Бывает так, что налоговому агенту приходится пересчитывать сумму ранее исчисленного НДФЛ. В каких случаях это происходит и как это отражается в Расчете сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (утв. Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@), расскажем в нашей консультации.
Когда возможен перерасчет НДФЛ?
Перерасчет НДФЛ возможен как в силу ошибок в исчислении налога, так и по причине появления новой информации, которая ранее была недоступна. К примеру, из-за технической ошибки НДФЛ был исчислен неверно. Или в результате выплаты премии за прошлый год величина отпускных пересчитывается уже после того, как работник ушел в отпуск. Возможна и ситуация, когда НДФЛ необходимо пересчитать потому, что статус налогоплательщика изменился с нерезидента на резидента или наоборот. Изменится ранее исчисленный НДФЛ и в случаях предоставления имущественного налогового вычета непосредственно работодателем.
Перерасчет НДФЛ из-за технической ошибки
Если налоговый агент неверно исчислил сумму НДФЛ вследствие технической ошибки, то ему необходимо внести изменения в ранее представленную форму 6-НДФЛ, подав уточненный Расчет. О том, как сдать корректирующую форму 6-НДФЛ, мы рассказывали в .
Перерасчет сумм отпускных
В этом случае в Разделе 1 Расчета нужно указать итоговую сумму отпускных (с учетом перерасчета), а также исчисленный с этой итоговой суммы НДФЛ (Письмо ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248). К примеру, произведенный в июле 2016 года перерасчет суммы отпускных, начисленных в июне 2016 года, найдет свое отражение в Разделе 1 Расчета за 9 месяцев 2016 года, а доплата отпускных или их удержание, произведенные в июле 2016 года – в Разделе 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 г. Поскольку пересчет суммы отпускных не связан с выявлением ошибки за прошлый отчетный период, подавать уточенный Расчет налоговый агент не должен. Все корректировки он учитывает в форме 6-НДФЛ в том отчетном периоде, в котором отпускные были пересчитаны.
Перерасчет НДФЛ при смене статуса физлица
Особенности перерасчета НДФЛ при смене налогового статуса физического лица с нерезидента на резидента будут зависеть от того, определен ли этот статус в текущем году окончательно (т. е. работник в этом календарном году пробыл на территории РФ 183 календарных дня или более (п. 2 ст. 207 НК РФ)). Если так, то НДФЛ, исчисленный с начала года по ставке 30%, подлежит пересчету по ставке 13% и зачету в счет подлежащего уплате налога этого физлица (Письма Минфина от 03.10.2013 № 03-04-05/41061 , от 15.11.2012 № 03-04-05/6-1301). При этом уточненный Расчет подаваться не будет. Перерасчет НДФЛ будет отражен в форме 6-НДФЛ того отчетного периода, в котором смена статуса произошла окончательно, а также в последующих периодах этого календарного года.
Если статус физлица стал «резидент», но этот статус в течение года еще может измениться, то пересчет НДФЛ с начала года не производится: начиная с месяца, в котором физлицо стало резидентом, его доходы облагаются по ставке 13%, а налог с доходов, полученных до «резидентства», не пересчитывается. Это означает, что в форме 6-НДФЛ такие доходы будут отражаться в двух Разделах 1 – со ставкой по строке 010 13% и ставкой 30% в зависимости от того, какой доход какой налоговой ставкой облагался.
Аналогичные правила действуют и при смене статуса физлица с резидента на нерезидента.
При этом если в текущем году производился перерасчет НДФЛ, например, со ставки 30% на ставку 13%, может возникнуть ситуация, что Раздел 1 Расчета, к примеру, за 1-ый квартал 2016 года, по строке 010 которого была указана ставка 30%, будет отсутствовать в Расчете за 9 месяцев 2016 года, когда все доходы будут облагаться уже по ставке 13%. Это будет связано с тем, что из-за окончательной смены статуса физлица у него не окажется доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ.
Перерасчет НДФЛ при получении имущественного налогового вычета
В случае, если налогоплательщик передал налоговому агенту (работодателю) Уведомление о праве на имущественный вычет (утв. Приказом ФНС от 14.01.2015 № ММВ-7-11/3@), этот вычет может быть предоставлен с начала того года, в котором Уведомление налоговым агентом было получено (п. 15 Обзора, утв. Президиумом ВС 21.10.2015). Следовательно, величина налогового вычета работника, не превышающая размер его дохода с начала года, будет отражена по строке 030 Расчета за тот отчетный период, в котором налоговый агент получил Уведомление. Соответственно, и сумма исчисленного налога по строке 040 будет рассчитана с учетом примененного вычета. Излишне удержанная сумма НДФЛ этого года, которая возвращена работнику его работодателем, будет отражена по строке 090 формы 6-НДФЛ.
Работнику предоставлен отпуск с 09.09.2017 по 16.10.2017;31.08.2017 начислены и выплачены отпускные в сумме 54185,96 рублей, перечислен НДФЛ в сумме 7044 рублей 31.08.2017Отпускные отражены в отчете по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев следующим образом.Стр 020 54185,96Стр 040 7044Стр 070 7044Стр 100 31.08.2017Стр 110 31.08.2017Стр 120 31.08.2017Стр 130 54185,96Стр 140 7044С 10.10.2017 работника отзывают из отпуска, при расчете з/платы за октябрь сторнируются начисленные и выплаченные отпускные в августе в сумме 9981,62 рублей (за семь дней), по заявлению работника предприятие возвращает НДФЛ в сумме 1298 рублей.Вопрос: обязано ли предприятие сдавать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев в указанной ситуации? Какие строки должны корректироваться?
Отвечает Ваш персональный эксперт
Да, уточненный расчет за 9 месяцев нужно подать. В разделе 1 и 2 уточненного расчета отразите правильную сумму отпускных с учетом пересчета.
Уменьшение дохода в виде отпускных за неиспользованные дни отпуска и удержанного НДФЛ в расчете 6-НДФЛ отдельно отражать не нужно.
Отпускные были выплачены сотруднику в августе, поэтому в уточненном расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев покажите пересчитанную сумму отпускных.
В расчете отразите сразу правильную сумму отпускных (с учетом пересчета) по строке 020, сумму исчисленного налога по строке 040 и удержанного налога по строке 070.
Сумму налога, которую фактически перечислили в бюджет, в расчете 6-НДФЛ не отражают. Но налоговая инспекция фиксирует ее в карточках лицевого счета налогового агента.
В разделе 2 отпускные отразите так:
– строка 100 – дата выплаты отпускных;
– строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
– строка 120 – последнее число месяца, в котором выплачивали отпускные;
– строка 130 – сумма пересчитанных отпускных;
–
строка 140 – сумма удержанного налога (с учетом пересчета)
.
Если сотрудника отозвали из отпуска в месяце, следующем за тем, в котором отпуск начался, из-за перерасчета отпускных может измениться сумма:
взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
налога на прибыль.
Это связано с тем, что по переходящему отпуску НДФЛ, страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют (удерживают) в месяце начала отпуска.
Итак, при выплате отпускных (в т. ч. и за неиспользованные дни отпуска) с них удержали и перечислили в бюджет НДФЛ. Поэтому НДФЛ к уплате в бюджет по итогам того месяца, когда сотрудника отозвали из отпуска, рассчитайте с зачетом налога, удержанного с отпускных за неиспользованные дни отпуска. Поступить так позволяют положения пунктов и статьи 226 Налогового кодекса РФ. То есть перечисляйте в бюджет разницу между НДФЛ, начисленным с доходов сотрудника, и сторнированным НДФЛ, ранее удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.
Зарплату сотрудника за месяц, когда он вынужденно вернулся из отпуска, начислите за фактически отработанное время (в т. ч. и за дни, когда он работал вместо отпуска). Выдайте ее за вычетом излишне начисленных отпускных. А вот в форме 2-НДФЛ эту зарплату отразите в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование пересчитайте в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска. Уточненные расчеты не сдавайте. Это связано с тем, что обстоятельство, вызвавшее необходимость пересчета, возникло в месяце отзыва сотрудника из отпуска, а не в прошлых периодах. Поэтому пересчитывать взносы, а следовательно, и подавать уточненные расчеты за предыдущие периоды не нужно. Такой порядок следует из статей и Налогового кодекса РФ.
В отношении налога на прибыль при отзыве сотрудника из отпуска может возникнуть только недоимка. Пересчитать налог на прибыль придется:
при методе начисления – из-за изменения суммы начисленных отпускных и страховых взносов, включенных в состав расходов в прошлом месяце;
при кассовом методе – из-за изменения суммы выплаченных отпускных и перечисленных в бюджет страховых взносов, включенных в состав расходов в прошлом месяце.
При этом уточненную декларацию не сдавайте. Ведь корректировка налога на прибыль в связи с досрочным отзывом сотрудника из отпуска – не исправление ошибки. Это новое обстоятельство, из-за которого в текущем периоде возник доход. Излишне начисленные страховые взносы включите во внереализационные доходы в периоде перерасчета.
Правильность данного подхода подтверждают Минфин России в (доведено до сведения налоговых инспекций ), Президиум ВАС РФ в .
Пример пересчета налогов и взносов в связи с отзывом сотрудника из отпуска в организации, не являющейся малым предприятием
ООО «Альфа» применяет общую систему налогообложения (метод начисления). Отчетные периоды по налогу на прибыль – I квартал, полугодие, девять месяцев. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платит по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы начисляет по общим тарифам.
Секретарю «Альфы» Е.В. Ивановой предоставлен очередной отпуск с 22 июля по 18 августа. Ее оклад – 25 000 руб.
В июле 21 рабочий день. За проработанное в июле время (14 рабочих дней – с 1 по 21 июля) сотруднице начислили зарплату:
25 000 руб. : 21 дн. × 14 дн. = 16 666,67 руб.
Сумма отпускных, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка (850 руб./дн.), составила 23 800 руб. (8500 руб. – за 10 дней отпуска в июле, 15 300 руб. – за 18 дней отпуска в августе).
Сумма отпускных и зарплаты за июль (16 666,67 руб. + 8500 руб. = 25 166,67 руб.) вошла в налоговую базу по НДФЛ за июль. Сумма отпускных за август (15 300 руб.) – в налоговую базу августа.
Однако НДФЛ с отпускных организация удержала при их выплате ( , НК РФ), то есть в июле. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет.
Все отпускные (в т. ч. и по переходящему отпуску) списываются в бухучете за счет созданного оценочного обязательства. В июле бухгалтер «Альфы» сделал проводки:
Дебет 26 Кредит 70
– 16 666,67 руб. начислена зарплата за июль;
– 8500 руб. – начислены отпускные за июль;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70
– 15 300 руб. – начислены отпускные за август;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на пенсионное обеспечение»
– 3666,67 руб. (16 666,67 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии за июль (в части зарплаты);
– 1870 руб. (8500 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии за июль (в части отпускных за июль);
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное социальное страхование»
– 483,33 руб. (16 666,67 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование за июль (в части зарплаты);
– 246,50 руб. (8500 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование за июль (в части отпускных за июль);
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное медицинское страхование»
– 850 руб. (16 666,67 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование за июль (в части зарплаты);
– 433,50 руб. (8500 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование за июль (в части отпускных за июль);
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 33,33 руб. (16 666,67 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за июль (в части зарплаты);
– 17 руб. (8500 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за июль (в части отпускных за июль);
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на пенсионное обеспечение»
– 3366 руб. (15 300 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с отпускных за август;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное социальное страхование»
– 443,70 руб. (15 300 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование с отпускных за август;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное медицинское страхование»
– 780,30 руб. (15 300 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование с отпускных за август;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 30,60 руб. (15 300 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных за август;
– 5261 руб. ((25 166,67 руб. + 15 300 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 51
– 35 205,67 руб. (25 166,67 руб. + 15 300 руб. – 5261 руб.) – перечислены на карту сотрудницы отпускные и зарплата за июль перед уходом в отпуск.
В августе бухгалтер пересчитал отпускные и налоги, которые были начислены за семь дней отпуска, не использованного в августе:
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70
– 5950 руб. (850 руб./дн. × 7 дн.) – сторнированы излишне начисленные отпускные за август;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на пенсионное обеспечение»
– 1309 руб. (5950 руб. × 22%) – сторнированы излишне начисленные пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с отпускных за август;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное социальное страхование»
– 172,55 руб. (5950 руб. × 2,9%) – сторнированы излишне начисленные взносы на социальное страхование с отпускных за август;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносам на обязательное медицинское страхование»
– 303,45 руб. (5950 руб. × 5,1%) – сторнированы излишне начисленные взносы на медицинское страхование с отпускных за август;
Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 11,90 руб. (5950 руб. × 0,2%) – сторнированы излишне начисленные взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных за август;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 774 руб. (5950 руб. × 13%) – сторнирован излишне удержанный НДФЛ.
На сумму излишне начисленных отпускных бухгалтер «Альфы» уменьшил налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам за август.
В налоговом учете резерв на оплату отпусков не создается. Начисление и перерасчет отпускных произошли в рамках одного отчетного периода по налогу на прибыль. Поэтому уточненную декларацию сдавать не нужно. При исчислении налоговой базы за девять месяцев бухгалтер включит в состав расходов, в частности:
зарплату и отпускные за июль, а также начисленные с них взносы – 32 767 руб. (25 166,67 руб. + 5536,67 руб. + 729,83 руб. + 1283,50 руб. + 50,33 руб.);
пересчитанные отпускные за август, а также начисленные с них взносы – 12 173,70 руб. (15 300 руб. + 3366 руб. + 443,70 руб. + 780,30 руб. + 30,60 руб. – 5950 руб. – 1309 руб. – 172,55 руб. – 303,45 руб. – 11,90 руб.).
Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ
Пример, как отразить в 6-НДФЛ отпускные, если сотрудника отозвали на работу
Бухгалтеру организации А.С. Глебовой предоставили основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней – с 23 июля по 19 августа. 6 августа сотрудницу отозвали из отпуска. Догуляла отпуск Глебова с 20 сентября по 3 октября.
До того, как отозвали из отпуска
Средний дневной заработок для расчета отпускных – 850 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет.
Глебовой начислили отпускные за период с 23 июля по 19 августа в сумме:
850 руб./дн. × 28 дн. = 23 800 руб.
НДФЛ с отпускных:
23 800 руб. × 13% = 3094 руб.
После того, как отозвали из отпуска
Средний дневной заработок для расчета отпускных – 860 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудницы нет.
Бухгалтер пересчитал старые отпускные и начислил новые.
Отпускные: 850 руб./дн. × 14 дн. = 11 900 руб.
НДФЛ с отпускных: 1547 руб. (11 900 руб. × 13%).
К выплате: 11 900 руб. – 1547 руб. = 10 353 руб.
Отпускные: 860 руб./дн. × 14 дн. = 12 040 руб.
НДФЛ с отпускных: 12 040 руб. × 13% = 1565 руб.
К выплате: 12 040 руб. – 1565 руб. = 10 475 руб.
15 сентября Глебовой выплатили отпускные – 122 руб. (10 475 руб. – 10 353 руб.). Она получила разницу, так как в июле ей выплатили лишнюю сумму – 10 353 руб. (11 900 руб. – 1547 руб.).
С учетом переплаты по НДФЛ из-за пересчета отпускных 2 октября с отпускных Глебовой организация перечисляет в бюджет налог – 18 руб. (1565 руб. – 1547 руб.).
6-НДФЛ бухгалтер заполнил по суммам, которые рассчитал после отзыва сотрудницы из отпуска.
По отпускным в июле:
По отпускным в сентябре:
Ситуация: как отразить в форме 6-НДФЛ уменьшение ошибочно начисленных доходов
Уменьшение дохода и удержанного НДФЛ в расчете 6-НДФЛ отдельно отражать не нужно. Покажите сразу правильные суммы либо в первичном отчете, либо в уточненном – зависит от того, когда обнаружили ошибку. Если налоговая инспекция потребует пояснить, почему уплаченный НДФЛ меньше удержанного, подготовьте .
Ошибку допустили и исправили в одном и том же квартале. Расчет 6-НДФЛ сдают по окончании квартала. Поэтому если в том же квартале ошиблись, то в отчете укажите суммы доходов и НДФЛ уже пересчитанные, правильные. Особым образом отражать корректировку не нужно. Такого требования нет в , утвержденном . В учете ошибку поправьте в том месяце, когда ее допустили. В отразите сумму дохода уже с учетом перерасчета ().
Ошибку обнаружили после закрытия отчетного квартала . В этом случае придется составить уточненные расчеты за все кварталы, по которым вы уже отчитались до того, как обнаружили ошибку (письма ФНС России от 21 июля 2017 № БС-4-11/14329, ). Например, ошибку допустили в январе, а нашли ее после того, как сдали 6-НДФЛ за девять месяцев. В этом случае подайте уточненные расчеты за I квартал, полугодие и девять месяцев.
В бухучете излишне начисленный доход и излишне удержанную сумму НДФЛ сторнируйте в том месяце, когда исправили ошибку.
Пример, как заполнить 6-НДФЛ, если организация уменьшила в учете ошибочно начисленный доход
Бухгалтер организации «Альфа» 16 января 2017 года выплатил Кондратьеву А.С. отпускные в сумме 2000 руб. В этот же день бухгалтер удержал НДФЛ в размере 260 руб. (2000 руб. × 13%). Сумма налога с отпускных перечислена в бюджет 31 января 2017 года.
10 марта 2017 года бухгалтер обнаружил, что Кондратьеву была начислена лишняя сумма отпускных. По расчету Кондратьеву полагается не 2000 руб., а только 1200 руб. А НДФЛ, который нужно удержать из этой суммы, – 156 руб. (1200 руб. × 13%). Бухгалтер уведомил Кондратьева об ошибке. Сотрудник согласился, и излишне выплаченную сумму отпускных удержали из его зарплаты за март.
Права на стандартные вычеты Кондратьев не имеет.
В учете организации сделаны следующие записи:
В январе:
Дебет 20 Кредит 70
– 2000 руб. – начислены отпускные Кондратьеву;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 260 руб. – удержан НДФЛ из отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
– 1740 руб. – выданы отпускные из кассы;
– 260 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет.
Дебет 20 Кредит 70
– 800 руб. (2000 руб. – 1200 руб.) – сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 104 руб. (800 руб. × 13%) – сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ;
Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные» Кредит 70
– 696 руб. – излишне выплаченная сумма отпускных отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям;
Дебет 20 Кредит 70
– 20 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за март;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 2600 руб. – удержан НДФЛ из зарплаты за март;
Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
– 696 руб. – удержаны излишне выплаченные отпускные (по заявлению Кондратьева).
Зарплата за март выдана в апреле 2017 года. В учете сделаны записи:
Дебет 70 Кредит 50
– 16 704 руб. (20 000 руб. – 2600 руб. – 696 руб.) – выдана зарплата Кондратьеву с учетом удержаний;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
– 2496 руб. (2600 руб. – 104 руб.) – перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты за март за вычетом излишне перечисленной суммы НДФЛ с отпускных.
Заполняя форму 6-НДФЛ за I квартал, бухгалтер отразил данные по отпускным Кондратьева в январе:
В разделе 1 по строкам:
020 «Сумма начисленного дохода» 1200 руб.;
040 «Сумма исчисленного налога» 156 руб. (1200 руб. × 13%);
070 «Сумма удержанного налога» 156 руб.
В разделе 2 по строкам:
100 «Дата фактического получения дохода» 16.01.2017;
110 «Дата удержания налога» 16.01 2017;
120 «Срок перечисления налога» 31.01.2017;
130 «Сумма фактического полученного дохода» 1200 руб.;
140 «Сумма удержанного налога» 156 руб.
Сумму налога, которую фактически перечислили в бюджет, в расчете 6-НДФЛ не отражают. Но налоговая инспекция фиксирует ее в карточках лицевого счета налогового агента. Поэтому, перечисляя НДФЛ за март, бухгалтер учел переплату января.
100 примеров заполнения формы 6-НДФЛ
Ситуация №32. Компания вызвала работника из отпуска
Сотрудник получил отпускные и ушел отдыхать. Через неделю компания вызвала работника из отпуска и пересчитала отпускные. Он вернул лишние отпускные за вычетом НДФЛ.
В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал только часть отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату.
В строку 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. Суммы, которые вернул сотрудник, в расчете не показывайте. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2.
Работник вернул отпускные за вычетом НДФЛ. Налог с этой части сотруднику не возвращайте. Если при выплате отпускных компания заплатила НДФЛ со всей суммы, она вправе уменьшить на переплату будущие платежи в бюджет.
На примере
Сотрудник с 10 мая ушел в отпуск на 14 дней. Компания 6 мая выдала отпускные - 32 000 руб., удержала и перечислила НДФЛ - 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Через неделю компания отозвала сотрудника из отпуска. В итоге он использовал только половину дней отдыха - 7 дн. Доход в виде отпускных составил 16 000 руб. (32 000 руб.: 14 дн. × 7 дн.). НДФЛ - 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Сотрудник вернул половину отпускных, но за вычетом НДФЛ - 13 920 руб. (16 000 – 2080). Эту сумму компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. На переплату - 2080 руб. компания уменьшила будущие платежи по НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 35.
Образец 35. Как заполнить отпускные, если сотрудник использовал только половину дней отдыха
Как выплатить отпускные, удержать с них НДФЛ и страховые взносы, как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные, доначисленные из-за пересчета среднего заработка пояснит статья.
Вопрос: У нас сотрудники идут в отпуск с 04 июня, рассчитали отпускные 31 мая, а выплатили 01 июня, у нас в расчетный период не попал май. Обнаружили ошибку только 04 июня.Что теперь делать не знаю, получается не правильно определили средний заработок. Если пересчитать получается одному сотруднику отпускные недоплатили, а другому переплатили. Лучше доплатить отпускные, а у второго удержать из зарплаты? В расчете 6 НДФЛ отразятся начисления некорректно?
Ответ: 1.Если отпускные недоплатили, то сделайте перерасчет и доплатите отпускные.
п. 6 ст. 226 , подп. 1 п. 1 ст. 223 НК).
Доначисленную сумму отпускных в разделе 2 формы 6-НДФЛ отразите как отдельную выплату. То есть в первом блоке укажите отпускные до пересчета, во втором блоке - допдату до отпускных после пересчета.
2. Если отпускные недоплатили, то сделайте перерасчет. Удержать излишне выплаченные отпускные по своей инициативе организация не может. В Трудового кодекса РФ такого основания для удержания нет. Следовательно, организация может только удержать излишне выплаченные отпускные из зарплаты сотрудника по его инициативе. Для этого сотрудник должен написать заявление.
Уменьшение дохода и удержанного НДФЛ в расчете 6-НДФЛ отдельно отражать не нужно. Покажите сразу правильные суммы отпускных после пересчета.
Как выплатить отпускные, удержать с них НДФЛ и страховые взносы
если отпуск начинается с 1-го числа календарного месяца
Отпускные начислите одним из способов: без учета выплат за последний месяц расчетного периода, с учетом выплат по день начисления либо с учетом выплат за последний месяц авансом. После того как закончится месяц, отпускные при необходимости пересчитайте. С доплаты удержите НДФЛ и начислите взносы. Если переплатили отпускные, излишне удержанный НДФЛ можно вернуть или зачесть, а базу по страховым взносам уменьшите на сумму переплаты.
Когда сотрудник уходит в отпуск с 1-го числа, в расчетный период попадает полный месяц перед началом отпуска. Однако отпускные начисляют заранее - работодатель обязан их выплатить за три дня до начала отпуска . Поэтому возникает вопрос, какой заработок за последний месяц расчетного периода брать в расчет. Ведь на дату расчета месяц еще не закончился и сумма начисленного заработка неизвестна. В данной ситуации можно поступить одним из способов.
Вариант 1. Средний заработок рассчитайте без учета выплат за последний месяц расчетного периода. После того как месяц закончится и будет известна сумма начисленных выплат за этот месяц, сделайте перерасчет и доплатите отпускные.
Оклад Кондратьева - 30 000 руб. Помимо оклада, сотрудник получает ежемесячные премии в зависимости от результатов работы.
С 1 июня 2017 года по 30 апреля 2018 года сотруднику начислили суммарно 467 500 руб. Выплаты за май бухгалтер при расчете не учитывает.
Количество учитываемых календарных дней в неполном расчетном периоде с 1 июня 2017 года по 30 апреля 2018 года равно 322,3 календарных дня (29,3 х 11 мес.).
Средний дневной заработок - 1450,51 руб. (467 500 руб.: 322,3 дн.).
Сумма отпускных составила 20 307,14 руб. (1450,51 руб. х 14 дн.).
29 мая Кондратьеву выплатили отпускные в сумме 17 667,21 руб. НДФЛ в сумме 2640 руб. (20 307,14 руб. х 13%) перечислен в бюджет.
1 июня бухгалтер начислил Кондратьеву зарплату за май в сумме 51 250 руб. С учетом этой выплаты бухгалтер сделал перерасчет отпускных.
Сумма выплат за расчетный период составила 518 750 руб. (467 500 руб. + 51 250 руб.).
Средний дневной заработок равен 1475,40 руб. (518 750 руб.: 12 мес.: 29,3 дн.).
Сумма отпускных составила 20 655,60 руб. (1475,40 руб. х 14 дн.). НДФЛ с отпускных - 2685 руб. Сумма к выплате - 17 970,60 руб. Таким образом, сумма отпускных к доплате - 303,39 руб. (17 970,60 руб. - 17 667,21 руб.). Эту сумму Кондратьеву доплатили 2 июня. В этот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ с доплаты в сумме 45 руб. Также доплату бухгалтер включил в облагаемую базу по страховым взносам в июне.
Вариант 2. Выплаты за последний месяц расчетного периода включайте в расчет среднего заработка в сумме, начисленной по день выплаты отпускных. После того как месяц закончится и заработок за этот месяц будет известен, сделайте перерасчет отпускных.
Расчетный период - с 1 июня 2017 года по 31 мая 2018 года. Исключаемых из расчетного периода дней не было.
С 1 июня 2017 года по 30 апреля 2018 года сотруднику начислили суммарно 467 500 руб. При расчете отпускных бухгалтер учел зарплату за май за период с 1 по 28 мая в сумме 25 500 руб. Таким образом, заработок за расчетный период составил 493 000 руб. (467 500 руб. + 25 500 руб.).
Средний дневной заработок - 1402,16 руб. (493 000 руб.: 12 мес.: 29,3 дн.).
Сумма отпускных составила 19 630,24 руб. (1402,16 руб. х 14 дн.).
29 мая Кондратьеву выплатили отпускные в сумме 17 087,24 руб. НДФЛ в сумме 2552 руб. (19 630,24 руб. х 13%) перечислен в бюджет.
1 июня бухгалтер начислил Кондратьеву зарплату за май в сумме 30 000 руб. С учетом этой выплаты бухгалтер сделал перерасчет отпускных.
Сумма выплат за расчетный период составила 497 500 руб. (467 500 руб. + 30 000 руб.).
Сумма отпускных составила 19 809,44 руб. (1414,96 руб. х 14 дн.). НДФЛ с отпускных - 2575 руб. Сумма к выплате - 17 234,44 руб. Таким образом, сумма отпускных к доплате - 147,20 руб. (17 234,44 руб. - 17 087,24 руб.). Эту сумму Кондратьеву доплатили 2 июня. В этот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ с доплаты в сумме 23 руб. (2575 руб. - 2552 руб.). Также доплату бухгалтер включил в облагаемую базу по страховым взносам в июне.
Вариант 3. Зарплату за последний месяц расчетного периода рассчитайте авансом и учтите его в полной сумме при расчете среднего заработка. Если после расчета зарплаты за месяц заработок уменьшится, сделайте перерасчет. Сумму излишне выплаченных отпускных удержите из зарплаты за следующий месяц. Этот способ удобен для расчета отпускных сотрудникам на окладе. Если сотрудник отработает полностью все дни, перерасчет отпускных после окончания месяца делать не придется.
Оклад Кондратьева - 30 000 руб. Он уходит в отпуск с 1 июня 2018 года на 14 календарных дней.
Расчетный период - с 1 июня 2017 года по 31 мая 2018 года. Исключаемых из расчетного периода дней не было.
С 1 июня 2017 года по 30 апреля 2018 года сотруднику суммарно начислили 467 500 руб. При расчете отпускных бухгалтер учел зарплату за май в сумме месячного оклада - 30 000 руб. То есть включил оклад за полный месяц авансом. Таким образом, заработок за расчетный период составил 497 500 руб. (467 500 руб. + 30 000 руб.).
Средний дневной заработок равен 1414,96 руб. (497 500 руб.: 12 мес.: 29,3 дн.).
Сумма отпускных составила 19 809,44 руб. (1414,96 руб. х 14 дн.). НДФЛ с отпускных - 2575 руб. Сумма к выплате - 17 234,44 руб. Эту сумму Кондратьеву выплатили 29 мая. В этот же день бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ - 2575 руб.
Последние дни месяца, которые приходятся на период после выплаты отпускных, Кондратьев отработал полностью. Таким образом, сумма зарплаты по итогам месяца равна 30 000 руб. То есть та же сумма, которую бухгалтер включил в расчет среднего заработка авансом. Поэтому перерасчет отпускных делать не нужно.
НДФЛ и страховые взносы
Если в результате перерасчета получилась сумма отпускных к доплате, НДФЛ удержите при ее выплате. Перечислите налог в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором выплачена доплата (п. 6 ст. 226 , подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Также сумму доплаты нужно включить в облагаемую базу по страховым взносам в том месяце, когда ее начислили.
На сумму доплаты вам придется выплатить сотруднику компенсацию за несвоевременную выплату (). Кроме того, за неполную выплату в срок отпускных компанию и должностных лиц могут оштрафовать (п. 6 ст. 5.27 КоАП).
Если в результате перерасчета выяснилось, что вы излишне выплатили отпускные, получился излишне удержанный НДФЛ и излишне начисленные страховые взносы. НДФЛ к уплате в бюджет по итогам того месяца, когда сделали перерасчет, рассчитайте с зачетом налога, излишне удержанного с отпускных (п. и ст. 226 НК). То есть перечисляйте в бюджет разницу между НДФЛ, начисленным с доходов сотрудника, и сторнированным НДФЛ, ранее удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных. А по страховым взносам уменьшите облагаемую базу и скорректируйте суммы взносов - делайте это в прошлом периоде, а не в текущем. Также обязательно подавать уточненный ЕРСВ (письмо ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479).
Новый способ расчета отпускных для отпуска с 1-го числа
Доплата отпускных
При любом способе расчета отпускных для отпуска с 1-го числа есть риск пересчета и назначения доплаты. Пересчитать отпускные вы можете сразу по окончании последнего месяца расчетного периода. Покажем на примере, как рассчитать доплату, а далее — как удержать с нее НДФЛ.
НДФЛ с доплаты отпускных
Доплата отпускных облагается НДФЛ как основная сумма отпускных. День получения дохода — дата выдачи денег, а крайний срок уплаты НДФЛ — последнее число месяца, в котором работник получил доплату (п. 1 ст. 223 и п. 6 ст. 226 НК). Это правило действует даже в том случае, когда работник получил доплату вместе с зарплатой за вторую половину месяца. Записи в 6-НДФЛ по доплате отпускных смотрите в примере 4.
НДФЛ с доплаты отпускных
А.Ю. Другова отработала в мае 19 рабочих дней. 29 мая она получила отпускные в сумме 15 015,42 руб.
По окончании мая бухгалтер начислил работнице зарплату в сумме 30 400 руб. и доплату отпускных в сумме 182,28 руб., перечислил их работнице на зарплатную карту 5 июня 2018 года за вычетом НДФЛ.
Как заполнить раздел 2 формы 6 НДФЛ за II квартал 2018 года по НДФЛ с основной суммы отпускных, доплаты и зарплаты за май?
Решение
Раздел 2 бухгалтер заполнит так, как показано на образце ниже.
Образец. Фрагмент раздела 2 формы 6-НДФЛ
Как отразить в форме 6-НДФЛ отпускные, доначисленные из-за пересчета среднего заработка
Доначисленную сумму отпускных в разделе 2 формы 6-НДФЛ отразите как отдельную выплату. В разделе 1 показывайте общую сумму с учетом перерасчета.
Допустим, бухгалтер не включил в расчет среднего заработка какую-то выплату. Не учел годовую премию, начисленную уже после начала отпуска . В этом случае сумму отпускных нужно пересчитать и разницу доплатить сотруднику. А не позднее последнего дня того же месяца направить в бюджет НДФЛ с доплаты (п. 6 ст. 226 НК).
Сумму доначисленных отпускных в разделе 2 расчета 6-НДФЛ показывайте отдельно от суммы до пересчета. У нее другая дата выплаты, а доходы в виде отпускных признают именно на дату выдачи (письмо Минфина от 26.01.2015 № 03-04-06/2187). В форме 6-НДФЛ для выплат с разными датами отдельные строки. А в разделе 1 доходы показывают нарастающим итогом. Поэтому отразите в нем общую сумму отпускных с учетом перерасчета (письмо ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).
Пример, как отразить в расчете 6-НДФЛ доплату по отпускным
Сотрудник уходит в отпуск 2 февраля 2018 года. Бухгалтер рассчитал отпускные в сумме 100 000 руб. Отпускные выплатили сотруднику 29 января 2018 года в сумме 87 000 руб. НДФЛ в сумме 13 000 руб. перечислили в бюджет 31 января 2018 года.
1 февраля бухгалтер сделал перерасчет отпускных с учетом годовой премии. В результате величина среднего заработка увеличилась. Бухгалтер пересчитал отпускные.
Сумма доплаты составила 5000 руб. Сумма НДФЛ с доплаты - 650 руб. Доплату в размере 4350 руб. (5000 руб. - 650 руб.) бухгалтер выплатил сотруднику 2 февраля 2018 года. НДФЛ в сумме 650 руб. перечислен в бюджет 28 февраля.
В расчете 6-НДФЛ за I квартал бухгалтер отразил отпускные так.
В разделе 1 по строкам:
020 «Сумма начисленного дохода» 105 000 руб.;
- 040 «Сумма исчисленного налога» 13 650 руб. (105 000 руб. х 13%);
- 070 «Сумма удержанного налога» 13 650 руб.
В разделе 2 по строкам:
Основная сумма отпускных:
100 «Дата фактического получения дохода» 29.01.2018;
- 110 «Дата удержания налога» 29.01 2018;
- 120 «Срок перечисления налога» 31.01.2018;
- 130 «Сумма фактического полученного дохода» 100 000 руб.;
- 140 «Сумма удержанного налога» 13 000 руб.
Доплата отпускных по результатам перерасчета:
100 «Дата фактического получения дохода» 02.02.2018;
- 110 «Дата удержания налога» 02.02 2018;
- 120 «Срок перечисления налога» 28.02.2018;
- 130 «Сумма фактического полученного дохода» 5000 руб.;
- 140 «Сумма удержанного налога» 650 руб.
Как отразить в форме 6-НДФЛ уменьшение ошибочно начисленных доходов
Уменьшение дохода и удержанного НДФЛ в расчете 6-НДФЛ отдельно отражать не нужно. Покажите сразу правильные суммы либо в первичном отчете, либо в уточненном - зависит от того, когда обнаружили ошибку. Если налоговая инспекция потребует пояснить, почему уплаченный НДФЛ меньше удержанного, подготовьте пояснение .
Ошибку допустили и исправили в одном и том же квартале. Расчет 6-НДФЛ сдают по окончании квартала. Поэтому если в том же квартале ошиблись, то в отчете укажите суммы доходов и НДФЛ уже пересчитанные, правильные. Особым образом отражать корректировку не нужно. Такого требования нет в Порядке , утвержденном приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450 . В учете ошибку поправьте в том месяце, когда ее допустили. В разделе 1 отразите сумму дохода уже с учетом перерасчета (письмо ФНС России от 24 мая 2016 г. № БС-4-11/9248).
Ошибку обнаружили после закрытия отчетного квартала . В этом случае придется составить уточненные расчеты за все кварталы, по которым вы уже отчитались до того, как обнаружили ошибку (письма ФНС России от 21 июля 2017 № БС-4-11/14329, от 15 декабря 2016 № БС-4-11/24062). Например, ошибку допустили в январе, а нашли ее после того, как сдали 6-НДФЛ за девять месяцев. В этом случае подайте уточненные расчеты за I квартал, полугодие и девять месяцев.
В бухучете излишне начисленный доход и излишне удержанную сумму НДФЛ сторнируйте в том месяце, когда исправили ошибку.
Пример, как заполнить 6-НДФЛ, если организация уменьшила в учете ошибочно начисленный доход
Бухгалтер организации «Альфа» 16 января 2018 года выплатил А.С. Кондратьеву отпускные в сумме 2000 руб. В этот же день бухгалтер удержал НДФЛ в размере 260 руб. (2000 руб. х13%). Сумма налога с отпускных перечислена в бюджет 31 января 2018 года.
12 марта 2018 года бухгалтер обнаружил, что Кондратьеву была начислена лишняя сумма отпускных. По расчету Кондратьеву полагается не 2000 руб., а только 1200 руб. А НДФЛ, который нужно удержать из этой суммы, - 156 руб. (1200 руб.х 13%). Бухгалтер уведомил Кондратьева об ошибке. Сотрудник согласился, и излишне выплаченную сумму отпускных удержали из его зарплаты за март.
Права на стандартные вычеты Кондратьев не имеет.
В учете организации сделаны следующие записи:
В январе:
Дебет 20 Кредит 70
- 2000 руб. - начислены отпускные Кондратьеву;
- 260 руб. - удержан НДФЛ из отпускных;
Дебет 70 Кредит 50
- 1740 руб. - выданы отпускные из кассы;
- 260 руб. - перечислен НДФЛ в бюджет.
Дебет 20 Кредит 70
- 800 руб. (2000 руб. - 1200 руб.) - сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 104 руб. (800 руб. х 13%) - сторнирована излишне удержанная сумма НДФЛ;
Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные» Кредит 70
- 696 руб. - излишне выплаченная сумма отпускных отнесена на расчеты с персоналом по прочим операциям;
Дебет 20 Кредит 70
- 20 000 руб. - начислена зарплата Кондратьеву за март;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 2600 руб. - удержан НДФЛ из зарплаты за март;
Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченные отпускные»
- 696 руб. - удержаны излишне выплаченные отпускные (по заявлению Кондратьева).
Зарплата за март выдана в апреле 2017 года. В учете сделаны записи:
Дебет 70 Кредит 50
- 16 704 руб. (20 000 руб. - 2600 руб. - 696 руб.) - выдана зарплата Кондратьеву с учетом удержаний;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
- 2496 руб. (2600 руб. - 104 руб.) - перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты за март за вычетом излишне перечисленной суммы НДФЛ с отпускных.
Заполняя форму 6-НДФЛ за I квартал, бухгалтер отразил данные по отпускным Кондратьева в январе:
В разделе 1 по строкам:
020 «Сумма начисленного дохода» 1200 руб.;
040 «Сумма исчисленного налога» 156 руб. (1200 руб. х 13%);
070 «Сумма удержанного налога» 156 руб.
В разделе 2 по строкам:
100 «Дата фактического получения дохода» 16.01.2018;
110 «Дата удержания налога» 16.01 2018;
120 «Срок перечисления налога» 31.01.2018;
130 «Сумма фактического полученного дохода» 1200 руб.;
140 «Сумма удержанного налога» 156 руб.
Сумму налога, которую фактически перечислили в бюджет, в расчете 6-НДФЛ не отражают. Но налоговая инспекция фиксирует ее в карточках лицевого счета налогового агента. Поэтому, перечисляя НДФЛ за март, бухгалтер учел переплату января.
Если бы бухгалтер обнаружил ошибку не в марте, а, например, в мае, то пришлось бы сдать уточненный расчет 6-НДФЛ за I квартал, указав в нем правильные данные по отпускным и НДФЛ с них (показатели разделов 1 и 2, перечисленные выше).
Когда можно произвести удержание из зарплаты по инициативе организации
Когда из зарплаты сотрудника можно удержать деньги по инициативе работодателя
По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:
неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;
излишне выданную зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;
суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).
Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 ТК).
Сотрудник не несет материальной ответственности, если имущество было повреждено при стихийном бедствии, из-за ненадлежащей охраны и т. д. Полный перечень таких ситуаций приведен в статье 239 ТК.
Организация не вправе удерживать из зарплаты сотрудника никакие иные суммы, кроме тех, которые предусмотрены ТК и другими федеральными законами (НДФЛ, удержания по исполнительным листам и т. д.). В частности, по инициативе организации нельзя удержать из зарплаты сотрудника денежные средства для погашения кредита. Такие суммы сотрудник может возместить только по собственной инициативе: либо внеся деньги в кассу организации, либо написав заявление с просьбой удерживать средства из его зарплаты. Аналогичные выводы следуют из писем Роструда от 16.09.2012 № ПР/7156-6-1 и от 18.07.2012 № ПГ/5089-6-1 .
Есть два условия, при которых компания вправе без согласия работника удержать у него излишне выплаченные отпускные. Первое — счетная (арифметическая) ошибка. Второе — действия работника, которые суд признал неправомерными (ст. 137 ТК РФ). В остальных ситуациях для взыскания переплаты нужно согласие сотрудника (определение Верховного суда РФ от 20.01.12 № 59-В11-17). За нарушение этого правила трудовая инспекция вправе оштрафовать компанию на 50 000 рублей (
Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассмотрели следующую ситуацию. Работнику ошибочно дважды выплатили отпускные. Соответственно, был переплачен и НДФЛ. Сумма начисленных вторично отпускных была сторнирована в июне 2016 года. По перечисленным работнику суммам образовалась переплата налога. Организация планирует, что в следующем месяце работник получит на руки меньше (за минусом излишне перечисленных отпускных). Как это отразить в форме 6-НДФЛ? Необходимо ли включать в 6-НДФЛ за полугодие переплату по налогу?
Организация-работодатель, производящая в соответствии с трудовым договором выплаты работнику (в том числе отпускные), в силу признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у работника и уплатить в бюджет сумму НДФЛ (далее также – налог), исчисленную в соответствии со (с учетом предусмотренных особенностей).
Однако в данном письме речь шла об увольняющемся работнике, в рассматриваемом случае сотрудник продолжит трудиться и организация предполагает произвести перерасчет с ним в последующих месяцах, при начислении заработной платы после выхода из отпуска. Тогда, на наш взгляд, переплата НДФЛ в бюджет может быть урегулирована при последующем начислении заработной платы. То есть НДФЛ, исчисленный с последующих выплат, будет перечислен в бюджет в меньшей сумме.
С учётом сказанного информация, связанная с переплатой по НДФЛ, имевшей место в первом полугодии, на наш взгляд, может быть отражена в показателях 6-НДФЛ так:
6-НДФЛ за полугодие
- строка 020 – сумма начисленного дохода в виде ошибочно выплаченных отпускных не отражается;
- строка 040 – сумма исчисленного налога в части ошибочно выплаченных отпускных не отражается;
- строка 070 – сумма удержанного налога с суммы ошибочно выплаченных отпускных не отражается.
- строка 100 – дата фактического получения дохода в виде отпускных, например, работнику сумма оплаты отпуска выплачена 24.06.2016 – 24.06.2016;
- строка 110 – дата удержания НДФЛ – 24.06.2016;
- строка 120 – дата перечисления НДФЛ – 30.06.2016;
- строка 130 – сумма фактически полученного дохода в виде отпускных, в том числе ошибочно выплаченных;
- строка 140 – сумма удержанного налога с фактически выплаченных отпускных, в том числе ошибочно выплаченных.
6-НДФЛ за 9 месяцев
Раздел 1 (предположим, что ситуация урегулирована в июле-августе):
- строка 020 – сумма начисленного дохода в виде заработной платы за июль;
- строка 030 – сумма вычетов (если имеются);
- строка 040 – сумма исчисленного налога с начисленной заработной платы за июль;
- строка 070 – сумма удержанного налога с начисленной заработной платы за июль.
- строка 100 – дата фактического получения дохода в виде заработной платы за июль (последний день месяца, предположим, заработная плата выплачена за июль, тогда – 31.07.2016);
- строка 110 – дата удержания налога с заработной платы за июль (дата выплаты, положим, 04.08.2016);
- строка 120 – дата перечисления налога с заработной платы за июль (положим, 05.08.2016);
- строка 130 – сумма фактически выплаченного остатка плюс НДФЛ с этой части (то есть сумма заработной платы, уменьшенная на сумму излишне выплаченных отпускных, без вычитания НДФЛ с этой части);
- строка 140 – сумма удержанного НДФЛ с разницы (с суммы заработной платы, уменьшенной на сумму излишне выплаченных отпускных), то есть с суммы фактической выплаты остатка заработной платы.
Отметим также, что 6-НДФЛ не содержит информации о суммах фактически перечисленного в бюджет налога (в разделе 2 идет речь о суммах, которые должны быть перечислены, но не сообщается о факте их уплаты). Так, в абзаце шестом указано, что Расчет 6-НДФЛ представляет собой документ, содержащий обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим доходы от налогового агента (обособленного подразделения налогового агента), о суммах начисленных и выплаченных им доходов, предоставленных налоговых вычетах, об исчисленных и удержанных суммах налога, а также других данных, служащих основанием для исчисления налога. О суммах перечисленного в бюджет НДФЛ здесь не упоминается. Поэтому "места", где в последующем будет отражено перечисление в бюджет налога, уменьшенного на сумму, переплаченную в июне, Расчет 6-НДФЛ не содержит.
В заключение напомним, что во избежание налоговых рисков организация может воспользоваться правом, предоставленным , обратиться за разъяснениями по рассматриваемому вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России. При этом выполнение налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) письменных разъяснений о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, данных ему Минфином России, ФНС России в пределах их компетенции, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения ( , ).
В частности, в , с учетом налоговым агентам рекомендовано обращаться за разъяснениями в налоговую инспекцию по месту учета по конкретным ситуациям, связанным с заполнением Расчета по форме 6-НДФЛ.
Графкин Олег , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена , рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член МоАП
Как отразить в 6-НДФЛ перерасчет отпускных? Сталкиваясь в своей практике с незапланированными изменениями в расчете сумм выплат отдыхающему работнику, каждому бухгалтеру необходимо четко понимать, как отразить в отчете подобные корректировки. Рассмотрим как правильно отобразить такие изменения в отчете 6-НДФЛ.
В каких случаях может понадобиться перерасчет отпускных?
Расчет оплаты отдыха работника основывается на сумме среднедневного заработка и количестве дней отпуска. Логично, что их изменение неминуемо отразится не только на сумме, причитающейся работнику, но и на подоходном налоге.
Приведем основные ситуации, в которых перерасчет отпускных неизбежен:
- Ошибка при расчете отпускных или среднего заработка.
- Дополнительные начисления сумм оплаты труда, произошедшие после начала отпуска (например, выплачена премия за прошлый год).
- Принятие решения о повышении окладов персонала после начала отдыха работника.
- Болезнь сотрудника во время отпуска.
- Отзыв из отдыха в связи с производственной необходимостью.
Рассмотрим, как такие изменения правильно отразить в форме 6-НДФЛ.
Отражение пересчета отпускных в 6-НДФЛ в связи с ошибкой расчета
Корректировки в расчете среднемесячного заработка могут привести как к занижению, так и к завышению выплаченных отпускных и удержанного с них налога.
Если в результате перерасчета сумма выплат уменьшилась, тогда, учитывая требования Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (далее — Порядок заполнения), от налогового агента потребуется следующее:
- Представить уточненку 6-НДФЛ за тот квартал, в котором ошибка была допущена, изменив показатели начисленного и полученного дохода, а также исчисленного налога (строки 020, 040 и 130).
- В форме 6-НДФЛ за тот квартал, в котором произошел перерасчет налога, необходимо отразить изменения только в строках 070 и 140.
- Если зачесть излишне удержанный налог в счет предстоящих платежей нет возможности, тогда сумму налога, возвращенную физлицу в квартале перерасчета, необходимо отразить в строке 090.
- Ни в периоде исправления, ни в периоде пересчета не меняются показатели по строкам 100, 110 и 120.
ВАЖНО! Для удержаний из заработной платы по причинам, не перечисленным в ст. 137 ТК РФ , понадобится письменное согласие работника.
Теперь рассмотрим случай корректировки заработка за прошлые периоды, который увеличил сумму отпускных. В этом случае доначисления сумм дохода и НДФЛ отражаются в периоде пересчета по строкам 020, 040, 070, 130 и 140, причем доплата отпускных будет являться доходом того периода, в котором она была осуществлена (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Данные выводы полностью согласуются с позицией налоговиков .
Продление отпуска не повлияет на 6-НДФЛ
При согласовании с работником и в целях обеспечения нормальной работы предприятия неиспользованные из-за болезни или по другим причинам дни отпуска можно перенести на другой срок, и тогда перерасчет отпускных в 6-НДФЛ будет необходим.
Корректируем отчет при сокращенном отпуске
Выход работника из отпуска раньше положенного срока, как правило, связан либо с его болезнью во время отдыха, либо с отзывом по производственной необходимости.
В обоих случаях суммы излишне выплаченных сумм и удержанного НДФЛ могут быть засчитаны в счет иных доходов за отчетный период. В расчете 6-НДФЛ способ корректировки будет зависеть от того, в каком периоде произошло прерывание отпуска.
Если отдых работника начался и прервался в одном и том же отчетном периоде, то сумма излишне выплаченного дохода в разделе 2 отчета засчитывается как заработная плата, а сумма отпускных отражается уже с учетом корректировки. А вот в случае, когда пересчет затронул предыдущий квартал, необходимо действовать аналогично ситуации с корректировкой при уменьшении суммы начисленного дохода.
Итоги
Пересчет отпускных требует тщательного анализа причин и оснований для его проведения. В большинстве случаев можно обойтись изменением показателей 1-го и 2-го разделов расчета 6-НДФЛ за текущий период, но если были затронуты предыдущие кварталы, тогда подачи уточненных расчетов избежать не удастся.
