Primjerice, opis posla skladištara nakon izmjena može izgledati ovako (promjene su u kurzivu).

OPIS POSLA
skladištar

2. Poslovna zaduženja:

Prihvaća materijalne vrijednosti;

- provjerava usklađenost materijala primljenih na skladištenje s popratnim dokumentima;

- izrađuje dokumente u skladu s planom toka dokumenata za zaprimanje i otpis materijala;

Vodi evidenciju raspoloživosti materijala u skladištu i vodi evidenciju o njihovom kretanju;

Sudjeluje u zalihama.

Skladištar je dužan:

Biti na radnom mjestu u posebnoj odjeći;

Poštivati ​​interne propise o radu;

- pridržavati se rokova za podnošenje dokumenata utvrđenih planom toka dokumenata.

• <или>pojačati obvezu poštivanja rokova za prijenos dokumenata po nalogu organizacije, ako opis posla nemate.

Kako bi se organizirao racionalan tijek rada

NARUČUJEM:

1. Svi zaposlenici LLC "Kalinka" u pripremi, primitku, izvršenju i prijenosu dokumenata moraju se voditi rasporedom toka dokumenata.

2. Strogo se pridržavajte rokova za prijenos dokumenata utvrđenih rasporedom toka dokumenata.

3. Kontrolu izvršenja naloga povjeriti glavnom računovođi.

U odredbu o bonusima moguće je uvesti uvjet o smanjenju iznosa bonusa ili njihovom uskraćivanju ako se krše rokovi za prijenos dokumenata. Ovo je ekstremna mjera, ali kazna rubljom obično je najučinkovitija.

RAZMJENA ISKUSTVA

Glavni računovođa MM Industry LLC

“Poteškoća u provedbi rasporeda tijeka rada također leži u činjenici da ga nisu svi zaposlenici spremni poštivati. Jedan od učinkovite načine obvezati zaposlenike da se pridržavaju rasporeda znači mijenjati iznos bonusa. Primjerice, u našoj tvrtki je u pravilniku o bonusima utvrđen postupak obračuna bonusa ovisno o dobivenim rezultatima. A određuju se i slučajevi kada i za koliko se može smanjiti iznos premije. Konkretno, kao jedan od razloga smanjenja iznosa premije naveli smo sljedeće: financijski dokumenti u računovodstvo“. Ova mjera omogućila je 100% prijenos računa u računovodstvo do 15. u mjesecu a”.

Kada se koristi raspored tijeka rada, često se otkriva neravnoteža u nekim terminima. Primjerice, dokument je već duže vrijeme na odobrenju, a rok za njegovu predaju već je prošao. Uobičajena situacija: pojavljuju se nove vrste aktivnosti, za koje se dokumenti ne uzimaju u obzir u rasporedu tijeka rada. Na primjer, organizacija je počela raditi s mjenicama ili elektroničkim novcem. Nemoguće je unaprijed predvidjeti sve nijanse, ali u tome nema ništa loše: možete promijeniti raspored, postupno ga poboljšavajući.

Tijek dokumenata u organizacijama sastavni je dio poslovnih procesa. Računovodstveni dokumenti osmišljeni su tako da pisanim putem bilježe sve događaje koji se događaju u poduzećima koji utječu na radne trenutke.

Bit i značenje računovodstvenih isprava

Zakonski zahtjevi, posebice odredbe "Zakona o računovodstvu" obavezuju dokumentiranje svih događaja u gospodarskoj sferi. Računovodstveni dokumenti služe za potvrdu izvršenja bilo koje transakcije, služe kao pisani dokazi o tekućim procesima.

Računovodstvena isprava je oblik u kojem se mogu evidentirati tekući događaji, njihova procjena i drugi kriteriji koji razlikuju poslovnu transakciju.

Prema vrsti, financijsko računovodstveni dokumenti i njihova svrha mogu se razvrstati na sljedeći način:

1. Upravni. Na temelju njih poslovne transakcije se ne evidentiraju. Ti dokumenti služe kao upute za izvođenje određenih radnji. Ova skupina uključuje naredbe, direktive uprave.
2. Opravdavanje - potvrditi stvarne transakcije u tekuće aktivnosti poduzeća. Osnova su za izradu evidencija, primjerice, akata prijema i prijenosa vrijednosti, računa za otpis, internog prijenosa. Često se njihova prisutnost mora potvrditi administrativnim dokumentima.
3. Računovodstveni dokumenti su dizajnirani da pojednostave računovodstveni postupak. Oni predstavljaju različite izjave, računovodstvene potvrde objašnjavajući postupak izvođenja radnji i njihovu svrsishodnost.
4. Kombinirane isprave imaju ujedno i znakove upravne i oslobađajuće. Oni služe kao osnova za nastanak poslovne transakcije, također sadrže naznaku njenog završetka. U ovom slučaju, kao primjer, možemo uzeti u obzir gotovinske dokumente (nalog za odljev gotovine).

Što se odnosi na računovodstvene dokumente

Dokumenti koji reguliraju računovodstvo formiraju se po redoslijedu sastavljanja, odnosno dijele se na primarne i konsolidirane. Za provedbu računovodstvenih evidencija osnov su primarne računovodstvene isprave. Mogu se formirati izravno u poduzeću ili se mogu primati izvana - od dobavljača, kupaca i drugih strana. Glavni knjigovodstveni dokumenti koji se odnose na primarne su računi, plaćanja, gotovina, bankovni i drugi dokumenti. Konsolidirani su sastavljeni na temelju primarnih, sadrže generalizirane informacije.

Po svom sadržaju mogu uzimati materijalne i novčane vrijednosti. Materijalni dio odražava prisutnost i kretanje robnih i drugih vrijednosti. Na primjer, akti prihvaćanja i prijenosa, dostavnice za izdavanje robe daju točnu predodžbu o vrsti i količini imovine koja se premješta. Naveden je i troškovnik izvedene operacije.

Neki vrijednosni papiri se odnose isključivo na namirenje. Riječ je o platnim listama, nalozima za gotovinu, bankovni izvodi... Informacije koje nose isključivo su financijske prirode – stanje nagodbi s drugim ugovornim stranama, naknade zaposlenika.

Donedavno je postojao zahtjev za obvezno korištenje jedinstveni obrasci u računovodstvu. Stupanje na snagu Zakona br. 402-FZ o računovodstvu omogućuje menadžmentu organizacija da samostalno razvija obrasce primarnih dokumenata. Ali istodobno ostaju neki zahtjevi za prisutnost obveznih detalja. Odnosno, u primarnom računovodstvu, tekući računovodstveni dokument je samo obrazac koji odražava sljedeće informacije:

• naziv i datum izrade obrasca;
• podatke o poslovnom subjektu;
• sadržaj operacije i njezine karakteristike u novčanom i kvantitativnom smislu;
• potpise odgovornih osoba.

Za što se koriste računovodstveni dokumenti?

Za organizacije, pa čak i poduzetnike, značenje računovodstvene isprave Sjajno. Oni ne samo da služe kao potvrda svršenog čina gospodarske aktivnosti, već i pomažu u određivanju struje financijsko stanje poduzeća. Na temelju njih, subjekti provode obračune poreza, uz smanjenje oporezivu osnovicu moguće je samo ako postoje isprave koje su ispravno sastavljene sa stajališta zakonodavstva.

Nedostatak potrebnih primarnih materijala, certifikata, izjava može naknadno stvoriti mnoge probleme organizaciji, uzrokujući dodatna pitanja od strane regulatornih tijela. Često ova činjenica služi kao osnova za ponovni izračun porezne osnovice.

Koje računovodstvene dokumente LLC mora imati kako bi osiguralo tekuće poslovanje poduzeća? Ovisno o specifičnostima posla, to su dokumenti koji reguliraju djelatnost poduzeća - nalozi, nalozi, računovodstvena politika... Tovarnice, računi, platne liste s osobljem, ostala gotovina i bankovni dokumenti služe kao potvrda činjenica o primljenim prihodima i nastalim troškovima. Kako bi se pojednostavio računovodstveni postupak, naširoko se koriste promet, akumulativni listovi koji sadrže generalizirajuće informacije o homogenim transakcijama.

Prijenos dokumenata i rok čuvanja

S obzirom na to da su uloga i značaj računovodstvenih isprava neosporni za svakog poslovnog subjekta, njihovo kretanje i skladištenje također mora biti pod određenim pravilima.

Organizacije prave svoj raspored primarni tok dokumenata, koji uključuje sljedeće korake:

• prijem ili registracija;
• liječenje;
• skladištenje;
• prenijeti u arhiv.

Navedeni raspored treba sadržavati optimalne uvjete za obradu primljenih podataka. Ako je potrebno, dopuštena je prilagodba navedenih razdoblja.

Čuvanje primarnih dokumenata osiguravaju djelatnici računovodstvene službe. Istodobno, prilikom promjene odgovornih osoba potrebno je sastaviti akt o prihvaćanju i prijenosu računovodstvenih dokumenata, čiji se uzorak izrađuje uzimajući u obzir specifičnosti tvrtke. No, istodobno je potrebno formirati detaljan registar knjigovodstvenih dokumenata prilikom prijenosa predmeta, čiji će se uzorak nositi potpune informacije na raspoloživu količinu transakcija.

Razdoblje skladištenja dokumenata je različito, ovisno o njihovoj namjeni. Informacije koje daju podatke o obračunu poreza moraju biti dostupne najmanje 4 godine. Ispunjeni obrasci s podacima o zaposlenicima čuvaju se do 75 godina.

Registar knjigovodstvenih isprava pri prijenosu predmeta (uzorak)