Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах . Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

Проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

Убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

- командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

- документы, подтверждающие затраты на проезд . При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

- документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

Документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, "Транспортные расходы", "Гостиничные расходы", "Иные расходы") и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 "Краткий отчет о выполнении задания" (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

Что делать, если "первичка" на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык - либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета). Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет - это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

В НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

Налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

В течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

Работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения , для наглядности мы покажем в таблице.

"Командировочный" НДС

И в завершение - несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые компании приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом в самих билетах НДС не выделен (Пункт 7 ст. 171 НК РФ). Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет. Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа (билета), в котором НДС выделен отдельной строкой , поскольку этого требует Постановление N 914. И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону.

Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не "светить" выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы .

Российский налоговый курьер

При направлении сотрудника в деловую поездку за рубеж организация обязана возместить ему суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения, на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки, обязательных консульских и аэродромных сборов. Перечень командировочных затрат не является исчерпывающим. Компания вправе возмещать и другие расходы, если они произведены с разрешения работодателя, а порядок возмещения зафиксирован в локальном акте (ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее - Положение).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс на оплату предстоящих расходов (п. 10 Положения). По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы (п. 26 Положения).

Соответственно, до того, как работник отчитается о произведенных в поездке тратах, для целей бухгалтерского и налогового учета в качестве аванса квалифицируются:

• наличные суммы, выданные под отчет;
• наличные денежные средства, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;
• платежи за те или иные услуги, произведенные с использованием корпоративной карты;
• суммы, зачисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника.

Рассмотрим ситуации, вызывающие на практике затруднения у бухгалтеров при определении рублевой величины расходов, произведенных в иностранной валюте.

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты такие:

• на дату утверждения авансового отчета;
• на дату выдачи аванса под отчет;
• на дату обмена рублей на иностранную валюту?

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица. Затем на территории иностранного государства сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст.14 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее – Закон № 173-ФЗ).

Работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

В связи с этим чиновники рекомендуют определять командировочные расходы исходя из суммы валюты, истраченной согласно первичным документам по курсу обмена. При этом курс обмена определяется по справке банка об обмене. А расходы отражаются в налоговом учете датой утверждения авансового отчета. Если справка банка об обмене валюты отсутствует, работник не сможет подтвердить обменный курс. В этом случае расчет производится с использованием курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина РФ от 31.03.11 № 03-03-06/1/193, ФНС РФ от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408). Аналогичный подход применяется и в бухучете.

Если работнику в качестве аванса выдаются из кассы рубли и после командировки он возвращает в кассу остаток неизрасходованных средств также в рублях, то у организации отсутствуют операции в иностранной валюте. Значит, нет оснований и для применения ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее – ПБУ 3/2006). Расходы на конвертацию валюты подтверждаются документами обменного пункта банка. Соответственно, в бухучете расход признается в размере потраченных рублей с учетом всех обменов. При этом применяются фактические курсы обмена валюты.

Пример 1. Сотрудник направлен в командировку в Грецию с 22 по 24 апреля 2015 года.

В этот же день работник приобрел в банке 800 Евро по курсу 66 руб./евро.

Общая сумма затрат по деловой поездке (в том числе суточные и документально подтвержденные расходы) – 750 Евро.

24 апреля 2015 года работник обменял в банке неизрасходованный аванс (50 Евро) по курсу 65 руб./евро.

27 апреля 2015 года утвержден авансовый отчет (с приложением справок банков об обмене валюты); остаток аванса внесен в кассу.

Компания отразит в учете следующие суммы:

• возврат неизрасходованного аванса в кассу – 3250 руб. (50 Евро х 65 руб.);
• командировочные расходы – 49 500 руб. (750 Евро х 66 руб.);
• ·расходы, связанные с обменом валюты – 50 руб. (52 800 – 49 500 – 3250).

Эти затраты признаются в целях налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1.

Предположим, что работник не представил справки банков об обмене валюты.

На дату утверждения авансового отчета (27 апреля 2015 года) курс ЦБ РФ следующий: 1 Евро = 54,6590 руб.

В этом случае суммы будут такие:

• возврат неизрасходованного аванса в кассу – 3250 руб.;
• командировочные расходы – 40 994,25 руб. (750 Евро х 54,6590 руб.);
• расходы связанные с обменом валюты – 8555,75 руб. (52 800 – 40 994,25 – 3250).

Но в налоговом учете затраты на конвертацию валюты не признаются из-за отсутствия надлежащего документального подтверждения (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Величина командировочных расходов также определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, если на деловую поездку аванс не выдается, а по возвращении работодатель компенсирует работнику этот перерасход. Это справедливо для ситуации, когда справка банка об обмене валюты отсутствует (письмо Минфина РФ от 06.06.11 № 03-03-06/1/324).

Аванс выдан наличными в иностранной валюте

Выплата аванса работнику в иностранной валюте в связи с командировкой, а также погашение неизрасходованного аванса осуществляются в соответствии с Законом № 173-ФЗ (п. 16 Положения). По общему правилу валютные операции между резидентами запрещены. Исключение предусмотрено для операций по оплате или возмещению расходов физлица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций по погашению неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ). Следовательно, выдача командировочных в иностранной валюте нарушением валютного законодательства не является (письмо Банка РФ от 30.07.07 № 36-3/1381, постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.08 № 10840/07).

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения прибыли пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату признания расхода (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Но для случаев выплаты аванса существует специальное правило – расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс). Эти нормы применяются и к авансам, выданным под отчет на предстоящую деловую поездку. Так, Минфин России в письме от 30.07.10 № 03-03-06/2/136 отметил, что стоимость имущества (работ, услуг), оплаченная в иностранной валюте путем предварительной оплаты, может определяться по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату перечисления аванса, – в части, приходящейся на предоплату. И на дату перехода права собственности – в части последующей оплаты.

В бухучете действует аналогичный порядок пересчета командировочных расходов в рубли (п. 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).

Рассмотрим на примерах, каким образом определяется «рублевый эквивалент» затрат, понесенных за рубежом и выраженных в иностранной валюте.

Предположим, выдан аванс в валюте платежа.

Пример 3. Сотрудник направлен в командировку в Бельгию с 18 по 21 мая 2015 года

• аванс наличными в размере 650 Евро;
• авиабилеты общей стоимостью 28 000 руб. (приобрел работодатель).

Расходы на проживание составили 500 Евро (счет гостиницы датирован 21 мая 2015 года).

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Бельгию установлены в размере 50 Евро.

В учете компания отразит следующие расходы (Таблица 1):

Таблица 1.

Когда с курсовой разницы НДФЛ не платят

Не исключена ситуация, при которой компания не сможет возместить сотруднику перерасход в день утверждения авансового отчета. В этом случае при возмещении работнику его денежных средств в иностранной валюте возникает курсовая разница в виде разницы курсов валют на дату утверждения авансового отчета и дату фактического возврата ему денежных средств в иностранной валюте.

Такая курсовая разница носит характер материальной выгоды, но НДФЛ не облагается. Перечень случаев, когда материальная выгода признается налоговым доходом, закрытый. Он не включает разницу между курсами валют на дату утверждения авансового отчета сотрудника и дату фактического возврата ему денег в иностранной валюте (письмо Минфина РФ от 21.04.14 № 03-03-06/1/18259).

Аванс выдан в одной иностранной валюте, а расход произведен в другой валюте

В такой ситуации учет усложняется тем, что бухгалтеру придется переводить расходы из одной валюты в другой по кросс-курсу ЦБ РФ. Кросс-курс ЦБ РФ – это курс одной иностранной валюты к другой, рассчитанный по установленным ЦБ РФ официальным курсам этих валют по отношению к рублю. При расчете кросс – курса используется курс ЦБ РФ на дату совершения хозяйственной операций (по чекам).

Расчет целесообразно оформить бухгалтерской справкой и приложить к авансовому отчету.

Пример 4 . Воспользуемся условиями примера 3.

Предположим, аванс выплачен наличными в размере 700 долл. США (USD).

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Бельгию установлены в размере 65 USD.

В данном случае необходимо перевести расходы из иностранной валюты, в которой расплачивался работник (Евро), в валюту выдачи (USD) с применением кросс-курса ЦБ РФ.

В учете компании отразит следующие суммы (Таблица 2):

Таблица 2.

* Кросс – курс 1 Евро: 55,2441 руб. / 49,7919 руб. = 1,1096 USD

1 EUR = 55,2441 руб. – курс ЦБ РФ на 21 мая 2015 года (на дату совершения операции);

1 USD = 49,7919 руб. — курс ЦБ РФ на 21 мая 2015 года (на дату совершения операции)

Нестандартная ситуация может возникнуть, если работник направлен в служебную поездку в страну, где «в ходу» иностранная валюта, курс которой к рублю Банком России не устанавливается.

При расчете командировочных расходов Минфин России рекомендует руководствоваться подходом, предложенном письмом ЦБ РФ от 14.01.10 № 6–Т (письмо от 11.02.11 № 03–03–06/1/87). Так, если иностранная валюта не включена в Перечень иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к российскому рублю устанавливаются ЦБ РФ, в этом случае курс данной валюты может определяться с использованием установленного ЦБ РФ официального курса долл. США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса. И курса иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса.

В качестве курсов иностранных валют, не включенных в Перечень, к доллару США могут использоваться котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете Financial Times (в том числе в их представительствах в интернете).

Пример 5. Сотрудник направлен в командировку в Израиль с 18 по 21 мая 2015 года.

• аванс наличными в размере 600 долл. США (USD);
• авиабилеты общей стоимостью 20 000 руб. (приобретены работодателем).

Расходы на проживание составили 1400 израильских шекелей (ILS), счет гостиницы датирован 21 мая 2015 года.

25 мая 2015 года утвержден авансовый отчет, неизрасходованный остаток валюты возвращен в кассу.

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Израиль установлены в размере 40 USD.

В учете компания отразит следующие расходы (Таблица 3):

Таблица 3.

Сотрудник использует рублевую корпоративную карту

Корпоративные банковские карты – одна из форм безналичных расчетов, при которой зачисленные на специальный карточный счет деньги принадлежат организации. Командированный сотрудник имеет возможность, как расплатиться картой за услуги (например, авиаперелет, проживание в гостинице, такси), так и снять наличную иностранную валюту в банкомате или в отделении банка (п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ 24 декабря 2004 года № 266 – П).

Зачастую российские компании используют в коммерческой деятельности рублевые корпоративные карты. В этом случае «валютные» расходы за рубежом банк конвертирует по курсу, установленному в договоре, заключенном с банком. Например, по межбанковскому курсу с учетом комиссии банка за совершение операции. И этот «договорной» курс, как правило, выше официального курса ЦБ РФ.

Так же, как и в ситуации, когда аванс под отчет выдается наличными в рублях, при расчетах корпоративной картой организация не совершает операций в иностранной валюте. Значит, нет оснований и для применения ПБУ 3/2006. Для целей налогообложения прибыли величина расхода определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Пересчитывать затраты по курсу на дату перечисления аванса не нужно (абз. 1 п. 10 ст. 272 НК РФ).

В итоге в налоговом и бухгалтерском учете понесенные работником расходы признаются в размере фактических затрат, в том числе:

• рублевая стоимость услуг, оплаченных картой, определяется по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета;
• расход на конвертацию (разница между фактической стоимостью услуг, списанной с карты в момент совершения операции, и вышеуказанной рублевой стоимостью). Этот расход целесообразно оформить бухгалтерской справкой, а сумма, списанная с карты, подтверждается банковской выпиской.

Пример 6 . Сотрудник направлен в командировку в Испанию с 18 по 21 мая 2015 года.

15 мая 2015 года под отчет выданы авиабилеты общей стоимостью 22 000 руб. (приобретены работодателем).

Также сотруднику выдана корпоративная карта в рублях, по которой были произведены следующие операции:

19 мая 2015 года сотрудник обналичил в банкомате суточные в размере 220 Евро (согласно выписке банка со счета списана сумма 12 980 руб.);

21 мая 2015 года оплачен счет гостиницы за проживание 400 Евро (согласно выписке банка со счета списана сумма 23 400 руб.)

Положением о командировках по организации суточные при направлении в Испанию установлены в размере 55 Евро.

В учете компании отразит следующие расходы (Таблица 4):

Таблица 4.

Расплачиваясь банковской картой, важно сохранять квитанции

Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику является факт осуществления затрат, в том числе с использованием банковской карты. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты. В частности, это квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых указывается фамилия держателя банковской карты (письмо Минфина РФ от 06.04.15 № 03–03–06/2/19106).

«На службе» личная карта работника

Перечисление аванса на рублевую личную или зарплатную карту командированного работника – довольно популярный способ выдачи денежных средств под отчет. Тем более, что Минфин России и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физлиц, выданных в рамках «зарплатных» проектов.

По мнению чиновников, это способствует минимизации наличного денежного обращения. (письма Минфина РФ № 02-03-10/37209, от 05.10.12 № 14-03-03/728 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13, от 26.07.11 № 42-7.4-05/5.2-500). При этом ведомства рекомендуют предусмотреть в учетной политике положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402–ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Кроме того, в платежном поручении важно указать, что перечисленные средства являются подотчетными. Организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов. А сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой (письмо Минфина РФ от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

По аналогии с ситуацией, когда в деловой поездке работник расплачивается корпоративной картой, в данном случае организация не совершает операций в иностранной валюте. Соответственно, в налоговом и бухгалтерском учете признается «рублевая» стоимость услуг, оплаченных личной картой, определяемая по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Так как курс конвертации банка выше курса ЦБ РФ, с рублевой карты работника была списана сумма в большем размере.

Возникает вопрос: должен ли работодатель отразить в учете расход в виде разницы между фактической стоимостью услуг, списанной с личной карты сотрудника, и вышеуказанной «рублевой» стоимостью? Это зависит от организации. Компания может не возмещать эти затраты работнику. Или наоборот, компенсировать на основании подтверждающих документов (например, выписки банка с личной карточки работника). Для избежания возможных споров целесообразно закрепить принятое решение в соответствующем локальном акте компании.

Пример 7. Воспользуемся условиями примера 6.

Предположим, что на личную карточку сотрудника был перечислен аванс в сумме 30 000 руб.

Положением о командировках по организации предусмотрено следующее:

При использовании личной банковской карты в служебных командировках расходы на конвертацию валюты при оплате товаров (работ, услуг) картой возмещаются работнику в случае представления банковской выписки.

Работник не представил в бухгалтерию банковскую выписку по карте.

В учете компания отразит следующие расходы:

НДФЛ со сверхнормативных суточных

Суточные в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ). Если размер суточных превысит 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке, то с суммы превышения удерживается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом датой получения работником такого дохода является дата утверждения авансового отчета.

Уточняющий вопрос к вопросу №682112. Для целей расходов по налогу на прибыль -какой курс надо брать для авансового отчета? Разве не курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета (дата самого авансового отчета)?

Нет, дата утверждения авансового отчета является датой признания расходов для целей налогообложения прибыли. Но сумму расходов организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа.

Если сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи.

Величина командировочных расходов определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета только в том случае, когда отсутствует справка банка об обмене валюты и аванс сотруднику не выдавался.

Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836 .

пункта 3

Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт . Организация применяет общую систему налогообложения

Как подтвердить расходы

При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте. Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка – 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR ? 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836 .

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

Загранкомандировка: налоговые сложности пересчета

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или, наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты ответа такие:

-на дату утверждения авансового отчета;
-на дату выдачи аванса под отчет;
-на дату обмена рублей на иностранную валюту.

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица. Затем на территории иностранного государства сотрудник потратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее - Закон № 173-ФЗ).

Работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Командировочные расходы рассчитываются исходя из суммы валюты, истраченной согласно «первичке» по курсу обмена

В связи с этим чиновники рекомендуют определять командировочные расходы исходя из суммы валюты, истраченной согласно первичным документам по курсу обмена. При этом курс обмена определяется по справке банка об обмене. А расходы отражаются в налоговом учете датой утверждения авансового отчета. Если справка банка об обмене валюты отсутствует, работник не сможет подтвердить обменный курс. В этом случае расчет производится с использованием курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 31.03.11 № 03-03-06/1/193 и ФНС России от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408). Аналогичный подход применяется и в бухучете.

Если работнику в качестве аванса выдаются из кассы рубли и после командировки он возвращает в кассу остаток неизрасходованных средств также в рублях, то у организации отсутствуют операции в иностранной валюте. Значит, нет оснований и для применения ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006). Расходы на конвертацию валюты подтверждаются документами обменного пункта банка. Соответственно в бухучете расход признается в размере потраченных рублей с учетом всех обменов. При этом применяются фактические курсы обмена валюты.

В этот же день работник приобрел в банке 800 евро по курсу 66 руб./евро.

Общая сумма затрат по деловой поездке (в том числе суточные и документально подтвержденные расходы) - 750 евро.

24 апреля 2015 года работник обменял в банке неизрасходованный аванс (50 евро) по курсу 65 руб./евро.

27 апреля 2015 года утвержден авансовый отчет (с приложением справок банков об обмене валюты), остаток аванса внесен в кассу.

Компания отразит в учете следующие суммы:

-возврат неизрасходованного аванса в кассу - 3250 руб. (50 евро?65 руб.);
-командировочные расходы - 49500 руб. (750 евро?66 руб.);
-расходы, связанные с обменом валюты, - 50 руб. (52800 – 49500 – 3250).

Эти затраты признаются в целях налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Воспользуемся условиями примера 1.

Предположим, что работник не представил справки банков об обмене валюты.

На дату утверждения авансового отчета (27 апреля 2015 года) курс ЦБ РФ следующий: 1 евро = 54,6590 руб.

В этом случае суммы будут такие:

-возврат неизрасходованного аванса в кассу - 3250 руб.;
-командировочные расходы - 40994,25 руб. (750 евро? 54,6590 руб.);
-расходы, связанные с обменом валюты, - 8555,75 руб. (52800 – 40994,25 – 3250).

Но в налоговом учете затраты на конвертацию валюты не признаются из-за отсутствия документального подтверждения (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ).

Организации важно получить от сотрудника заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту

Величина командировочных расходов также определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, если на деловую поездку аванс не выдается, а по возвращении работодатель компенсирует работнику этот перерасход. Это справедливо для ситуации, когда справка банка об обмене валюты отсутствует (письмо Минфина России от 06.06.11 № 03-03-06/1/324).

Перед заграничной командировкой компания выдала сотруднику рубли. Он поменял их на валюту и потратил эти деньги на оплату жилья или других расходов. Если у работника есть справка о покупке валюты, то расходы в налоговом учете надо пересчитать в рубли по курсу, указанному в этой справке. А если справка не сохранилась, то нужно взять курс на дату выдачи подотчетных. Такую точку зрения высказал Минфин в ответе на частный запрос.

Командировочные расходы при расчете налога на прибыль признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но аванс на оплату расходов в валюте требуется пересчитывать в рубли по официальному курсу Банка России на дату его перечисления (п. 10 ст. 272 НК РФ). Значит, заключают в Минфине, если речь идет о подотчетных, потраченных на расходы в валюте, для перерасчета надо брать курс на дату выдачи аванса работнику.

Такой подход не всегда выгоден для работника. Официальный курс рубля на дату выдачи подотчетных может оказаться выше, чем курс, по которому работник менял валюту. Тогда в учете получится, что он истратил меньше рублей, чем было на самом деле. И разницу должен вернуть работодателю.

Компания 12 октября выдала сотруднику 70 000 руб. под отчет. Работник 14 октября обменял их на 1000 долл. по курсу 70 руб/долл. (70 000 ?: 70 ?/$). И все эти деньги истратил в заграничной командировке на жилье. Но справку об обмене валюты сотрудник потерял. Поэтому работодатель пересчитал его расходы по официальному курсу Банка России на дату выдачи денег - 65 руб/долл. Расходы на жилье составили 65 000 руб. (1000 $ + 65 ?/$). Значит, работник должен вернуть компании 5000 руб. (70 000 – 65 000). И в расходы по налогу на прибыль можно включить только 65 000 руб.

Можно избежать таких ситуаций, если самостоятельно купить валюту для сотрудника. И выдать ему перед командировкой не рубли, а, например, евро. Еще в 2007 году Банк России ответил на наш официальный запрос, что это не запрещено (

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом "К" или цифровым кодом "06".

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой код "03" (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в "прибыльном" налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

в графах 6 и 8 - в той валюте, в которой оплачены расходы;

в графах 5 и 7 - в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

в строке 1а - в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

в строке 1 - в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

если на поезде - железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

если на самолете - авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;

за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ - по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, - по проездным документам;

для командировок за границу - по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

Не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Загранкомандировка (заграничная командировка): подробности для бухгалтера

• Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

  Если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в... валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях...

• Дайджест правовой информации для специалистов в сфере расчёта заработной платы за ноябрь 2018 года

  Заработка за время загранкомандировки Средний заработок за время загранкомандировки это доход, полученный...

• Какие суммы не учитываются при определении предельной суммы дохода для предоставления стандартного вычета по НДФЛ?

  И 2 500 руб. – в загранкомандировку (соответственно, суммы суточных, превышающие указанные...

• Как отправить сотрудника в командировку

  Какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда...

• Командировка на один день: как оформить и учесть?

  На наем жилого помещения в заграничной командировке, то они возмещаются с учетом... . за каждый день нахождения в заграничной командировке. Такие ограничения действуют и при... : как подтвердить выплату суточных при заграничной командировке? Из Положения № 749 и Порядка...

• Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат

  В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника? Вопрос: В соответствии со ст. 168 ТК РФ в...

Пребывание сотрудника в поездке по распоряжению руководителя организации и для осуществления служебных поручений оплачивается с учетом средней заработной платы и суточных за все проведенные в командировке календарные дни.

В текущем 2018 году правительство не изменило порядок выплаты командировочных за границей государства.

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто нет

Работодатель не имеет право отправлять в командировку за границу сотрудников, которые:

• находятся в декрете;
• имеют оформленные ученические договорные соглашения;
• состоят на инвалидности с ограниченной разъездной деятельностью;
• являются несовершеннолетними, но выполняют определенные рабочие обязанности в компании.

Но работникам, занимающимся творческой деятельностью, журналистам, певцам, актерам, включая спортсменов, которым еще нет 18 лет, разрешается выезжать по рабочим вопросам за пределы страны.

В заграничную командировку можно отправить рабочих определенных категорий, по их согласию, составленному в письменной форме. Это относится к следующим сотрудникам :

• женщинам, имеющих детей, не достигших трехлетнего возраста, или мужчинам, оставшихся с детьми того же возраста без матери, также женщины в роли матери-одиночки;
• у которых есть ребенок-инвалид;
• если они присматривают или ухаживают за больным близким членом семьи;
• с установленной группой инвалидности, выполняющих программные процедуры по восстановлению организма.

Перечисленные категории служащих могут отказаться от поездки за границу по работе. Это право должно быть прописано в письменном согласии на командировку, что подтверждает их осведомленность относительно этой возможности.

Зачастую специалисты задаются вопросом по оформлению рабочей поездки за пределы страны должностному лицу, если он занят по совместительству внутри организации. Такие сотрудники могут выезжать в рабочих целях, но это должно быть грамотно отражено в документах, касающихся второго места работы.

Вычисление налога на доходы физических лиц предполагает нормирование суточных. Командировки за пределы нашей страны не предусматривают налогообложение на суммы расходов сотрудника за проживание, если они не превышают 2500 рублей за один день, согласно той же статье Налогового кодекса. К примеру, если размер суточных, оплачиваемых организацией, составляет 2700 рублей, тогда 200 рублей из этой суммы облагаются налогом.

Аналогичным способом производят пенсионные выплаты, медицинские взносы, компенсации по больничному лицу и уходу за ребенком.

Таким образом, компенсация сотруднику за пребывание в зарубежной командировке предусматривается 168 статьей Трудового кодекса Российской Федерации . Если организация бюджетная, то сумма суточных вычисляется согласно законодательным актам. Остальные организации сами устанавливают их размер.

Подробная информация по загранкомандировкам представлена в данном семинаре.