Оформить результаты инвентаризации тмц. Причины инвентаризации ТМЦ. Как должна составляться сличительная ведомость

3.15. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

3.16. Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

3.17. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

3.18. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

3.19. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

3.20. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

3.21. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

3.22. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

3.23. Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

3.24. В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

3.25. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей (товаров и тары) должна проводиться, как правило, в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товаров путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Для учета фактического наличия товаров и тары на складах в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда по условиям организации деятельности инвентаризационная комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись применяется инвентаризационный ярлык (форма № ИНВ-2).

Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные формы № ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3).

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товары заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товаров, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;

по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.);

по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;

по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Унифицированная форма № ИНВ-2

Основание для проведения

инвентаризации:

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЙ ЯРЛЫК

Место хранения материальных ценностей
Номер стеллажа		Номер полки			Номер ячейки

Наименование материальных ценностей					Код (номенклатурный номер)

					Номер чертежа

Единица измерения			Количество, оказавшееся в наличии
наименование	код по ОКЕИ			прописью

Член комиссии ________________ ______________ _______________________

Ответственный за хранение. ________________ ______________ _______________________

должность подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы № ИНВ-2

Фактически оказавшиеся в наличии материальные ценности на «__»________ ____г.

в количестве_____________________________________________________________

прописью

на ответственное хранение принял________________ ______________ _______________________

должность подпись расшифровка подписи

Унифицированная форма № ИНВ-3

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.98№ 88

Форма по ОКУД

Вид деятельности

приказ, постановление,

распоряжение

Основание для проведения

ненужное зачеркнуть

Дата начала инвентаризации

нвентаризации:

Дата окончания инвентаризации

ВВЕДЕНИЕ

Инвентаризация. Казалось бы, все просто в этом процессе: проставил инвентарные номера, сделал инвентаризационную опись - и все. Но это только на первый взгляд все выглядит так легко. На самом деле – это очень длительный, монотонный процесс, отнимающий много времени, сил и нервов у бухгалтеров, материально-ответственных лиц, руководителей организации. Ученым – экономистам инвентаризация кажется настолько простой, что, по их мнению, не стоит тратить время на выпуск специальной литературы по проведению инвентаризации и отражению ее результатов в учете, поэтому литературы по данной области практически нет, бухгалтерам приходится пользоваться лишь методическими указаниями по проведению инвентаризации. В связи с чем уже на этапе составления инвентаризационной описи возникает множество кривотолков. Вообще, инвентаризация – операция очень ответственная, потому что по данным проведенной инвентаризации планируется работа, в нашем случае, с товарно- материальными ценностями на весь год, ведь просто необходимо знать, что в организации есть в наличии и в каком количестве. Или взять, к примеру, случай, когда обнаруживаются недостачи товарно-материальных ценностей, причины которых в одночасье нельзя определить. Тогда перед руководителем ставится сложная задача, которая, в результате неправильного решения, может повлечь за собой финансовую и уголовную ответственность, определить виновника недостачи, списать товарно-материальные ценности в пределах норм естественной убыли или списать на издержки производства.

Целью работы ставлю изучение инвентаризации вообще как процесса, правила отражения ее данных в бухгалтерском учете. Кроме того, постараюсь выявить практически допущенные ошибки и недочеты. Необходимо определить область применения полученных в результате инвентаризации данных.

На мой взгляд, приведено достаточно причин, чтобы как следует изучить процесс инвентаризации и порядок отражения ее результатов в учете. Это и произойдет в ходе нашей работы.

1 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ И ЕЕ РОЛЬ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность, цели, порядок и сроки проведения инвентаризации в учете

Инвентаризация - проверка наличия и состояния материальных ценностей. Инвентаризация - один из важнейших приёмов контроля сохранности собственности, качественного состояния сырья, материалов, готовых изделий, правильности ведения складского хозяйства и текущего учёта. Различают инвентаризации полные и частичные, плановые и внезапные. Полная инвентаризация включает проверку всех видов средств предприятия и всех его расчётных отношений. Цель полной инвентаризации - обеспечить реальность бухгалтерских балансов на конец года и тем самым реальность показанных в них финансовых результатов работы предприятия. Она проводится также при организации и ликвидации предприятий. Частичные инвентаризации проводятся для проверки наличия таких видов средств, которые по их физическим свойствам могут иметь естественную убыль при хранении; при списании товаров, пришедших в негодность; при приёме на работу материально ответственных лиц. Плановые инвентаризации проводятся в течение всего года по календарному графику, утверждаемому руководителем предприятия. Внезапные инвентаризации проводятся для предупреждения растрат и хищений материальных и денежных средств и для установления размеров потерь, если хищение совершено. Сроки инвентаризации и их количество в течение года устанавливают применительно к отдельным видам средств.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально ответственному лицу. Как правило, она должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей; сопоставление фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации проверяются:

Сохранность товарно-материальных ценностей;

Правильность их хранения, отпуска;

Состояние весового и измерительного инструмента;

Порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

при смене материально ответственных лиц (на день приемки – передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, организация вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение – это унифицированная форма № ИНВ – 22 (см. Приложение 1)) регистрируют в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации – это унифицированная форма № ИНВ – 23 (см. Приложение 2).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товарно-материальных ценностей.

1.2 Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в экономической деятельности организации

Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в жизни организации вообще трудно переоценить. Данные инвентаризации являются важнейшей составляющей функционирования организации, потому что тяжело представить себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными ценностями обладает. Для того инвентаризация и проводится, чтобы ежегодно предоставлять данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей, а также для сравнения их с данными бухгалтерского учета, чтобы впоследствии узнать, расходовались ли они, остались ли неизменными или же были обнаружены факты хищения.

Инвентаризация дает представление о располагаемых ресурсах предприятия. Именно благодаря ей и данным бухгалтерского учета организация может планировать и координировать свои действия в определенных направлениях. При отсутствии этих данных, организация работает вяло, не может планировать свою работу на долгосрочную перспективу.

Кроме того, инвентаризация имеет и санитарные функции. Без сомнения, в каждой организации имеются испорченные или ненужные товарно-материальные ценности, про которые все забыли. Благодаря инвентаризации они могут быть выявлены, а в последствии списаны.

Инвентаризация просто необходима, когда выявляются факты хищения и порчи товарно-материальных ценностей. Посредством инвентаризации они фактически подтверждаются, на основании чего можно проводить расследование.

Инвентаризация – это еще и контроль за деятельностью материально ответственного лица, то есть инвентаризация несет еще и контрольную функцию. Если бы инвентаризация не проводилась, материально ответственное лицо могло бы в своих интересах использовать товарно-материальные ценности, а в этом случае оно чувствует над собой контроль.

Или взять для анализа самый житейский пример, с которым сталкивается почти ежедневно фактически каждый рядовой гражданин, приходя на рынок за продуктами. Это пересортица. Ни раз каждый из нас убеждался в том, что прося у продавца взвесить килограмм муки высшего сорта, придя домой, замечал то, что мука эта далеко не такого качества, которого вы просили. На самом деле, продавец обманул вас, выдав муку низкого сорта за высший. Естественно, что когда будет проводиться инвентаризация, выявятся недостачи муки низкого сорта и излишки муки высшего сорта. Но частным предпринимателям это только на руку, ведь с этого они получают дополнительный доход. Взаимозачет излишков и недостач, связанных с пересортицей, сделать легко, потому что для этого всего лишь нужно решение руководителя, в данном случае, частного предпринимателя. И он с удовольствием даст такое разрешение, потому что в результате этого он получит прибыль.

В целях обеспечения достоверности данных налогового и бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию материальных ценностей. Начинать ее налогоплательщики вправе уже с 1 октября, а в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация ТМЦ проводится в период их наименьших остатков (п. 27 Положения о ведении бухгалтерского учете и отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Хотя налоговое законодательство в отличие от бухгалтерского не содержит норм о проведении обязательной инвентаризации, составлять документы, подтверждающие результаты ее проведения, необходимо для обоснования затрат в виде недостач и доходов в виде излишков. Это регламентировано пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Проведение инвентаризации ТМЦ, рассмотрим. Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая комиссия, состав которой утверждает руководитель. В нее, в частности, включаются административные работники, сотрудники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.), а также представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 , далее — Методические указания). Если, например, проверка была проведена в отсутствие бухгалтера, хотя он был включен в состав комиссии, а вместо него подпись на документе поставил директор, то такую инвентаризацию и записи в учете нельзя считать достоверными.

В случае, когда в штате организации числится один директор, функции комиссии следует возложить на него, так как отдельных требований к количеству членов комиссии не установлено (п. 2.3 и 2.4 Методических указаний).

Пересчету подлежит не только фактическое наличие собственных МПЗ на складе организации, но и отгруженных, принятых на ответственное хранение, находящихся в пути, а также полученных в переработку (об учете ТМЦ, поступивших в период инвентаризации, см. врезку ниже).

Для каждого этапа передвижения или места хранения ценностей предусмотрены унифицированные формы подтверждающих документов (утв. постановлениями Госкомстата России от 18.08.98 № 88 и от 27.03.2000 № 26).

Таким образом, для оформления результатов инвентаризации организация должна создать следующий перечень документов:

приказ руководителя о сроках проведения инвентаризации, о составе инвентаризационной комиссии и имущества, подлежащего пересчету;
инвентаризационная опись ТМЦ (форма № ИНВ-3); — акт инвентаризации ТМЦ отгруженных (форма № ИНВ-4);
инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (форма № ИНВ-6);
сличительная ведомость результатов инвентаризации (форма № ИНВ-19);
ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ29).

Инвентаризационная опись ТМЦ — форма № ИНВ3

Проведение инвентаризации ТМЦ. Указанный документ служит для отражения данных фактического наличия материально-производственных запасов во всех местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Его подписывают ответственные члены комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу. Причем до начала проведения инвентаризации у материально ответственного лица берется расписка, для которой отведена первая страница формы № ИНВ-3 . Распиской данное лицо подтверждает, что все поступившие материальные ценности оприходованы, а выбывшие — списаны.

Материальные ценности отражаются в описи по каждому наименованию отдельно. Указывается их вид, группа, количество, единица измерения, учетная цена, а также другие необходимые сведения: артикул, сорт и т. д.

Для заполнения данных о номенклатурном номере в графе «Товарно-материальные ценности» можно воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) (утв. постановлением Госстандарта России от 06.08.93 № 17) или разработать собственные коды. В графе «Единица измерения» проставляются данные из Общероссийского классификатора единиц измерения (ОК 015-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 366). В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 «Фактическое наличие» материальных ценностей в количественном выражении, а графа 9 «Номер паспорта» заполняется только в отношении МПЗ, содержащих драгоценные металлы и камни.

Тара отражается по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). При этом тару, пришедшую в негодность, в инвентаризационную опись не вносят. По ней составляется акт на списание, в котором приводятся причины порчи.

В случае обнаружения ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись. На выявленные негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляется либо акт о списании товаров по форме № ТОРГ-16 (на товары, не подлежащие дальнейшей реализации), либо акт о порче, бое, ломе ТМЦ по форме № ТОРГ-15 (на товары, подлежащие уценке или списанию). Обе данные формы актов утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 . На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

В связи с тем что проведение инвентаризации, как правило, не ограничивается одним днем, применяется инвентаризационный ярлык по форме № ИНВ-2 , который заполняется в одном экземпляре и хранится вместе с подсчитанными ценностями. Данные из ярлыка переносятся в инвентаризационную опись.

При оформлении описи следует учитывать, что в незаполненных строках ставят прочерки, а на последней странице должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших проверку. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей, которые должны быть заверены подписями всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Отметим, инвентаризационные описи составляются отдельно на материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

Материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение. В них указываются наименование, количество, сорт, стоимость ценности (по данным учета), дата принятия ее на хранение, место хранения, номер и дата первичного документа.

В описях на материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование организации-переработчика, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номер и дата первичного документа.

Акт инвентаризации отгруженных ТМЦ — форма № ИНВ-4

Данный акт оформляется, если у организации на балансе числятся товары, отгруженные покупателям. Инвентаризация таких ТМЦ заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухучета. При этом составляется два отдельных акта. Первый — для ТМЦ, срок оплаты которых не наступил, а второй — для материальных ценностей, отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок.

Для последних в данной форме предусмотрена графа «Примечание», в которой по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Кроме того, в акте указываются наименование и единица измерения ценностей, дата отгрузки, а также сведения из товарно-транспортных или расчетно-платежных документов с указанием даты, номера, количества и суммы отгруженных материальных ценностей. В случае особого перехода права собственности на отгруженные ТМЦ данные для заполнения графы 13 пересчитываются в договорные цены.

Инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение, — форма № ИНВ-5

Указанная опись применяется при инвентаризации:

товаров, приобретенных посредниками для комитента или принципала;
ценностей, полученных хранителем по договору ответственного хранения;
ТМЦ, полученных от поставщиков, от оплаты которых организация на законных основаниях отказалась, поскольку они не соответствовали условиям договора;
полученных от поставщиков ценностей, на которые по условиям договора право собственности переходит только после оплаты.

В описи указываются наименование и единица измерения материальных ценностей, поставщик (получатель), место хранения и дата принятия на ответственное хранение, а также фактическое и учетное наличие ценностей по данным бухгалтерского учета.

Этот документ также предусматривает включение в него расписки материально ответственного лица, отвечающего за сохранность указанных ценностей. В ходе инвентаризации записи в опись делают ответственные лица инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.

Акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути, — форма № ИНВ-6

Данный акт инвентаризации служит для выявления количества и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации еще не поступили на склад организации, но переход права собственности на них согласно договору уже состоялся. В акте указываются наименование и единица измерения ТМЦ, дата отгрузки, наименование поставщика, данные товарно-транспортных, платежно-расчетных документов и бухучета о стоимости и количестве ценностей.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации — форма № ИНВ-19

Сличительная ведомость составляется, если в ходе проведенной инвентаризации были выявлены отклонения фактического количества ТМЦ от данных бухучета. Она является обобщающим документом и используется для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материалов, товаров, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

Так, в табличной части, расположенной на второй странице формы, указываются наименование и код ТМЦ, количество и сумма выявленных излишков и недостач, сведения о расхождениях, отрегулированных за счет уточнения записей в учете, а также данные по пересортице. На третьей странице формы отражается оприходование окончательных излишков с указанием количества, суммы и номера счета.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Учет материальных ценностей, поступивших и выбывших в период проведения инвентаризации

Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации, до ее окончания не приходуются. Они принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Председатель комиссии или по его поручению член комиссии на приходном документе за своей подписью ставит визу «После инвентаризации». Когда инвентаризация закончится, эти ценности приходуются по реестру или товарному отчету (п. 3.18 Методических указаний).

Отпуск ТМЦ в процессе инвентаризации производится только в исключительных случаях. В частности, это бывает при длительном сроке инвентаризации. В подобных ситуациях необходимо разрешение руководителя и главного бухгалтера. Материально ответственные лица отпускают указанные ценности только в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

При этом во время инвентаризации эти ТМЦ не списываются. Согласно пункту 3.19 Методических указаний такие ценности отражаются в отдельной описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Одновременно председатель комиссии на расходном документе ставит отметку «После инвентаризации». По окончании инвентаризации по этим ценностям оформляются документы на списание

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, — форма № ИНВ-26

Итоговые сведения о результатах проведенной инвентаризации ТМЦ обязательно переносятся в общую ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (по форме № ИНВ-26). В ней указываются наименование и номера счетов бухучета, которые проверяют, излишки, суммы недостачи, списанные в пределах и сверх норм естественной убыли, а также суммы недостачи, отнесенные на виновных лиц и зачтенные по пересортице.

Если организация по результатам инвентаризации выявит бракованный товар, который не был обнаружен в момент приемки от поставщика, ей следует оформить претензию в адрес поставщика и возвратить данный товар.

При выявлении недостачи на складе ответственного хранения взыскание компенсации производится с хранителя, то есть с организации. Для этого, помимо всех перечисленных выше документов, нужно оформить акт об обнаруженных недостатках и выставить претензию на имя соответствующей компании для возмещения недостачи.

Все перечисленные первичные документы оформляются по итогам инвентаризации в двух экземплярах, подписываются материально ответственными лицами и членами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр хранится в бухгалтерии, а второй — передается материально ответственному лицу. Инвентаризационные документы могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и других технических средств, так и вручную чернилами или шариковой ручкой, четко и ясно, без помарок и подчисток.

Нередко возникает ситуация, когда бухгалтер получает документы с опозданием, уже после сдачи отчетности. Но годовая бухгалтерская отчетность не будет считаться достоверной без отражения в ней результатов проведенной инвентаризации. Если же комиссия обнаружит излишки материальных ценностей, то в налоговом учете их несвоевременное отражение приведет к занижению налогооблагаемой прибыли, необходимости представления уточненных деклараций, а также к доплате налога на прибыль и пеней.

Как отразить в налоговом учете результаты инвентаризации

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации. В пункте 20 статьи 250 НК РФ указано следующее. Налогоплательщик на основании инвентаризационной описи и сличительной ведомости отражает в налоговом учете в составе внереализационных доходов выявленные и ранее не учтенные ценности по рыночной стоимости (п. 5 ст. 274 НК РФ). При последующем списании или продаже таких активов их стоимость, признаваемая в расходах, будет равна сумме дохода, учтенного налогоплательщиком при оприходовании (абз. 2 п. 2 ст. 254 и ст. 268 НК РФ).

Пересортица и недостача по результатам инвентаризации. В Налоговом кодексе понятие «пересортица» отсутствует, поэтому выявленные недостачи и излишки отражаются в полном размере без проведения взаимозачета. Напомним, пересортица означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой. Пересортица может производиться только по МПЗ одного наименования в тождественных количествах за один и тот же проверяемый период у одного и того же ответственного лица.

При обнаружении недостачи МПЗ организация должна провести расследование на предмет выявления виновных лиц. Если такие лица не установлены, то при документальном подтверждении уполномоченным органом власти расходы в виде недостачи приравниваются к внереализационным расходам (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ) на дату вынесения следователем постановления о прекращении уголовного дела (письмо Минфина России от 08.06.09 № 03-03-05/103).

Если недостача была обнаружена в одном налоговом периоде, а документ правоохранительные органы выпишут уже в следующем, производить пересчет налоговой базы за прошлый налоговый период не требуется (письма Минфина России от 20.06.11 № 03-03-06/1/365 , от 27.08.10 № 03-03-06/4/81 и от 04.08.10 № 03-03-06/2/139). Если же организация в ходе самостоятельного расследования не выявила причин недостачи, то сумму недостающего имущества, не подтвержденную соответствующим документом, нельзя признать в налоговом учете.

При установлении виновного лица сумма недостачи, подлежащая возмещению работником, признается внереализационным доходом либо на дату признания такой задолженности по возмещению ущерба, либо на дату вступления решения суда в силу (п. 3 ст. 250 и подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). В НК РФ прямо не указано, можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму нанесенного сотрудником ущерба.

Вместе с тем материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, являясь расходом, документально подтвержденным сличительной ведомостью, объяснительной запиской сотрудника и другими документами. Обоснованием является и то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает доход. Это следует из пункта 3 статьи 250 Налогового кодекса.

Если указанные выше требования выполнены, то сумму недостачи (по фактической себестоимости) можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 17.04.07 № 03-03-06/1/245 .

Потери от недостачи или порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ, включаются в состав материальных расходов (п. 7 ст. 254 НК РФ).

Недостача сверх норм естественной убыли в расходах, уменьшающих доходы, не учитывается, за исключением случая, когда виновники хищения указанных материальных ценностей не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Эта позиция также отражена в письмах Минфина России от 28.04.10 №03-03-06/1/300 и от 04.07.11 №03-03-06/1/387 .

Товары с истекшим сроком годности. В ходе инвентаризации, помимо излишков и недостач, организация может выявить товары с истекшим сроком годности. Для их списания в состав прочих расходов организация должна провести экспертизу и оформить соответствующие документы, которыми будут подтверждаться факты порчи товарных ценностей (акты по форме № ТОРГ16 или ТОРГ15), а также приказ руководителя о списании. Это следует из писем Минфина России от 08.07.08 № 03-03-06/1/397 и УФНС России по г. Москве от 18.04.08 № 20-12/037680 .

Однако позже в письмах от 07.05.10 № 03-03-06/1/315 и от 02.03.10 № 03-03-06/1/105 Минфин России высказал противоположную точку зрения: стоимость товаров учитывается в составе расходов в налоговом учете либо при их реализации, либо при передаче в производство. Процесс утилизации, по мнению ведомства, не относится к деятельности по извлечению дохода, поэтому такие затраты не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Арбитражная практика в большинстве случаев складывается в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Московского округа статья 40 НК РФ утрачивает силу. Поэтому согласно Федеральному закону от 18.07.11 № 227-ФЗ проверять цены налоговики смогут только по контролируемым сделкам между взаимозависимыми лицами и приравненным к ним сделкам.

Если товар был уценен вследствие чрезвычайной ситуации, то сумму уценки товара налогоплательщик может включить в состав внереализационных расходов на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Нужно ли восстанавливать НДС по недостаче

Выбытие товаров вследствие их недостачи, выявленной в результате инвентаризации, объектом обложения НДС не признается. Поэтому суммы налога, ранее правомерно принятые к вычету по товарам, списываемым в связи с истечением срока годности или в связи с недостачей, по мнению Минфина России, подлежат восстановлению (письма от 05.07.11 № 03-03-06/1/397 НК РФ, приведенных в

— недостачу конфет «Барбарис» в размере 30 кг по учетной цене 30 руб./кг;

— излишек конфет «Дюшес» — 40 кг по учетной цене 20 руб. за 1 кг;

— недостачу печенья — 20 кг по учетной цене 30 руб. за 1 кг;

— излишек шоколада — 40 кг по учетной цене 40 руб. за 1 кг.

В связи с выявленной пересортицей по решению руководителя в бухгалтерском учете недостача конфет «Барбарис» в количестве 30 кг была покрыта излишками конфет «Дюшес» в том же количестве.

Сумма недостачи по пересортице составила 900 руб. (30 руб. Х 30 кг), а сумма излишка — 600 руб. (20 руб. Х 30 кг). Оставшийся излишек конфет «Дюшес» в количестве 10 кг оприходован по цене 20 руб. за 1 кг, итого 200 руб.

ВАС РФ указал, что списание товаров с истекшим сроком годности не упомянуто в перечне случаев, при которых НДС, ранее принятый к вычету, подлежит восстановлению Недостача печенья составила 600 руб. (30 руб. Х 20 кг), излишек шоколада — 1600 руб. (40 руб. Х 40 кг).

Виновное лицо установлено только в отношении недостачи печенья.

В налоговом учете организация отразит в составе доходов выявленные излишки конфет «Дюшес» в сумме 800 руб., шоколада в сумме 1600 руб., а также возмещение работником недостачи в сумме 600 руб. (в отношении печенья). В составе внереализационных расходов организация отразит недостачу печенья в сумме 600 руб. и конфет «Барбарис» в сумме 900 руб.

При последующей реализации оприходованные излишки кондитерских изделий организация включит в состав расходов в сумме, по которой они были приняты к учету.

Фрагменты заполненных инвентаризационной описи по форме № ИНВ-3 и сличительной ведомости по форме № ИНВ-19 см. на рис.1 и 2. .

РИСУНОК 1. ФРАГМЕНТ ИНВЕНТАРИЗАЦИОННОЙ ОПИСИ ТМЦ ПО ФОРМЕ № ИНВ-3

РИСУНОК 2. ФРАГМЕНТ СЛИЧИТЕЛЬНОЙ ВЕДОМОСТИ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПО ФОРМЕ № ИНВ-19

Инвентаризационные описи – это необходимые документы, которые обязательны к заполнению во время проведения такой проверки, как инвентаризация. Для разных видов объектов, попадающих под проверку, разработаны разные типы описей:

Ответственной за заполнение описей для инвентаризации назначается специальная комиссия, состав которой включает сотрудников, утвержденных приказом главы организации.

Данные, которые указываются в форме ИНВ-3

информация о товарах;
информация о готовой продукции;
информация о производственных запасах и материалам, располагающихся в местах для хранения;
информация обо всех передвижениях этих объектов внутри компании;

Другие данные, подлежащие проверке при инвентаризации:

Правила заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей

Оформляются две копии инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей. Одну копию отдают в бухгалтерию, вторая копия должна остаться у материально ответственных лиц.

До начала учета всех товаров, готовой продукции и материалов (имеющихся ТМЦ), материально-ответственные лица пишут расписку, в которой они подтверждают, что все ценности были учтены и присутствует вся необходимая документация. Все материально-ответственные лица ставят свои подписи на первой странице описи (формы ИНВ-3). Также они вносят расшифровку поставленной подписи и информацию о занимаемой должности.

Пример заполнения инвентаризационной описи ТМЦ (форма ИНВ-3)

На самую первую страницу бланка вносится информация о предприятии, которое подвергается инвентаризации ТМЦ, фиксируется дата приказа и его порядковый номер. Также вносятся даты начала и окончания проверки (их необходимо взять из приказа)

На инвентаризационную опись ставится уникальный номер и дата ее заполнения.

Далее указывается, какие конкретно ТМЦ будут подвергнуты инвентаризации и где они располагаются.

Вторая страница включает таблицу, которая заполняется в процессе проверки, которая проводится путем пересчета присутствующих материалов, товаров и готовой продукции.

Правила внесения данных в таблицу

Таблица включает в себя данные, расположенные в определенном порядке. Каждому пункту присваивается номер. Каждому номеру соответствует определенный пункт:

– Порядковый номер – цифра 1

– Номер счета и субсчета, в котором ведется учет данных ценностей (товары – 41, материалы – 10, готовая продукция – 43)

– наименование, краткое описание, присвоенный номенклатурный номер ТМЦ – 3-4

– информация об использованной единице измерения -5-6

– цена одной единицы – 7

– присвоенный инвентаризационный номер – 8

– Если есть паспорт, в котором указывается информация о присутствии драгметаллов в ТМЦ, то указывается номер по паспорту – 9

– информация о наличии по факту упомянутого наименования, его количество и сумма – 10-11.

В описи указываются все ТМЦ, которые попадают под инвентаризацию.

Опись можно подготовить еще до начала инвентаризации. Ее можно заполнить, внести данные в графы с 1 по 9. Во время инвентаризации члены комиссии будут указывать только фактическое наличие каких-либо товаров, материалов и других ценностей и вносить их в пункты 10-11.

Если оказалось, что не все ТМЦ есть в описи, то их вписывают от руки.

В случае если наименований в таблице очень много, то она может занять несколько страниц. Тогда общее число порядковых номеров, реальное количество единиц, а также общая сумма высчитывается по итогам на каждой странице таблицы. В конце проводится подсчет данных на каждой странице, и вносятся итоговые данные.

Обнаруженные испорченные и бракованные ТМЦ должны быть внесены в соответствующие акты.

На бланке описи ИНВ-3 должны быть подписи всех присутствующих членов комиссии. Кроме них в описи должны подписаться материально-ответственные лица, подтверждая свое согласие с результатами проведенной проверки.

После этого документ проверяется бухгалтером на корректность внесенных данных и правил заполнения. Сотрудник бухгалтерии также вносит информацию по каждому объекту (ТМЦ), в соответствии с имеющимися данными учета.

Сличительная ведомость форма ИНВ-19 заполняется, если после проведения проверки вскрылись несоответствия.

Итоговые данные прописываются в ведомости ().

Сотрудник бухгалтерии, ответственный за проверку инвентаризационной описи ставит свою подпись в нижней части третьей страницы.