Что такое денежные документы в бухгалтерии. Учет денежных документов. Учет перевозочных билетов, приобретенных для командированных сотрудников

Денежные документы – особый вид материальных ценностей организации, учитываемый на активном счете 50.3. Бланки, на которых печатаются денежные документы, учитываются на забалансовом счете 006. Аналитический учет организуется по видам денежных документов. Денежные документы приобретаются за безналичный и наличный расчеты. Наличное приобретение можно осуществлять через подотчетных лиц. Отражение таких операций в документообороте организации на практике имеет ряд существенных нюансов, которые следует учитывать.

Какие документы относят к денежным

Денежные документы в организации относят к ТМЦ, поскольку они имеют стоимостной эквивалент и одновременно сопровождают движение денежных средств. Состав денежных документов законодательно определен Инструкцией по применению плана счетов №157-н от 01-12-10, п. 169. К ним относят:

• марки;
• санаторные путевки, туристические путевки оплаченные;
• оплаченные талоны на ГСМ;
• полученные извещения почты и др.

Кстати говоря! Пластиковые банковские карты не являются денежными документами организации. Выпущенная банком карта – его собственность. Учет корпоративных банковских карт ведется на забалансовом счете 002 (Методические указания Минфина №119-н от 28-12-01 п. 18).

Следует различать денежные документы и (БСО). В первом случае речь идет об уже осуществленных расчетах, подтверждением которых может стать бланк строгой отчетности, а во втором – о документах, которые имеют уникальные характеристики и могут в будущем подтверждать хозяйственные операции, расчеты. В то же время бланки строгой отчетности могут служить и другим целям.

Пример: оплаченные талоны на бензин – денежный документ. Бланки талонов на приобретение бензина – БСО. Бланк трудовой книжки (БСО) одновременно не является денежным документом.

Кроме того, к денежным документам организации не относят:

• акции, выкупленные у акционеров (счет 81);
• НМА (счет 04);
• ценные бумаги (счет 58).

Денежные документы хранятся в кассе. К ним применяются те же правила, что и установлены для хранения наличности.

Учет денежных документов

Инструкция по применению плана счетов 157-н (п. 170) предусматривает оформление приходных и расходных операций с кассовыми документами с помощью кассовых ордеров, приходных и расходных. При этом на кассовых ордерах обязательна надпись «фондовый». Ордера по движению денежных документов регистрируются в журнале регистрации РКО и ПКО обособленно от аналогичных по движению наличности.

В кассовой книге для денежных документов также заполняются отдельные листы с пометкой «фондовый». Поступление денежных документов имеет место в случае поступления от контрагента или выявленного при инвентаризации излишка. Выбытие характеризуется расходными операциями через подотчетных лиц, списанием выявленных недостач и возвратом поставщику, если такое условие закреплено в договоре с ним, и др.

В журнале операций по прочим операциям (с использованием ф. 0504071) отражают на основании отчета кассира и первичной документации к нему все операции по движению денежных документов. Законом не запрещено и создание собственных журналов учета денежных документов с соблюдением в их форме всех необходимых реквизитов.

Типовые проводки по учету денежных документов могут быть такими:

• Дт 50.3 Кт 60, 76 – получены денежные документы от поставщика, прочих контрагентов;
• Дт 60, 76 Кт 51 – оплата денежных документов;
• Дт 76 Кт 50.3 – продан денежный документ сотрудникам фирмы (путевка);
• Дт 50.1 Кт 76 – работник оплатил путевку через кассу или Дт 91.2 Кт 50.3 – списаны денежные документы на расходы.

Проводки по учету денежных документов с участием подотчетных лиц рассмотрены подробно ниже.

По приобретенным денежным документам следует учитывать на счете 19 только в случае, если сумма выделена в самом документе или в поступившем с ним счете-фактуре. В ином случае выделять НДС запрещено (письмо №03-07-11/01 Минфина от 10-01-13). Денежный документ приходуется на счет 50.3 по фактической стоимости его приобретения.

Денежные документы и подотчетные суммы

Приобретение денежных документов по безналичному расчету, как правило, не вызывает сложностей и вопросов у бухгалтера, в то время как операции подотчетных лиц с денежными документами имеют особенности, о которых важно помнить.

Рассмотрим пример. Пусть менеджер Сидоров А.А. получил распоряжение руководства о приобретении авиабилетов. Для этой цели под отчет ему выдано 27 тыс. руб. Билеты предназначены для работника Иванова И.И., которого фирма направила в командировку. Сидоров приобрел 2 билета: туда и обратно по цене, соответственно, 10 и 12 тыс. руб., включая НДС. Ставка НДС на авиабилеты — 10%. НДС выделен в билете.

Будут сделаны следующие проводки:

• Дт 71 Кт 50.1 — 27000,00 руб. — выдано Сидорову А.А. в подотчет на приобретение билетов для Иванова И.И.
• Дт 50.1 Кт 71 — 5000,00 руб. — Сидоров А.А. вернул в кассу остаток неиспользованной подотчетной суммы.
• Дт 50-3 Кт 71 — 10000,00 руб.
• Дт 50-3 Кт 71 — 12000,00 руб. — оприходованы приобретенные Сидоровым А.А. билеты.
• Дт 71 Кт 50-3 — 22000, 00 — выданы билеты на поездку Иванову. И.И.

Сумма НДС по 1-му билету — 909,09 руб.
Сумма НДС по 2-му билету — 1090,91 руб.

• Дт 19 Кт 71 — 2000, 00 (909,09+1090,91) руб. — НДС к вычету по приобретенным билетам
• Дт 44 Кт 71 — 20000,00 (9090,91+10909,09) руб. — на основании ав. отчета Иванова И.И. стоимость билетов отнесена на затраты, без НДС.

Кстати говоря! Денежные документы, между хранением и использованием которых отсутствует временной интервал, не отражаются на счете 50.3, а сразу включаются в оправдательные по авансовому отчету. Например, использованный билет, приобретенный командированным сотрудником в кассе транспортного предприятия, не отражается на счете 50.3.

Обратите внимание, что в отношении талонов на ГСМ определение «денежные документы» применимо не всегда. Полученные от поставщика после предоплаты талоны должны иметь стоимостные показатели, а не натуральные, литровые. Лишь в этом случае они признаются денежными документами. Топливные карты, как еще один из вариантов приобретения топлива, денежными документами также признать проблематично, поскольку в них отсутствует стоимостной показатель.

Проводки для «денежных» талонов на ГСМ можно сделать такие:

• Дт 60 Кт 51 — поставщику перечислен аванс.
• Дт 50.3 Кт 60 — получены талоны.
• Дт 71 Кт 50.3 — талоны выданы диспетчеру под отчет.
• Дт 20 Кт 71 — диспетчер отчитался об использовании талонов. Автомобили работали в основном производстве.

Главное

Денежные документы – вид материальных ценностей, сопровождающий движение денежных средств. Учитываются на счете 50.3 по стоимости приобретения, хранятся в кассе, по правилам хранения наличных денежных средств. Движение денежных документов оформляется типовыми кассовыми документами, с пометкой на них «фондовый».
Понятия «денежные документы» и «бланки строгой отчетности» в широком смысле различны. Бланки строгой отчетности могут служить подтверждением уже оплаченных денежных документов, однако не все БСО могут являться денежными документами.

Кассы организаций могут работать не только с наличными деньгами, но и с денежными документами. Денежными документами называются бумаги, покупаемые за безналичные или наличные деньги. Их держат в сейфе кассового помещения.

К денежным документам относятся:

• Марки для почтовых отправлений;
• Купоны на топливо (к примеру, бензин);
• Билеты на проезд на различном транспорте;
• Различные путевки, которые приобрела организация;
• Талоны на питание;
• Карты на оплату услуг связи;
• Другие документы.

• Акции, приобретенные у акционеров;
• Различные ценные бумаги;
• Документы на нематериальные ценности.

Как хранятся денежные документы

Компании должны держать денежные документы в кассе вместе с наличными деньгами. В бух. учете операции с денежными документами должны быть отражены на субсчетах к счету «денежные документы» (50-3).

Учет денежных документов в бух. учете

Рассмотрим, как учитываются некоторые денежные документы.

Купоны на питание учащихся

Некоторым учащимся (школьникам, студентам) учебные учреждения обязаны предоставлять бесплатные обеды и завтраки. Данное питание выдается по специальным купонам. В них должно содержаться:

• Номер;
• Период действия;
• Вид питания (обед или завтрак);
• Цена;
• Печать компании, которая выдала данный талон;
• Роспись отвечающего за выдачу сотрудника.

Если учреждения образовательного назначения снабжают купонами, управляющий этого учреждения должен обеспечить сохранность данных купонов. Он выдает их сотруднику, который несет ответственность за организацию бесплатного питания. Купоны передаются по специальному акту. Купоны, которые не были использованы, должны быть возвращены управляющему учреждения. Все совершенные с купонами действия вносят в специальную книгу учета купонов.

Если учреждение само предоставляет бесплатное питание, в конце каждого дня использованные бланки купонов считаются и прикладываются к кассовой отчетности. Они должны храниться в течение пяти лет после их использования.

Почтовые марки

Не смотря на то, что технический процесс активно развивается, услуги почтовой связи остаются все такими же востребованными. Осуществить почтовое отправление можно только с помощью специальных марок. Организации должны учитывать эти марки в качестве денежных документов.

Почтовые марки выдаются ответственным сотрудникам по мере того, как они становятся нужны. Ответственные работники должны составлять авансовую отчетность, прикладывая к ней подтверждающие документы. Подтверждающими документами являются:

• В случае удачной отправки – реестр отправки;
• В случае неудачной отправки (порчи) – испорченный конверт.

Карты оплаты услуг связи

Работники компаний зачастую пользуются корпоративной связью, за использование собственных средств связи в рабочих целях они получают компенсации. В организациях часто оплачивают связь специальными картами. Их покупает организация и учитывает их в качестве денежных документов.

Чтобы у налоговиков не возникало лишних вопросов по поводу оплаты расходов на услуги связи, в организации должно быть разработано специальное положение. В нем должен содержаться список работников, имеющих право на получение специальных карт оплаты.

Практически любая компания в своей деятельности сталкивается с денежными документами: оплаченными авиа- и железнодорожными билетами, путевками, талонами на ГСМ. Об особенностях учета денежных документов на примере программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, в том числе для целей НДС, рассказывают эксперты 1С.

Организация учета денежных документов

Денежные документы - это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее - План счетов) денежные документы, находящиеся в кассе организации (оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, талоны по утилизации твердых бытовых отходов (ТБО), почтовые марки и др.) учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в «1С:Бухгалтерии 8» предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)».

На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник ). Для каждого денежного документа указывается его вид:

• Билеты ;
• Путевки ;
• Почтовые марки ;
• Талоны на ГСМ ;
• Прочее .

При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.

Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю, необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное - Функциональность ). На закладке Банк и касса следует установить флаг Денежные документы (рис. 1).

Рис. 1. Настройка функциональности

После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы и Выдача денежных документов , а также журнал Денежные документы . Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов , который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.

Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:

• Поступление от поставщика ;
• ;
• Прочее поступление.

Если регистрируется Поступление от поставщика , то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.

При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.

Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.

Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:

• Выдача подотчетному лицу ;
• Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
• Прочая выдача.

Учет ГСМ по талонам

К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.

Талоны бывают двух видов:

• литровые (количественные) , в которых указано количество и марка топлива без указания суммы (цена ГСМ зафиксирована на дату оплаты талонов, на талонах она обычно не указывается);
• суммовые или стоимостные (денежные) , в которых указана только сумма, на которую можно заправиться (цена ГСМ определяется на дату заправки, в талонах не указывается ни цена, ни количество, но может быть указана марка топлива).

В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.

ГСМ входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ) и принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, далее - ПБУ 5/01). Согласно Плану счетов для учета ГСМ в программе используется субсчет 10.03 «Топливо».

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:

• в составе денежных документов на счете 50.03 (как правило, для суммовых талонов, но допустимо и для количественных);
• на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (как правило, для количественных талонов).

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.

Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.

При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.

Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.

В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:

• в составе материальных расходов (на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
• в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.

Пример 1

Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами , где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.

В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.05 Кредит 51 - на сумму предоплаты (58 500 руб.).

Обратите внимание , для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ-ление от поставщика (рис. 2).

Рис. 2. Поступление денежных документов

В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:

На закладке Денежные документы по кнопке Добавить выбираются поступающие денежные документы из справочника Номенклатура денежных документов . В Примере 1 денежный документ имеет вид Талоны на ГСМ (рис. 3). Указывается количество и сумма поступивших денежных документов.

Рис. 3. Номенклатура денежных документов

При проведении документа в регистр бухгалтерии вводятся проводки:

Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (58 500 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов с контрагентами Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета ; Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученных талонов на бензин (58 500 руб.) в количестве 30 шт.

Выдача талонов водителю отражается документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу . На закладке Кому Физические лица.

На закладке Денежные документы указывается наименование талона (выбирается из справочника Номенклатура денежных документов ) и количество, например, 10 шт. Стоимость талонов рассчитывается автоматически.

В результате проведения документа формируется проводка:

Дебет 71.01 Кредит 50.03 - на сумму выданных подотчетному лицу денежных документов (19 500 руб.) в количестве 10 шт.

Оприходование бензина, приобретенного водителем по талонам, и учет входного НДС по полученному бензину отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и касса ). Допустим, водитель отчитался за все выданные ему талоны.

В шапке документа необходимо указать отчитывающееся подотчетное лицо и дату составления авансового отчета. Если в организации учет запасов ведется по складам, то следует заполнить поле Склад .

На закладке Авансы через кнопку Добавить следует выбрать документ Выдача денежных документов , согласно которому подотчетное лицо получало талоны.

Поскольку подотчетное лицо приобретало товарно-материальные ценности, в документе Авансовый отчет следует заполнить закладку Товары . На данной зак-ладке по кнопке Добавить заполняется табличная часть (рис. 4):

Рис. 4. Табличная часть на закладке «Товары» документа «Авансовый отчет»

• в поле Документ (расхода) указываются реквизиты первичных документов, полученных от поставщика;
• указывается номенклатура, количество и цена приобретенного бензина в соответствующих полях, при этом поле Сумма рассчитывается автоматически;
• указывается поставщик ГСМ;
• для регистрации счета-фактуры следует установить флаг в поле СФ , а в поле Реквизиты счета-фактуры ввести дату и номер счета фактуры, полученного от поставщика. После выполнения команды Записать в поле Реквизиты счета-фактуры документа Авансовый отчет автоматически добавляется ссылка на созданный документ Счет-фактура полученный на поступление ;
• в полях Счет учета и Счет НДС указываются счета учета ГСМ и счет учета НДС.

При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:

Дебет 10.03 Кредит 71.01 - на стоимость полученного бензина без НДС (16 525 руб.) в количестве 500 л; Дебет 19.03 Кредит 71.01 - на сумму НДС (2 975 руб.).

Вычет НДС по приобретенному бензину будет отражен датой получения счета-фактуры при установленном флаге в форме документа Счет-фактура полученный на поступление.

По умолчанию дата получения счета-фактуры соответствует дате авансового отчета, но при необходимости дату получения можно изменить. Если флаг снять, тогда вычет можно отразить документом (раздел Операции - Регламентные операции НДС ) в пределах 3 лет после принятия на учет ГСМ.

Для включения стоимости бензина в расходы необходимо создать документ Требование-накладная (раздел Производство ).

Допустим, бензин, приобретенный по талонам, в соответствии с путевым листом был израсходован полностью. В шапке документа указывается дата списания ГСМ (последний день месяца) и заполняется поле Склад .

На закладке Материалы указываются наименование и количество (500 л) бензина. Если предварительно выполнены настройки номенклатуры, то счет учета заполняется автоматически. На закладке Счет затрат выбирается счет затрат, на который списываются материалы, например, счет 26 «Общехозяйственные расходы».

При проведении документа формируется проводка:

Дебет 26 Кредит 10.03 - на стоимость бензина, включенного в расходы (16 525 руб.).

Учет проездных документов

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включаются в состав расходов на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты) могут приобретаться сотрудником, направляемым в командировку, самостоятельно. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику данные расходы (ст. 168 ТК РФ). Также организация может приобретать проездные документы через специализированные транспортные агентства.

Проездные документы оформляются на бланках строгой отчетности (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Основанием для вычета НДС по расходам на перевозку работников к месту командировки и обратно является проездной документ, в котором налог выделен отдельной строкой. Такой билет или его копия регистрируется в книге покупок после утверждения авансового отчета работника (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Часто все проездные документы приобретаются в бездокументарной форме (электронные билеты). При этом документами строгой отчетности являются:

• маршрут-квитанция электронного авиабилета (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134);
• купон электронного железнодорожного билета (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).

Согласно разъяснениям Минфина России, при приобретении авиабилетов в электронном виде к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, распечатанного на бумажном носителе (см. письма от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594). На практике данное разъяснение применяется и в отношении купона электронного железнодорожного билета.

Если работник летит в командировку самолетом, то для подтверждения расходов на перелет, помимо маршрут-квитанции электронного авиабилета, необходим еще и посадочный талон. Вместе с тем, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

Если работник едет в командировку железнодорожным транспортом, то документом, подтверждающим его расходы на проезд, будет являться контрольный купон электронного проездного документа (письмо Минфина от 14.04.2014 № 03-03-07/16777).

Каких-либо документов, свидетельствующих об оплате электронного билета (например, выписки по банковской карте) для подтверждения указанных расходов не требуется (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

Действующее законодательство не содержит специальных норм, регламентирующих порядок учета электронных проездных билетов. Приобретение электронного проездного билета может учитываться как поступление денежного документа (так как электронный билет вполне соответствует его критериям) либо в качестве предоплаты транспортных услуг (поскольку услуги потребляются позже). Таким образом, порядок отражения данных операций в бухгалтерском учете организации необходимо отразить в учетной политике.

Пример 2

Перечисление денежных средств на личный счет сотрудника, подтвержденное выпиской банка, отражается документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. В поле Получатель указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица .

После проведения документа Списание с расчетного счета формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 71.01 Кредит 51 - на сумму денежных средств, выданных под отчет (9 000 руб.).

Расчеты с трансагентством можно вести на счете 76.05 с помощью следующих документов:

• Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику - для регистрации оплаты;
• Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика - при получении денежных документов;
• Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги - для отражения расходов на услуги трансагентства.

При этом договор с трансагентством должен иметь вид:

• С поставщиком - в документах Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику и Поступление (акт, накладная) ;
• Прочее - в документах Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами.

Таким образом, расчеты с трансагентством в Примере 2 ведутся по двум договорам с разными видами.

Оплата в адрес трансагентства регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (по договору с видом С поставщиком ). После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.05 Кредит 51 - на стоимость авиабилетов с учетом взимаемого сервисного сбора (10 869 руб.).

После проведения стандартного документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги , в регистр бухгалтерии вводятся записи:

Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (295 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов Поступление (акт, накладная) и Списание с расчетного счета ; Дебет 26 Кредит 76.05 - на стоимость услуг трансагентства без НДС (250 руб.); Дебет 19.04 Кредит 76.05 - на стоимость НДС (45 руб.).

Приобретение электронного билета отражается документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика . В Примере 2 денежный документ имеет вид Билеты . При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:

Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученного билета (10 574 руб.) в количестве 1 шт.

По договору с видом Прочее зачета аванса не происходит. Для зачета аванса поставщику (по договору с видом С поставщиком ) можно использовать документ Корректировка долга с видом операции Списание задолженности , после проведения которого сформируется проводка:

Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (10 574 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета. После выполнения данной операции счет 76.05 закрывается.

Выдача электронного билета подотчетному лицу оформляется документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу и отражается проводкой:

Дебет 71.01 Кредит 50.03 - на сумму выданного сотруднику под отчет денежного документа (10 574 руб.) в количестве 1 шт.

По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет. Для включения расходов по командировке в затраты и учета входного НДС создается документ Авансовый отчет. На закладке Авансы через кнопку Добавить указываются документы:

• Выдача денежных документов , согласно которому подотчетное лицо получало проездной документ;
• Списание с расчетного счета , согласно которому перечислялись средства на банковскую карту сотрудника.

Сведения о расходах по командировке (проезд, проживание и суточные) отражаются на закладке Прочее . Данная закладка заполняется согласно документам, представленным подотчетным лицом. В полях указывается следующие данные (рис. 5):

Рис. 5. Табличная часть на закладке «Прочее» документа «Авансовый отчет»

При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:

Дебет 26 Кредит 71.01 - на стоимость авиабилета без НДС (9 644 руб.); Дебет 19.04 Кредит 71.01 - на сумму НДС (930 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 - на стоимость проживания (7 000 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 - на сумму суточных (2 100 руб.).

Вычет НДС по электронному авиабилету будет отражен датой авансового отчета при установленном флаге Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в форме документа Счет-фактура (бланк строгой отчетности).

Если флаг снять, то вычет можно отразить документом Формирование записей книги покупок .

Чтобы посмотреть состояние расчетов с подотчетным лицом, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01 кредитовое сальдо составляет 100 руб. Это означает, что организация должна выплатить перерасход денежных средств подотчетному лицу (наличными из кассы или путем перечисления на банковскую карту сотрудника).

Обмен и возврат проездных документов

На практике случаются ситуации, когда билет приходится возвращать или обменивать. При этом за возврат или обмен проездного документа (в т. ч. и электронного) перевозчик удерживает комиссию (штраф). Транспортное агентство при этом также может взимать дополнительную плату за свои услуги.

Если обмен или возврат билета обусловлен производственной необходимостью, то организация может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли как стоимость первоначально приобретенного (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы), так и нового билета (письмо Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). Расходы в виде штрафа за переоформление и возврат билетов уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций (письмо Мин-фина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Пример 3

После проведения документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику сформируется бухгалтерская проводка:

Дебет 76.05 Кредит 51 - на стоимость авиабилетов с учетом комиссии и дополнительных услуг (3 880 руб.).

Обмен авиабилета через трансагентство отражается документами:

• Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица (если в учете была отражена выдача билета подотчетному лицу);
• Выдача денежных документов с видом операции Возврат поставщику ;
• Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика.

Дополнительно следует сформировать документ Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги для отражения дополнительных расходов на услуги трансагентства (590 руб.). При заполнении документа Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица на закладке От кого заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Принято от (ФИО сотрудника для печатной формы ).

На закладке Денежные документы указывается наименование денежного документа, количество (1 шт.), а его стоимость заполняется автоматически. После проведения документа формируется проводка:

Дебет 50.03 Кредит 71.01 - на сумму полученного билета (10 574 руб.) в количестве 1 шт.

В документе Выдача денежных документов с видом операции Возврат поставщику на закладке Денежные документы указывается не только наименование денежного документа, его количество (1 шт.) и стоимость (10 574 руб.), но и сумма возврата (9 374 руб.), поскольку перевозчик удерживает комиссию в размере 1 200 руб. (10 574 руб. - 1 200 руб. = 9 374 руб.) (рис. 6).

Рис. 6. Возврат денежного документа поставщику

Дополнительно требуется заполнить реквизиты на закладке Счета доходов и расходов для отражения разниц между учетной стоимостью денежных документов и суммой возврата:

• Статья доходов и расходов - выбирается из справочника Прочие доходы и расходы ;
• Счет учета доходов - счет учета доходов, возникающих при превышении суммы возврата над учетной стоимостью денежных документов;
• Счет учета расходов - счет учета расходов, возникающих при превышении учетной стоимости денежных документов над суммой возврата.

Дебет 76.05 Кредит 50.03 - на стоимость возвращаемого авиабилета (10 574 руб.); Дебет 91.02 Кредит 76.05 - на сумму удержанной комиссии за возврат (1 200 руб.).

Затем следует создать новый документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика , где отразить поступление нового авиа-билета. После проведения документа сформируются проводки:

Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученного билета (12 664 руб.) в количестве 1 шт.

Дальнейшие действия с электронным билетом аналогичны действиям, описанным в Примере 2.

Учет неиспользованных проездных документов

Вернуть или обменять проездной документ удается не всегда. Например, билет был приобретен без права возврата, или время для возврата уже было упущено. Если поездка сорвалась по уважительным причинам, то организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету (письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338).

Пример 4

Списание неиспользованного проездного документа и учет его стоимости в расходах можно отразить документами:

• Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица (заполнение этого документа рассмотрено в Примере 3);
• Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача.

В документе Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача на закладке Кому необходимо заполнить счет дебета и аналитику учета затрат на приобретение неиспользованного билета (рис. 7):

Рис. 7. Списание неиспользованного проездного документа

Поле Выдано используется только для печатной формы, и его можно не заполнять.

На закладке Денежные документы указывается наименование и количество списываемого денежного документа, при этом его стоимость заполняется автоматически.

После проведения документа сформируется проводка:

Дебет 91.02 Кредит 50.03 - на стоимость списанного авиабилета (10 574 руб.) в коли-честве 1 шт.

К денежным документам относятся:

– оплаченные талоны и пластиковые карты на бензин и масла;

– полученные извещения на почтовые переводы;

– почтовые марки;

– марки государственной пошлины;

– прочие денежные документы.

Все денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

Приходные и расходные кассовые ордера, отражающие движение денежных документов, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003), но отдельно от операций по денежным средствам.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям. Для отражения операций с денежными документами предназначен счет 00 201 05 000 «Денежные документы».

Счета по учету денежных документов не корреспондируют со счетом 00 201 04 000 «Касса», но они хранятся в кассе, и кассир несет полную материальную ответственность за них.

В целях контроля за обеспечением сохранности денежных документов в кассе учреждения комиссией, назначенной приказом руководителя, не реже одного раза в месяц должна проводиться инвентаризация. Ее результаты оформляются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086).

Поступление денежных документов в кассу оформляется записью:

Дебет 0 201 05 510 «Поступления денежных документов» – Кредит 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Выдача из кассы денежных документов отражается записью:

Дебет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 0 201 05 610 «Выбытия денежных документов».

6.3. Подотчетные лица в бюджетных учреждениях.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. Для получения денежных средств под отчет работник подает заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.

Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в учреждение отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»). Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует учитывать ограничение размера удержаний из заработной платы, установленное ст. 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:

00 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

00 208 02 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

00 208 03 000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;

00 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

00 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

00 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

00 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

00 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;

00 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

00 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;

00 208 11 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;

00 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;

00 208 13 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;

00 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям»;

00 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

00 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

00 208 17 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

00 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

00 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

00 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

00 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;

00 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;

00 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;

00 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».

Рассмотрим пример. Инспектором труда представлен авансовый отчет по командировочным расходам на сумму 620 руб. При этом в учете были сделаны следующие записи:

К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды, прилагаются оформленные документы, подтверждающие фактическое приобретение товаров или оплату услуг. К таким документам относятся: кассовые чеки (бланки строгой отчетности), подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица; счета-фактуры; приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.

Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:

212 «Прочие выплаты» – расходы по оплате суточных;

222 «Транспортные услуги» – расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;

226 «Прочие услуги» – расходы по найму жилого помещения;

290 «Прочие расходы» – расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет» содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм как в рублях, так и в иностранной валюте. Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером учреждения в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Проверенный отчет утверждается руководителем учреждения (уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Согласно авансовому отчету от 30.03.2012 г. № 50 (см. Приложение ) работнику бюджетного учреждения был направлен в служебную командировку на 5 дней. После возвращения из командировки работник представил авансовый отчет, к которому были приложены: счет за проживание в гостинице за 4 суток на общую сумму 120 руб., суточные на 5 дней по 100,00 руб. в сумме 500,00 руб.

В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом:

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В случае если у подотчетного лица осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммыне допускается. На данное положение необходимо обратить серьезное внимание, так как практика показывает, что нередко в учреждениях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (локальным нормативным актом).

Все командировочные расходы, кроме суточных, признаются в размере фактических затрат при условии их подтверждения первичными документами. Поэтому проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относится к расходам, принимаемым к учету. Так как фактически такие расходы понесены только на приобретение двух билетов (на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы), то и учитывать необходимо только расходы на приобретение этих двух проездных билетов.

Суточные выплачиваются за все время нахождения работника в командировке, за исключением того времени, когда работнику предоставлен отпуск, так как отпуск отнесен ко времени отдыха (ст. 107 ТК РФ).

По общему правилу командировка завершается в момент возвращения работника к месту работы. Если работник желает получить отпуск в период своего нахождения в командировке и работодатель не имеет возражений, то это не противоречит действующему законодательству. Трудовым кодексом РФ не предусмотрено обязательное возвращение работника обратно к месту работы сразу же после того, как срок командировки закончен, при условии, что стороны приняли иное решение (например, предоставить работнику отпуск).

Поэтому, если работнику предоставлен ежегодный отпуск в период, когда он находится в командировке, то ко дню начала отпуска командировка должна завершиться. Поэтому так называемая вторая часть командировки, приходящаяся на период после окончания отпуска, является новой командировкой, требующей отдельного оформления.

Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Унифицированные формы документов, используемые при оформлении командировок, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Помимо формы № Т-10 «Командировочное удостоверение», постановлением предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, которыми может оформляться командировка:

– № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

– № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

– № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

– № АО-1 «Авансовый отчет».

Когда речь идет о нескольких отдельных командировках, то необходимо оформить эти документы по каждой командировке (командировке до отпуска и командировке после отпуска).

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время прибытия в служебную командировку и время пребывания в ней, в каждом пункте назначения делаются отметки (о прибытии и убытии) и заверяются подписью ответственного должностного лица, поэтому в письме от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89 Минфин России изменил свою позицию. Но к оформлению командировок, осуществляемых в иностранные государства, рекомендации Минфина России, изложенные в этом письме, не относятся, поэтому оформления командировочного удостоверения не требуется. В этом случае факт нахождения сотрудника в командировке будет подтверждаться отметками в загранпаспорте, копию которого нужно приложить к авансовому отчету.

В дополнение к приказу на командировку оформляется и служебное задание (форма № 10-а), в котором подробно описывается цель командировки. Служебное задание необходимо в том случае, когда работник документально не может подтвердить эффективность своей работы в командировке. В форму № 10-а включена графа «Краткий отчет о выполнении задания», в которой можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Правильно оформленное служебное задание поможет продемонстрировать практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов.

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 11Следующая ⇒

Денежные документы — документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.

На субсчете50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

К денежным документам неотносятся:

· документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04);

· ценные бумаги (учитываются на счете 58);

· бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006);

· выкупленные у акционеров акции (счет 81).

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудниками организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

Вкассовой книги движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Находящиеся в кассе организации денежные документы учитываются на субсчете 50/3 в сумме их фактических затрат на приобретение. Аналитический учет предусматривает ведение денежных документов по каждому их виду.

Приобретение денежных документов и принятие их к учету отражаются по дебету счета 50/3 в корреспонденции с кредитом следующих счетов: 51- на стоимость покупки денежных документов; 71 или 76 и других счетов расчетов через физических или юридических лиц.

Использование (выдача, расход) денежных документов отражается по кредиту счета 50/3. Выдача подотчетным лицам оплаченных авиабилетов в учете отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50/3. Выдача работникам путевок с возмещением им полностью или частично их стоимости отражается по дебету счета 73 и кредиту 50/3. Когда путевки выдаются бесплатно за счет соответствующих источников: дебет счета 91/2 кредит счета 50/3.

Требование к ведению кассовой книги и хранение денег и денежных документов.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Учет денежных средств и денежных документов в кассе

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе.

Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию, третий — высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый — остается у предприятия.

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Читайте также:

Порядок хранения денег и денежных документов в кассе.

Предыдущая12345678910111213141516Следующая

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12.10.2011г.

Расчеты между предприятиями, а также между предприятиями и физическими лицами могут осуществляться путем наличных и безналичных расчетов. Для работы с наличными денежными средствами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Согласно Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все предприятия, организации независимо от организационно-правовой формы обязаны:

— приходовать полученные наличные денежные средства в кассу организации, предприятия;

— хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;

— производить платежи по своим обязательствам перед другими организациями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах суммы, установлен-ной ЦБ РФ.

В соответствии с указаниями ЦБ РФ изменен размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами ограничены – 100 000 руб. по одной сделке.

Сумма штрафа, налагаемого на организацию, нарушившую установленный лимит расчетов наличными — двукратный размер производимого платежа. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

Предприятия могут иметь в кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных обслуживающими их банками по согласованию с руководителем предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Учет и документальное оформление кассовых операций

При этом наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам в объединенные кассы на предприятиях для последующей сдачи в банк, а также отделениям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Вместе с тем предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающим банком могут ее расходовать на оплату труда, закуп-ку сельскохозяйственной продукции и др., но предприятие не имеет право накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в т.ч. и на оплату труда. Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх лимита, предназначенные для выплаты зарплаты, пособий, стипендий, но не более 3-х рабочих дней, включая день получения в банке; для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера – не более 5 дней, включая день получения их в банке. За накопление наличных средств в кассах предприятий сверх установленных лимитов обязаны следить обслуживающие их банки и направлять сведения о нарушениях в налоговые органы для принятия мер финансовой и административной ответственности (на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ, на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ).

Выполнение всех операций с наличными деньгами, ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. После издания приказа о назначении кассира на работу, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Исполнение обязанности кассира только по письменному приказу руководителя и обязательным является заключение с этим работником договора о материальной ответственности.

Основные задачи:

— своевременное, полное и точное отражение операций по учету денежных средств и расчетов;

— своевременное и точное оформление первичных документов и регистрации их в журнале;